Heeft ook uw vennootschap nood aan een directiecomité?
Wat zijn de bevoegdheden van een directiecomité? Wie bepaalt de samenstelling van dat directiecomité? Kan het directiecomité beslissen over aangelegenheden waarbij een lid van dat comité een tegenstrijdig belang heeft?
Wanneer is de oprichting van zo’n directiecomité zinvol? Welke eenvoudigere alternatieven bestaan er in de praktijk?
Directiecomité
Facultatief bestuursorgaan
Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dat de statuten van naamloze vennootschappen (art. 524bis W.Venn.) en commanditaire vennootschappen op aandelen (art. 657 W.Venn.) aan de raad van bestuur kunnen toestaan dat deze laatste haar bestuursbevoegdheden delegeert aan een directiecomité. Een directiecomité is dus een facultatief bestuursorgaan dat enkel mogelijk is in nv’s en comm.va’s waarvan de statuten in de mogelijkheid tot het inrichten van een directiecomité voorzien hebben.
Samenstelling
Een directiecomité bestaat uit meerdere personen. Een eenhoofdig directiecomité is dus niet mogelijk. De leden mogen maar moeten geen lid zijn van de raad van bestuur. De statuten of, indien de statuten hieromtrent niets bepalen, de raad van bestuur leggen de voorwaarden vast voor de aanstelling van de leden van het directiecomité, voor hun ontslag, bezoldiging, de duur van hun mandaat en de werking ervan.
Er kan dus bv. perfect bepaald worden dat het directiecomité uit minstens drie leden moet bestaan, waarvan er minstens één bestuurder moet zijn, dat het comité minstens één keer per week moet bijeenkomen, en dat alle leden een diverse opleiding moeten hebben gevolgd of een diverse achtergrond moeten hebben (financieel, management, hr, ...). Zo is het ook perfect mogelijk dat de statuten voorschrijven dat de algemene vergadering de leden van het directiecomité moet benoemen, hoewel dit in de praktijk vaak af te raden is, omdat de bestuurders eigenlijk vaak beter geplaatst zijn om deze keuze te maken.
Interne bevoegdheden
Het directiecomité bezit in principe alle bevoegdheden van de raad van bestuur, met uitzondering van (1) het algemeen beleid van de vennootschap en (2) alle handelingen die op grond van het vennootschapsrecht specifiek zijn voorbehouden aan de raad van bestuur. Zo kan het directiecomité geen bijzondere verslagen van de raad van bestuur opmaken (jaarverslagen, verslagen n.a.v. een kapitaalverhoging of -vermindering, verslag alarmbelprocedure, ...). Het directiecomité mag deze verslagen uiteraard wel voorbereiden. Daarnaast kan het directiecomité zelf ook geen algemene vergaderingen bijeenroepen.
De raad van bestuur of de statuten kunnen de bestuursbevoegdheden van het directiecomité evenwel beperken, maar niet uitbreiden. Dergelijke beperkingen of een eventuele taakverdeling tussen de leden van het directiecomité zijn niet tegenstelbaar aan derden, ook niet indien deze werden bekendgemaakt. Dit betekent concreet dat de vennootschap toch verbonden zal zijn, indien een lid van het directiecomité zijn bevoegdheden te buiten gaat.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid
De statuten kunnen aan één of meer leden van het directiecomité bevoegdheid verlenen om de vennootschap hetzij alleen, hetzij gezamenlijk, te vertegenwoordigen. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid moet bekendgemaakt worden in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Ook hier geldt dat beperkingen op de vertegenwoordigingsbevoegdheid (kwalitatieve of qua bedrag) niet tegenstelbaar zijn aan derden.
Tegenstrijdige belangen
Indien een lid van het directiecomité een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of verrichting die behoort tot de bevoegdheid van het directiecomité, dan geldt een gelijkaardige procedure als binnen de raad van bestuur: er is een kennisgevingsplicht aan de andere leden van het directiecomité, de rechtvaardigingsgronden m.b.t. het strijdig belang moeten opgenomen worden in de notulen en de commissaris (indien die er is) moet op de hoogte gebracht worden. De commissaris zal in zijn verslag een afzonderlijk item wijden aan deze belangentegenstelling en de vermogensrechtelijke gevolgen daarvan voor de vennootschap.
