E-MAIL - WEBMAIL - 07.06.2021

Beter e-mailbeheer in Gmail

Navigeren

Standaard toont de Gmail-webapp ofwel uw inbox, ofwel een geopend bericht, wat niet altijd optimaal is om snel te navigeren. Een leesvenster, zoals in Outlook, is handiger, want zo kunt u tegelijk uw inbox en de geopende e-mail zien.

Tip 1. Dat kan ook in Gmail: activeer via het tandwiel rechtsboven een leesvenster onder of rechts van uw inbox.

Liever geen leesvenster? Dan is het zeker vervelend dat u telkens terug naar uw inbox gaat als u het geopende bericht archiveert of verwijdert. Dat kost tijd bij het doornemen van een heleboel e-mails.

Tip 2. Er is een goed verborgen optie om dit gedrag te veranderen: ga naar de instellingen, kies Geavanceerd en zet de Automatisch doorgaan aan. Zo gaat Gmail direct naar het volgende of vorige bericht.

Sterren gebruikt u om belangrijke berichten vast te pinnen, maar wist u dat u meerdere kleuren en vormen sterren kunt activeren bij de instellingen onder Algemeen ; Sterren ? Dit is perfect om categorieën van berichten te markeren.

Inbox zero

Om uw e-mails onder controle te houden, is het zaak uw inbox zo opgeruimd mogelijk te houden ( inbox zero , weet u wel). Overweeg de inbox tabs te activeren (instellingen, kies Inbox ; Categorieën ) om uw e-mails automatisch te laten uitsplitsen in primaire berichten, sociale updates of reclame. Maak ook handig gebruik van snoozen of negeren (via rechts klikken op een bericht). Snoozen is ideaal om berichten te parkeren die u niet mag vergeten: het bericht verdwijnt uit uw inbox en verschijnt weer op het door u ingestelde tijdstip. Negeren gebruikt u om oninteressante conversaties weg te archiveren. Nieuwe berichten binnen deze conversatie gaan dan ook direct naar het archief.

Zoeken

In Gmail vindt u berichten sneller via de zoekfunctie dan door te browsen. Enkele kernwoorden zijn vaak al genoeg. Vindt u een bericht toch niet, denk er dan aan om op het pijltje rechts in het zoekvakje te klikken. Zo kunt u geavanceerd zoeken met gerichte criteria (onderwerp, afzender, bepaalde woorden uitsluiten, tijdsperiode, enz.) of gebruik zoekoperators om nog fijner zoeken ( https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=nl ).

Bijlagen

Gmail gaat bijzonder goed om met bijlagen, denk bijv. aan de snelle voorvertoning naargelang het type bijlage. Er zijn ook enkele handige weetjes rondom het verzenden van bijlagen. Als u een e-mail opstelt en een afbeelding in dat venster sleept, wordt deze zichtbaar in de tekst geplaatst. Sleept u deze echter naar de onderkant van het venster, dan wordt de afbeelding als bijlage toegevoegd. Gmail kan bijlagen tot 25 MB meesturen. Grotere bijlagen kunt u via Google Drive toevoegen: klik onderaan op het Google Drive-icoon om bestanden te uploaden en aan uw bericht toe te voegen.

Templates

Templates of sjablonen besparen u veel tijd als u regelmatig dezelfde tekst moet versturen. Gmail heeft zo’n functie, maar deze zit wat verborgen. Bij het opstellen van een e-mail klikt u op de drie puntjes. Via dat pop-upmenu voegt u een bestaande template in of kunt u uw klad als een nieuwe template opslaan.

Tip.  Ziet u de template-functie niet, dan moet u deze eerst activeren in de instellingen onder Geavanceerd .