31 dagen Kaapstad = 31 dagforfaits?

Eerst nog eens opfrissen

Werknemers die naar het buitenland moeten, maken vaak kleine kosten voor bv. een taxi, de metro, de lunch, enz. Om deze kosten te vergoeden, kunt u de zgn. dagforfaits gebruiken. Deze forfaits bedragen algauw € 100 per dag... en zijn dus vaak hoger dan de reële uitgave. Het gaat nl. enkel om de kleine kosten ter plaatse en dus niet om de verblijfs- en/of de vliegtuigkosten (die u uiteraard nog apart kunt laten factureren en fiscaal kunt aftrekken). Bovendien bieden deze forfaits ook een ‘praktisch comfort’. De werknemer hoeft nl. geen bonnetjes bij te houden van de uitgaven omdat de fiscus ervan uitgaat dat het bedragen zijn die overeenstemmen met zgn. ernstige normen.

De fiscus en de 30 dagen-regel

Van het principe... De toepassing van dit systeem van dagforfaits waarvoor u geen bewijzen hoeft bij te houden, wordt expliciet aanvaard door de fiscus, tenminste voor trips van max. 30 dagen (circulaire Ci.RH 241/534.514 van 11.05.2006). Dit impliceert dus dat u vanaf het moment dat een trip meer dan één maand duurt wél bonnetjes en factuurtjes moet bijhouden van de gemaakte kosten... en dat u dus ‘enkel’ die bedragen kunt vergoeden.

... kan er afgeweken worden. Een bedrijf dat regelmatig werknemers voor lange periodes (één à zes maanden) naar Afrika, Zuid-Amerika en Azië stuurt, vroeg aan de fiscus of het de dagforfaits ook mocht toepassen omdat het ondoenbaar blijkt in die landen om telkens weer bewijsjes te bekomen van de ge­­maakte kosten. De zgn. Ruling­­commissie heeft dit toegestaan (ruling 800.109 van 20.05.2008), zij het onder de voorwaarde dat men slechts 60% van de normale forfaits mag uit­keren.

Waarde van een ruling? In principe heeft zo’n uitspraak enkel waarde voor de voorgelegde ­situatie, maar in de mate waarin de ‘omstandig­heden’ bij u dezelfde zijn, mag u er toch op voortgaan. Wat steeds voor interpretatie vatbaar is, is nu echter net wanneer de omstandigheden dezelfde zijn. Zo kunt u zich in deze afvragen of dat alleen het geval is voor trips naar andere werelddelen... en niet voor trips naar andere Europese landen.

Wat doet u nu het best?

Bedrijfsleiders. Maakt een bedrijfsleider (lees: iemand die het statuut heeft van zelfstandige en niet van werknemer) een trip van meer dan 30 dagen, dan valt het toch te overwegen om de dagforfaits toe te passen door te verwijzen naar deze ruling. Getuigenissen die hard maken dat bonnetjes moeilijk te verkrijgen zijn in het betrokken land, versterken uiteraard uw dossier...

Werknemers. Gaat het om werknemers die trips maken van meer dan 30 dagen naar het buitenland, dan blijft het gevaarlijk om de forfaits toe te passen vermits die ruling helemaal geen belang heeft voor de RSZ. De RSZ heeft in zijn ogen al een toegeving gedaan door het administratieve standpunt van de fiscus, lees: de circulaire van 2006, over te nemen en zal nu niet nog eens een nieuwe versoepeling willen toestaan...

Let op! Sinds 2005 bepaalt de wet met zoveel woorden dat “akkoorden gesloten met de fiscus niet bindend zijn voor de RSZ” (art. 111, wet van 20.07.2005). Wettelijk gezien heeft zo’n fiscale ruling t.o.v. de RSZ dus helemaal geen waarde. Bij een eventuele RSZ-inspectie (van buitenlandse onkostenvergoedingen) heeft het dan ook totaal geen zin om daarnaar te verwijzen...