Aanwezigheidsbeleid: hoe ziekteverzuim aanpakken?

Oorzaken van ziekteverzuim

Met langdurig ziekteverzuim wordt ziekte langer dan een jaar bedoeld. Hiervoor zijn heel wat oorzaken aan te duiden. Een eerste belangrijke oorzaak is de vergrijzing van onze bevolking. Bovendien moeten werknemers langer aan het werk blijven gelet op de verhoogde pensioenleeftijd en de inperking van de mogelijkheden om met vervroegd pensioen en/of SWT te gaan. Het is opvallend dat wanneer oudere werknemers uitvallen, ze meestal voor een langere periode uitvallen.

Een tweede oorzaak vinden we in de almaar toenemende werkdruk. Sommige werknemers kunnen die druk niet meer aan, maar blijven desondanks doorwerken, tot ze volledig uitvallen. Werknemers die op een dergelijke manier uitvallen, zijn meestal ook voor een langere periode ziek.

Voorts leven we ook in een cultuur van constante bereikbaarheid. Hierdoor vervaagt de grens tussen werk- en privétijd steeds meer. We zijn het normaal gaan vinden om ook ‘s avonds en in het weekend e-mails van het werk te beantwoorden of actie te ondernemen.

Een kwart van de langdurig zieken kampt met een burn-out. Ook dat is typisch voor onze tijd. Er is immers een groeiend bewustzijn van geestelijke gezondheid. Werknemers zijn sneller dan vroeger geneigd om zich ziek te melden als ze te maken krijgen met psychologische klachten.

Een andere vaststelling uit de studie van Attentia is dat het middellange ziekteverzuim (ziekte langer dan een maand en korter dan een jaar) het hoogst is in de leeftijdscategorie tussen 50 en 59 jaar. Dit middellange ziekteverzuim ligt ook heel wat hoger bij arbeiders dan bij bedienden. Dat is te verklaren door het feit dat bedienden over het algemeen fysiek minder belastend werk doen en ook meer mogelijkheden hebben om flexibel te werken en/of om thuis te werken. Als een arbeider zich niet goed voelt, zal hij gewoon thuisblijven. Thuis kan het werk niet worden uitgevoerd, dus is het logisch dat er volledige ziekte zal zijn. Bedienden zullen misschien wel nog van thuis uit kunnen werken en dan tijdens de pauzes een extra dutje doen, waardoor ze minder snel ziek uitvallen en vaak ook sneller weer aan het werk gaan.

Een andere belangrijke vaststelling is dat het kort verzuim (minder dan een maand) niet is toegenomen in 2023 naar aanleiding van de nieuwe regel dat er geen doktersattest meer vereist is voor één dag ziekte (of voor de eerste dag van een langere periode van ziekte) en dit voor maximaal drie keer binnen één kalenderjaar. Bovendien zijn er weinig werknemers die de drie dagen binnen het kalenderjaar 2023 hebben opgebruikt. Wel zijn er in 2023 meer werknemers exact één dag ziek geweest.

Impact van ziekteverzuim

In de eerste plaats heeft ziekte een impact op de zieke werknemer zelf. Wie middellang of langdurig ziek is, zal in vele gevallen terugvallen op minder inkomsten. Na verloop van tijd zal de zieke zich ook geïsoleerd beginnen te voelen.

Ook voor de collega’s van de zieke werknemer is er een duidelijke impact. Het werk van die zieke collega kan waarschijnlijk niet zomaar blijven liggen en zal door de collega’s opgenomen moeten worden. Vaak brengt dit extra druk en spanning bij de collega’s. Ook de leidinggevende krijgt het moeilijk, want de planning zal voortdurend aangepast moeten worden, eventueel moet er vervanging gezocht worden of moet de leidinggevende een aantal taken overnemen.

