Zijn het doorgerekende of voorgeschoten kosten?

Doorgerekende kosten

Op welk bedrag moet er btw gerekend worden?

De maatstaf van heffing? Daar gaat het inderdaad over. Onder de ‘maatstaf van heffing’ wordt verstaan het bedrag waarop de btw berekend moet worden voor een bepaalde levering of dienstprestatie en dat dan uiteraard tegen het tarief dat op die levering of dienst van toepassing is.

De volledige tegenprestatie! Dat is inderdaad de regel. De btw is verschuldigd op het bedrag dat de medecontractant betaalt voor een levering of een dienst. De zgn. maatstaf van heffing is m.a.w. gelijk aan wat de leverancier of de dienstverrichter krijgt van zijn klant (art. 26, §1 W.Btw) .

Twee verschillende? Soms geldt er inderdaad een dubbele maatstaf van heffing. Dat is o.m. het geval als het gaat om de verkoop van goederen of diensten die onderworpen zijn aan een verschillend btw-tarief. In dat geval moet de maatstaf van heffing immers per tarief worden bepaald. Gebeurt die uitsplitsing niet, dan is steeds het hoogste tarief van toepassing op de totaliteit.

Niet de klant betaalt, maar een derde? Dat kan ook. Het gaat dan m.a.w. om vergoedingen die betaald worden door een derde en die toch tot de maatstaf van heffing behoren. Zo maken subsidies die toegekend worden door de overheid en die rechtstreeks verband houden met de prijs, deel uit van de maatstaf van heffing inzake btw, met als gevolg dat daarop ook btw moet worden aangerekend.

Wat met de bijkomende kosten die u doorrekent?

Wat erbij komt kijken. Het gaat dan niet zozeer om de prijs van de levering of van de dienstverrichting, maar van de bijkomende kosten die met die levering of dienst gepaard gaan. Het gaat dan concreet om o.m. de kosten van vervoer, verzekering, enz. Ook die zgn. doorgerekende kosten maken dan deel van de maatstaf van heffing, lees: daarop moet ook btw aangerekend worden.

Tip. De btw zelf behoort nooit tot de maatstaf van heffing.

Aparte factuur? Dat maakt geen verschil. Bijkomende kosten die u doorrekent, behoren altijd tot de maatstaf van heffing, ongeacht dus of u die aanrekent met een afzonderlijke factuur of niet.

Tip. Hebben de bijkomende kosten betrekking op de gelijktijdige levering van goederen die onderworpen zijn aan een verschillend btw-tarief, dan aanvaardt de Btw dat deze kosten worden belast tegen het laagste tarief.

Concreet. De maatstaf van heffing voor de levering en installatie van een machine is in eerste instantie uiteraard de prijs van de machine zelf. Daarnaast bevat ze evenwel ook de kosten van het transport, de verzekering en de installatie, zelfs indien deze afzonderlijk in rekening worden gebracht.

Idem voor nutsbedrijven? Jawel, de kosten van aansluiting, goedkeuring, controle, verplaatsing, onderhoud en herstelling die nutsbedrijven in rekening brengen voor water, gas en elektriciteit maken als bijhorigheid deel uit van de maatstaf van heffing van de levering van deze nutsvoorzieningen.

Administratiekosten? Jawel, ook die behoren tot de maatstaf van heffing, als die worden doorgerekend aan de klant. Zo zal een advocaat in principe btw moeten rekenen op alles wat hij vraagt als tegenprestatie voor zijn verstrekte diensten aan zijn cliënt. Dat betekent concreet dat er niet alleen btw moet worden betaald op zijn eigenlijke ereloon, maar ook op de aangerekende dossierkosten, administratiekosten, telefoonkosten, postzegels, enz.

Wat wordt bedoeld met voorgeschoten kosten?

Wanneer gaat het om een voorschot?

