SEMINARIEKOSTEN - VENNOOTSCHAP - 21.08.2018

Buitenlandse dagforfaits ‘18: update bedrag en werkwijze

Nieuwe forfaits

De bedragen van de buitenlandse dagforfaits verschillen van land tot land en worden geregeld aangepast. Dat is begin juli 2018 opnieuw gebeurd (MB 02.07.2018, BS 06.07.2018) . Voor trips (seminaries) van minder dan 30 dagen moet u de voorlaatste kolom toepassen: dagelijkse forfaitaire vergoeding, categorie 1.

Download de landenlijst anno 2018 van http://artsenwijzer.be/download – code AW 28.13.02.

Waarvoor dienen deze forfaits?

Niet als een firma betaalt. Wanneer u op uitnodiging van een farmaceutische firma een seminarie volgt dat door Mdeon erkend wordt en wanneer die firma de kosten daarvan betaalt, kunt u het systeem van de dagforfaits beter niet gebruiken voor de kleine uitgaven ter plekke. Dat wel doen, zou er nl. toe kunnen leiden dat hetgeen het bedrijf betaalt, als een voordeel van alle aard bij u belast wordt en blijft. Het systeem van de dagforfaits dient dus in feite voor de buitenlandse seminaries die ‘op uw eigen kosten’ plaatsvinden.

Voor de ‘kleine’ kosten. Van de vliegreis (of een ander transportmiddel) en van het hotel krijgt u in principe een factuur die u in uw (beroeps)kosten kunt steken. Van de kleine kosten die u ter plekke moet maken, bv. een taxi of de metro, een snack of lunch, enz., krijgt u uiteraard geen factuur en er bonnetjes van vragen is ook niet evident. Vandaar dat de fiscus aanvaardt dat u deze kosten forfaitair raamt. U mag/moet dan de bedragen hanteren die de overheid zelf toekent aan haar ambtenaren voor zgn. buitenlandse dienstreizen.

Hoe moeten ze gebruikt worden?

Systeem. Ter plekke betaalt u de bewuste kleine uitgaven met uw privékaart (dus niet met de krediet- of bankkaart van uw vennootschap). Vervolgens kan uw vennootschap die uitgaven vergoeden door aan u privé het betrokken forfait uit te keren (voor het betrokken aantal dagen). De facto is het bedrag van het forfait meestal hoger dan wat u uitgegeven heeft en bovendien kan dit belastingvrij, terwijl het voor uw vennootschap aftrekbaar is (aan 100%!).

Gebruik. Een dagforfait wordt geacht als volgt samengesteld te zijn: ontbijt 15%, middagmaal 35%, avondmaal 45% en kleine uitgaven 5%. Het spreekt voor zich dat er geen overlapping met de aftrek van de hotelfactuur mag zijn; in geval van kamer met ontbijt moet u het dagforfait dus bv. verminderen met 15%; in geval van halfpension zelfs met 60%. Voor de eerste en de laatste dag van een trip gaat het sowieso om slechts 50%.

Wat als u geen vennootschap heeft?

Fiscus betwist de toepassing. Het systeem is niet bedoeld voor de aftrek van kleine kosten in de personenbelasting. De fiscus stelt immers expliciet dat het geldt voor bedrijfsleiders (en loontrekkenden) die voor hun vennootschap (werkgever) kosten gemaakt hebben. Toch is het verdedigbaar om te zeggen dat deze bedragen ‘redelijk geraamde kosten’ uitmaken, aangezien de overheid ze zelf toepast (voor de ambtenaren).

Tip.  Als u op veilig wilt spelen, is het echter aan te raden om toch de bonnetjes bij te houden, zodat u in het slechtste geval minstens de werkelijke bedragen nog kunt aftrekken.