Klanten zouden kunnen afhaken of minder tevreden zijn als zij hun vertrouwde gezicht niet meer zien of als er vanwege de afwezigheid van de werknemer vertraging komt op wat er voor hen moet worden opgeleverd. Dit heeft in vele gevallen inkomstenverlies als gevolg en vaak staat daar een verhoging van de kosten tegenover, want misschien moet er een duurdere consultant worden ingeschakeld om op korte termijn taken van de zieke werknemer te kunnen opvangen.

Ook voor de maatschappij als geheel kost langdurig ziekteverzuim geld. De sociale zekerheid komt hierdoor onder druk te staan. Ook de overheid is daarom uiteraard vragende partij dat werkgevers een goed aanwezigheidsbeleid zouden opzetten met nadruk op preventie van langdurige ziekte.

Preventie

De belangrijkste taak van ondernemingen is in te zetten op preventie van langdurig ziekteverzuim. Door hierrond een goed en duidelijk beleid uit te werken en er duidelijk over te communiceren, kan er al heel wat opgevangen worden.

Tot enkele jaren geleden werd het vaak als een taboe aanzien om een zieke werknemer te contacteren. Die zieke werknemer moest vooral met rust gelaten worden. Niets is minder waar. Het is heel belangrijk om van in het begin van de ziekte contact te houden met de werknemer. De directe leidinggevende moet hierin een belangrijke rol spelen. Hij kan hierin door HR ondersteund worden. Door een nauw contact te houden met de zieke werknemer, kan men de kans op langdurige ziekte verkleinen. Hoe langer de afwezigheid en hoe minder contact met de werknemer, hoe kleiner de kans dat de werknemer nog met succes weer aan het werk zal gaan.

Niet alleen als een werknemer al afwezig is door ziekte, vooral vóór een werknemer ziek wordt, is open communicatie belangrijk. De leidinggevenden moeten hun teamleden kennen, de vinger aan de pols houden en tijdig een gesprek aangaan als er tekenen zijn dat een werknemer zich niet goed voelt. Door interesse te tonen voor de werknemer, zal de vertrouwensband tussen een leidinggevende en de werknemer groeien, wat alleen maar positieve gevolgen zal hebben. Misschien zijn er taken die verlicht kunnen worden, misschien kan de leidinggevende wat extra ondersteuning bieden voor enkele taken die als heel belastend ervaren worden door de werknemer, of misschien kan er wat meer flexibiliteit geboden worden inzake thuiswerk of werkuren.

Repressief optreden

Uiteraard zal preventie alleen niet volstaan. Er zullen altijd werknemers zijn die buiten de lijntjes kleuren en net dat stapje te ver gaan. Ook die moeten aangepakt kunnen worden. Spijtig genoeg krijgen de werkgevers niet alleen te maken met wit verzuim (mensen die echt ziek zijn en niet eerder aan het werk kunnen), maar bestaat het grootste gedeelte van het verzuim uit grijs verzuim. Het kan dan gaan om werknemers die in oorsprong wel ziek waren, maar eigenlijk ondertussen genezen zijn en toch nog langer thuisblijven, of om werknemers die zich op het einde van de week of na het weekend moe voelen en zich om die reden, vaak dus op vrijdag of maandag, ziek afwezig melden. Werknemers die heel vaak kort afwezig zijn, hebben een hoge Bradfordfactor. U kunt deze factor (het aantal keren afwezigheid² × het totaal aantal dagen afwezigheid over de laatste 12 maanden) als leidraad gebruiken voor een gesprek met werknemers met een te hoge factor. Doorgaans wordt een Bradfordfactor vanaf 800 als te hoog beschouwd.

Bij sommige werknemers zal die hoge graad van korte afwezigheden perfect uitgelegd kunnen worden, maar bij andere misschien niet. Een gesprek met de betrokken werknemer geeft de werknemer de mogelijkheid om een reden aan te geven, waardoor er tijdig ingegrepen kan worden.

Is er geen reden voor de hoge Bradfordfactor, dan is de werknemer wel gealarmeerd door het verzuimgesprek met de leidinggevende en wordt hem/haar de kans gegeven om het gedrag aan te passen.