Bestuurder of een lid van uw VZW verhuist, wat komt daarbij kijken?

Adreswijziging van een lid

Toegetreden lid. Gaat het om een toegetreden lid, dan moet u wettelijk gezien niets doen. Uw VZW is immers niet verplicht om een officieel ledenregister bij te houden. In de praktijk houden veel VZW’s natuurlijk wel zo een ledenregister bij. In dat geval voorziet u het best in het intern reglement dat de leden hun adreswijziging doorgeven, zo blijft dat register steeds up-to-date.

Let op! Houd uiteraard wel rekening met de GDPR-regelgeving waarbij u enkel de gegevens opvraagt die u daadwerkelijk nodig heeft en waarvoor u een wettelijke grond heeft om ze te verwerken.

Effectief lid. Dan moet het bestuursorgaan steeds op de hoogte gebracht worden van die adreswijziging. Een VZW moet immers een register bijhouden waarin alle effectieve leden vermeld staan met hun voornaam en woonplaats.

Adreswijziging van een bestuurder

Doorgeven aan bestuursorgaan. Adreswijzigingen moet men doorgeven aan het bestuursorgaan. Hoewel dat in de praktijk misschien minder relevant geworden is, omdat meestal het e-mailadres gebruikt wordt als voorkeurscontactgegeven, is het toch belangrijk dat dat gebeurt. Zo kan de VZW voldoen aan alle wettelijke verplichtingen, zoals hieronder bepaald.

Aanpassen UBO-register. Het bestuursorgaan heeft de verplichting om toereikende, actuele en accurate informatie over hun bestuurders in te winnen en bij te houden. Binnen de maand moet die informatie overgemaakt worden aan het UBO-register via het online MyMinfin-portaal.

Ook publicatie in het Belgisch Staatsblad? Neen, dat is niet nodig. Via het bevolkingsregister wordt die adreswijziging immers automatisch aangepast in de databanken van de overheid.

Let op! Verhuist een bestuurder op wiens adres de zetel van de VZW ingeschreven is, dan is er een zetelwijziging nodig. Daarvoor is er wel steeds een publicatie nodig in het Belgisch Staatsblad.