U betaalt in de plaats van! Dat is inderdaad het grote verschil met een gewone doorrekening van kosten. In dit laatste geval werden die kosten in eerste instantie immers aan u aangerekend, lees: op uw naam en voor uw rekening. Vervolgens rekent u ze door. Bij voorgeschoten kosten of voorschotten, daarentegen, gaat het om een betaling van kosten in naam en voor rekening van de klant zelf. U schiet in dit geval het bedrag m.a.w. gewoon voor en brengt het naderhand in rekening van uw medecontractant.

Geen btw! De sommen voorgeschoten door de leverancier of de dienstverrichter voor uitgaven die hij in naam en voor rekening van zijn medecontractant heeft gedaan, behoren niet tot de maatstaf van heffing (art. 28, 5° W.Btw) . Op de doorrekening van dergelijke voorschotten is m.a.w. geen btw verschuldigd (art. 28, 5° W.Btw) .

Voorwaarden om van een voorschot te kunnen spreken

Niet alles is een voorschot! Verre van zelfs. Van een voorschot dat niet tot de maatstaf van heffing behoort, is immers slechts sprake als aan een aantal voorwaarden is voldaan.

Afzonderlijk doorrekenen, zonder opslag! Dat is inderdaad al de eerste voorwaarde. De kosten moeten afzonderlijk van de gevraagde prijs worden doorgerekend aan de klant én dat moet gebeuren voor het exacte bedrag van die kosten. Er mag m.a.w. geen mark-up of winsttoeslag worden aangerekend.

Let op! Worden de uitgaven niet voor het juiste bedrag aan de klant doorgerekend, dan is de gevraagde som in principe voor het geheel aan de btw onderworpen

Klant is de schuldenaar! Ook dat is inderdaad een voorwaarde om van een voorschot te kunnen spreken. De klant of m.a.w. de medecontractant moet de eigenlijke schuldenaar zijn van de voorgeschoten kosten. Dat houdt ook in dat, als er van die voorgeschoten kosten een factuur of ereloon wordt opgemaakt, die op naam moet staan van de klant.

Concreet 1. U verhuurt een magazijn en uw huurder heeft hiervoor een brandverzekering afgesloten. U betaalt deze premie in naam en voor rekening van de huurder aan de verzekeraar en u rekent deze vervolgens door. U rekent geen btw aan op dit voorschot. Het verzekeringscontract staat immers op naam van de huurder. U heeft alleen het bedrag voorgeschoten.

Concreet 2. Een verzendingsbedrijf verzendt in opdracht van een klant drukwerk naar derden, waarvan de adressen door die klant werden opgegeven. Het bedrag van de postzegels of andere portkosten mag dan beschouwd worden als een voorschot, op voorwaarde dat dit voor het juiste bedrag op de factuur werd vermeld (besl. E.T. 96.920, 31.08.2000) .

Veelal bij advocaten? Die rekenen inderdaad niet alleen kosten door, maar vaak ook voorschotten. Voor zover ze voor het juiste bedrag aan de cliënt worden doorgerekend, worden de volgende doorgerekende kosten door advocaten aangemerkt als voorgeschoten bedragen:

• zegel-, griffie- en registratierechten, evenals de rolrechten op naam van de cliënt;
• belastingen op naam van de cliënt;
• deurwaarders- en notariskosten, inclusief hun erelonen, op naam van de cliënt;
• kosten van andere advocaten, inclusief hun erelonen, voor zover ze rechtstreeks op naam van de cliënt handelen en factureren;
• expertisekosten en kosten voor vertalingen, inclusief de erelonen;
• verzekeringspremies van een door een advocaat afgesloten verzekering voor een cliënt en voor zijn rekening.

Vermelden in de btw-aangifte? Neen! Voorgeschoten bedragen zijn niet onderworpen aan btw en bijgevolg moeten ze ook niet vermeld worden in de periodieke btw-aangifte, dus ook niet in rooster 00 of rooster 47.