Als uw klant zich de factuur niet herinnert...

Hoe aanpakken?

Bewijs

U moet bewijzen dat u de factuur effectief verzonden heeft en dat uw klant ze ook ontvangen heeft. Uw facturen systematisch per aangetekende brief versturen, is weinig commercieel en praktisch meestal ook niet haalbaar. Dat is wel te overwegen voor ‘toekomstige ex-klanten’ waarmee u al eerder problemen had. Als u een factuur per e-mail verstuurt, kunt u wel een leesbevestiging vragen en die als bewijs proberen te gebruiken.

Kijk ook de briefwisseling met uw klant grondig na. Soms verwijst de klant in een e-mail of brief toch naar de factuur. U kunt eventueel ook teruggrijpen op een niet-geprotesteerde aanmaning tot betaling. Van een klant die uw factuur in de realiteit ook echt niet ontving, mag u nu eenmaal verwachten dat hij reageert op uw aanmaning.

Kort op de bal spelen

Verstreek de betalingstermijn zonder dat uw klant de factuur betaalde en heeft u nog geen bevestiging van de ontvangst van de factuur, bel dan eerst uw klant op. Zegt de klant dat hij de factuur zal betalen, vraag hem dat dan via mail te bevestigen. U zou ook een mail kunnen sturen waarin u de factuur in herinnering brengt. Helpt ook dat niet, stuur dan ten laatste 14 dagen na de vervaldag een aangetekende aanmaning naar uw klant. Als uw klant die ingebrekestelling niet protesteert, heeft u op die manier meteen weer een bewijs van de ontvangst van de factuur.

Uw btw-aangifte als bewijs

Betwist uw klant dat hij uw factuur ontving, dan kunt u de voorbereiding van uw eigen btw-aangifte of de klantenrekening van de betreffende klant uit uw boekhouding voorleggen. U kunt dan zeggen dat uit die stukken blijkt dat u de factuur wel degelijk opstelde en verstuurde. Hiervoor is wel vereist dat de gegevens in uw boekhouding overeenstemmen met de coördinaten van de klant. Vermeldt u daar bv. nog een verkeerde naam of een verkeerd adres, dan heeft u uiteraard geen bewijs dat de klant de factuur effectief ontvangen moet hebben.

Sommige rechters aanvaarden dat de vermelding van de factuur in uw uitgaande facturenboek een vermoeden schept dat u ze ook effectief verstuurd heeft (bv. kh. Brussel, 09.02.2012; vred. Veurne, 18.01.2002) . Het heeft immers geen zin dat u de factuur zou inschrijven in de boekhouding en er btw op zou afdragen, als u ook niet tegelijk stappen zet om die factuur effectief te innen.

U kunt in uw algemene voorwaarden trouwens opnemen dat uw uitgaande facturenboek zal gelden als bewijs van verzending van de factuur. Zorg er dan wel voor dat u over een bewijs beschikt, dat uw klant uw algemene voorwaarden kende en ze ook aanvaardde. Als u verkoopt aan een particulier, is de kans wel klein dat de rechter veel waarde zal hechten aan die bepaling.

Btw-aangifte klant

U zou ook kunnen vragen dat uw klant zijn btw-aangifte of uw leveranciersrekening in zijn boekhouding voorlegt. Als uw factuur daarin voorkomt, heeft u meteen een absoluut bewijs dat uw klant de factuur ook effectief ontving. Als u in een procedure verwikkeld bent, kunt u om die vraag te stellen overigens verwijzen naar een specifieke wettelijke bepaling (art. 877 e.v. GW) . Op grond van die bepalingen kunt u aan de rechtbank namelijk vragen dat die de andere partij beveelt om een aantal documenten en/of stukken bij te brengen die belangrijk kunnen zijn voor de beoordeling van het geschil.

Als de klant weigert om die gegevens bij te brengen, beschikt u overigens meteen weer over een argument om te zeggen dat hij de factuur ongetwijfeld wel ontving. Waarom zou hij anders weigeren om de documenten die u vraagt, bij te brengen?

Nogmaals versturen?

Bewijs

Als uw klant de ontvangst van de factuur blijft betwisten, dan kunt u dat nog altijd oplossen door de factuur nogmaals te versturen. Doe dat dan wel via een aangetekende brief. Op die manier kunt u namelijk de verzending sowieso bewijzen. Als er niet te veel tijd verloopt tussen de oorspronkelijke verzending van de factuur en het opnieuw verzenden ervan, is er meestal geen probleem.

Risico

Als u de factuur opnieuw verstuurt, dan riskeert u de interesten en het schadebeding te verliezen. Bovendien loopt u ook het risico dat uw klant de factuur dan alsnog protesteert. Misschien beweert hij zelfs dat hij zich niets kan herinneren van uw prestaties en/of leveringen. Als u dan niet over bijkomende bewijzen beschikt (bv. leveringsbons), riskeert u uiteindelijk… aan het kortste eind te trekken en geen betaling te krijgen. Vermeld op die kopie uitdrukkelijk “ter vervanging van een verloren gegane factuur”.

De factuur opnieuw versturen is dus niet altijd de beste oplossing als u te doen heeft met een klant voor wie alle middelen goed zijn om onder zijn verplichtingen uit te komen. Als een klant daarentegen bv. naar aanleiding van uw aanmaning zegt dat hij de factuur nooit gekregen heeft, dan is die klant wellicht wel te goeder trouw en kunt u de factuur meestal gerust nogmaals versturen.