Veiliger samenwerken in Google Docs
Google Docs ( http://docs.google.com ) is een handige webdienst om documenten, rekenbladen en slideshows te creëren, bewerken en toegankelijk te maken op al uw apparaten. Een bijkomende troef is dat u via de Delen -knop anderen kunt uitnodigen om samen in realtime aan eenzelfde bestand (een offerte, een presentatie, …) te werken.
Let op! Zo’n samenwerking houdt ook bepaalde risico’s in. Want wat als de andere persoon volgens u onterechte wijzigingen doorvoert, waarna het document automatisch opgeslagen wordt? Sinds een tijdje heeft Google Docs enkele extra functies die zulke problemen moeten voorkomen of achteraf nog helpen rechtzetten.
Oudere versie opvragen
Google Docs bewaart automatisch alle vorige versies van uw teksten, spreadsheets en presentaties. Daardoor kunt u indien gewenst altijd gemakkelijk terugkeren naar een voorgaand bestand. Dat doet u door in het menu bovenaan Bestand ; Versiegeschiedenis ; Versiegeschiedenis bekijken te selecteren. In de rechterkolom vindt u dan een overzicht van de verschillende versies waarop u kunt doorklikken. Naast de naam van de mensen die het bestand bewerkt hebben, wordt een specifieke kleur weergegeven. Zo kunt u meteen zien wie welke wijzigingen aangebracht heeft. Indien u meer details van de bewerkingen wilt zien, klik dan in het rechterpaneel op de pijl naast de bewuste versie.
Tip. De verschillende versies zijn voorzien van een tijdsindicatie. Dat moet helpen bij het sneller terugvinden van een ouder bestand. Sinds kort laat Google Docs echter gebruikers ook een naam geven aan een specifieke versie (dat kan door op de drie puntjes te klikken), waardoor die nóg gemakkelijker te traceren is. Bovendien kunt u bovenaan de optie ‘Alleen versies met naam weergeven’ inschakelen, wat het terugvinden van specifieke bestanden nog moet versnellen.
‘Nette’ versie bekijken
U kunt nu ook uw documenten bekijken zonder afleidingen, nl. zonder de commentaren en voorgestelde bewerkingen van anderen. Dat kan via het menu Extra ; Voorgestelde bewerkingen bekijken . In de rechterkolom kunt u dan een preview opvragen waarbij u meteen alles accepteert ofwel alles afwijst. Tip. Bovendien kunt u nu ook alle opmerkingen en suggesties in één keer goedkeuren of verwerpen.
Bewerkingen voorstellen
Het is dus mogelijk om in Google Docs voorstellen te doen zonder de oorspronkelijke tekst te veranderen. Pas als de eigenaar de voorgestelde wijzigingen goedkeurt, wordt het oorspronkelijke bestand vervangen. In de webversie kon dit al langer, maar nu zit deze mogelijkheid ook in de mobiele app (voor iOS en Android). U activeert die door op het icoon met de drie puntjes te tikken en dan de functie te selecteren. Wanneer u klaar bent met uw suggesties, tikt u op het V-icoontje. Meer uitleg hierover vindt u op https://goo.gl/dVgwWD .
Extra add-ons
We vermelden nog dat de add-ons Litera Change-Pro ( https://goo.gl/Lwm3We ) en Workshare ( https://goo.gl/jpZKPm ) nu ook in Google Docs gebruikt kunnen worden voor nog uitgebreidere vergelijkingsmogelijkheden tussen documenten.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.