Koppelt u ook fiscaal het nuttige aan het aangename?

Zuivere zakenreis of zuivere privéreis

Zuivere zakenreis. De kosten van een volledig professionele reis naar het buitenland, bv. naar een seminarie, een beurs, het bedrijf van een cliënt, ... zijn uiteraard aftrekbaar. Het doet er in principe niet toe waar u precies naartoe gaat. Het feit dat bv. het seminarie georganiseerd wordt in een skioord, heeft in principe geen gevolgen voor de aftrekbaarheid ervan.

Welke kosten? Om te beginnen zijn uiteraard de kosten van het seminarie, de beurs, … zelf aftrekbaar. Dat is in principe ook het geval voor o.a. de kosten van uw vervoer naar uw bestemming en ook ter plaatse, uw verblijf en uw maaltijden.

Let op 1! De aftrekbaarheid van autokosten is wel tot 75% beperkt. Het doet er daarbij niet toe of het uw eigen auto is, of een auto die u bv. lokaal huurt. De kosten van maaltijden in het buitenland zijn in principe ook maar voor 69% aftrekbaar.

Let op 2! De fiscus kan eventueel ook het ‘overdreven’ deel van de kosten verwerpen. Hij moet dan wel zelf bewijzen dat de kosten overdreven zijn, en voor welk bedrag.

Zuivere privéreis.Echt verrassend is dat natuurlijk niet , maar de kosten van een zuivere privéreis zijn helemaal niet aftrekbaar. Dat u af en toe enkele dagen vakantie nodig heeft om de rest van het jaar in staat te zijn om beroepsinkomsten te verwerven of te behouden, zal uw controleur helaas niet overtuigen van het tegendeel...

‘Gemengde’ reis? U kunt uiteraard uw zakenreis ook combineren met enkele dagen vakantie, als u daar dan toch bent. De vraag is dan hoe u dat fiscaal gezien aanpakt? Even kijken...

Kosten van een gemengde reis

Opsplitsen? Ja. Combineert u m.a.w. een zakenreis met een privéreis, dan moet u voor de fiscale aftrekbaarheid ervan een onderscheid maken tussen de kosten die betrekking hebben op het professionele gedeelte en de kosten die te maken hebben met het privégedeelte. Enkel het eerste deel van de kosten is immers aftrekbaar.

Volgens tijdsbesteding? Dat is wat sommige controleurs in de praktijk doen. Ze splitsen de kosten op volgens de tijd die u tijdens uw reis besteed heeft aan professionele en privéactiviteiten. De minister heeft echter laten weten dat deze benadering ‘niet realistisch’ is (mond. parl. vr. nr. 1229, Van der Maelen, 01.12.2010) .

Voorbeeld. U gaat met uw gezin voor zeven dagen naar Frankrijk. U woont daar gedurende drie dagen een congres bij, dat zes uur per dag duurt, en daarna gaat u vier dagen skiën. Sommige controleurs zeggen dan dat slechts 10,71% (18 uur/168 uur) van de kosten aftrekbaar zijn.

Hoe dan wel? De kosten voor de reis en het verblijf van uw partner en kinderen zijn uiteraard niet aftrekbaar. Hetzelfde geldt voor de kosten van het loutere privéluik van de reis, bv. kosten van toeristische en gastronomische uitstappen, uw skipas, … De andere kosten van vervoer, verblijf, maaltijden, … zijn echter volledig aftrekbaar als u ze sowieso moet maken, m.a.w. ook als u alleen zou gaan en geen privéluik aan de reis zou koppelen.

Tip. In dat geval zijn niet alleen de kosten van het congres zelf volledig aftrekbaar, maar ook de kosten van uw eigen vliegtuigticket en van uw eigen verblijf en maaltijden voor drie dagen.