DOCUMENTEN I.V.M. PERSONEEL - VARIA - 07.09.2021

Personeelsdocumenten ‘in de cloud’?

Alles digitaliseren? U zou graag alles scannen en deze papieren documenten voortaan op digitale wijze bewaren (bijvoorbeeld op een interne server of online in een cloud). Voor de meeste documenten kan dit perfect, zolang de toegang tot die documenten voldoende beveiligd wordt en enkel bevoegde personen toegang hebben.

Voor de sociale inspectie zijn digitale documenten voldoende. De FOD WASO verklaart uitdrukkelijk dat dit geen probleem is en dat sociale documenten op eender welke wijze bewaard mogen worden. Wél moeten de digitale kopieën – uiteraard – leesbaar zijn en moet een goed toezicht van de sociale inspectiediensten mogelijk zijn. Het is dan zelfs handig om de documenten digitaal te bewaren zodat u ze op alle vestigingen waar personeel aan het werk is bij de hand heeft bij een controle.

Tip.  Zorg er wel voor bij het toegang geven dat de sociale inspectie geen toegang krijgt tot andere (niet-noodzakelijke) documenten.

Handgetekende documenten bewaart u het best ook op papier. De juridische bewijskracht van een gescande handtekening is immers nog altijd lager dan van een handgetekend document. Men gaat ervan uit dat zo’n handtekening eenvoudiger na te maken is en dus iets minder betrouwbaar is. Zolang de tegenpartij de geldigheid van de handtekening niet betwist, stellen er zich geen problemen. Voor belangrijke documenten zoals contracten en policy’s die u laat tekenen door een werknemer op papier, is het toch iets veiliger om ook het origineel te bewaren.

Geldt zeker voor bepaalde arbeidscontracten! Dat is extra belangrijk voor arbeidscontracten die niet voltijds en voor onbepaalde duur zijn zoals contracten van bepaalde duur, voor deeltijdse arbeid, en studentencontracten. Die zijn immers maar geldig met een originele handtekening op papier of met een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’.

Let op!  Een gescand document volstaat in principe niet. U riskeert dat het contract omgezet wordt in een voltijds contract van onbepaalde duur. Die contracten scannen en versnipperen is dus uit den boze...