Specifiek in deze regeling is dat u in uw statuten kunt voorzien dat het bewuste lid van het directiecomité de raad van bestuur moet inlichten. In dat geval kan enkel de raad van bestuur de beslissing nemen of de verrichting goedkeuren (art. 524ter, §2 W.Venn.) .
Toezicht
De raad van bestuur houdt toezicht op het directiecomité.
Alternatieven
Wanneer zinvol?
Directiecomités komen in de praktijk bijna alleen voor in grote nv’s zoals beursgenoteerde vennootschappen. Een directiecomité kan ook handig zijn in een grote familiale onderneming waar alle takken van de familie een bestuurder mogen afvaardigen, in vennootschappen waar de raad van bestuur een te groot aantal leden kent om flexibel te kunnen werken, of in vennootschappen waar de familiale bestuurders belangrijke bevoegdheden wensen te delegeren aan een professioneel extern management.
Meerhandtekeningsclausule
Een directiecomité is niet altijd nodig, ook niet indien de raad van bestuur te veel leden of te veel niet-uitvoerende leden telt om praktisch te kunnen werken. Zo is het perfect mogelijk aan een of meerdere meestal uitvoerende bestuurders vertegenwoordigingsbevoegdheid (of handtekeningsbevoegdheid) te verlenen, zodat deze bestuurder(s) de vennootschap alléén of met twee kunnen vertegenwoordigen. Een bestuurder die alleen dergelijke bevoegdheden opneemt noemen we de gedelegeerd bestuurder.
Dagelijks bestuurder
Een vennootschap kan ook één of meerdere dagelijkse bestuurders aanstellen. De statuten moeten voorzien in de regels inzake hun benoeming, ontslag en bevoegdheid (art. 525 W.Venn.) . In tegenstelling tot wat u uit de naam zou kunnen afleiden, moet een dagelijks bestuurder geen bestuurder van de vennootschap zijn.
Dagelijkse bestuurders mogen wat het dagelijks bestuur betreft zélf beslissingen nemen en de vennootschap vertegenwoordigen. Het dagelijks bestuur is wel beperkt tot “de handelingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap” (de zgn. dagdagelijkse handelingen, bv. aankoop van grondstoffen of verkoop van handelsgoederen), “of de behoeften die om reden van zowel het minder belang dat ze vertonen, als van de noodzakelijkheid een spoedige oplossing te treffen, de tussenkomst van de raad van bestuur niet rechtvaardigen” (Cass., 26.02.2009) . Traditioneel wordt gesteld dat dit cumulatieve voorwaarden zijn, wat het dagelijks bestuur bijzonder sterk beperkt. Vanuit de praktijk wordt vaak verdedigd dat dit ruimer moet worden geïnterpreteerd.
Gedelegeerd bestuurder
Een gedelegeerd bestuurder is wel lid van de raad van bestuur en krijgt van de raad van bestuur vaak een volmacht om de vennootschap alleen te verbinden. Zijn bevoegdheid is dan omwille van die volmacht niet beperkt tot daden van dagelijks bestuur.
Adviezen
- Een directiecomité is vooral nuttig voor grotere vennootschappen waar de raad van bestuur een te groot aantal leden telt om flexibel te kunnen werken, wanneer meerdere takken van de familie bij de leiding van de vennootschap betrokken zijn of wanneer de familiale bestuurders belangrijke bevoegdheden wensen te delegeren aan een extern management.
- De bevoegdheden van het directiecomité, zowel intern als qua vertegenwoordiging, worden bepaald door de statuten of door de raad van bestuur, bij gebrek aan dergelijke bepalingen in de statuten.
- U kunt voorzien dat de raad van bestuur in geval van belangenconflict de beslissing neemt.
- Werken met een meerhandtekeningsclausule binnen de raad van bestuur kan een alternatief zijn voor een directiecomité.
- Via een volmacht van de raad van bestuur kan een afgevaardigd bestuurder de vennootschap alleen verbinden, ook voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te buiten gaan.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.