Even online vergaderen
In tijden van crisis zijn verre zakenreizen uit den boze. Door virtueel te vergaderen, kunt u alvast heel wat kosten besparen. Wij testten enkele diensten uit voor u.
GoToMeeting
Met GoToMeeting (http://www.gotomeeting.com) kunt u op een eenvoudige manier een vergadering plannen vanuit tal van Instant Messengers of Outlook. U krijgt hierbij een extra Outlook-toolbar, waarin u via de knop Schedule Meeting anderen kunt uitnodigen. De genodigden hoeven alleen de link in de ontvangen e-mail aan te klikken om deel te nemen aan de vergadering. Ze hoeven zich niet te registreren. De eerste keer moeten ze wel een plug-in installeren op hun computer (dat gebeurt automatisch). Uzelf krijgt een bericht zodra elke deelnemer zich heeft aangemeld. Even klikken op Start Meeting en de vergadering kan beginnen. Tip. Zowel pc- als Mac-gebruikers kunnen zo samen vergaderen.
Mogelijkheden. Vanuit de virtuele vergaderruimte kunt u uw scherm moeiteloos delen met de anderen via de Show My Screen-optie in het On Air-venster. Op die manier kunt u bv. een lokaal bewaarde PowerPoint-presentatie laten zien. In datzelfde On Air-venster treft u nog andere functies aan: Give My Keyboard (hiermee kan iemand anders via zijn toetsenbord of zijn muis uw scherm bedienen) en Change Presenters (om iemand een presentatie te laten verzorgen). Samen met de integratie van internettelefonie (VoIP) en een afdoende beveiliging maakt dit alles van GoToMeeting een prima alternatief voor échte vergaderingen. Ter info: u kunt elke meeting ook makkelijk opnemen en daarna terug bekijken.
Prijs. Deze dienst is niet gratis. U betaalt $ 49/maand, maar met een jaarabonnement dalen de maandelijkse kosten tot $ 39. Het gaat hier om een forfaitair bedrag, ongeacht het aantal meetings. Het aantal personen dat hieraan deelneemt, is wel beperkt tot 15 (anders vanaf $ 79/maand). Deze beperking zal in de praktijk wellicht geen probleem opleveren. Ter info: u kunt GoToMeeting sowieso gratis uitproberen gedurende 30 dagen.
Gratis alternatieven
Vidivic. Een gratis alternatief is Vidivic (http://www.vidivic.com). Na de snelle installatie worden uw webcam en uw microfoon nog even getest en dan kunt u aan de slag. Daarna plant u een vergadering in in uw online agenda en nodigt u anderen uit. Per meeting kunnen er acht andere personen deelnemen en elke sessie mag maximaal vier uur duren. Ook deze limieten vormen in de praktijk zelden een probleem.
Vawkr. Nóg eenvoudiger en eveneens gratis is Vawkr (http://vawkr.com), een no-nonsensedienst van de makers van Facebook. U maakt hier zeer snel een virtuele vergaderruimte aan en de url hiervan mailt u door naar alle genodigden. Door op de link te klikken, participeren zij meteen zonder dat er iets geïnstalleerd hoeft te worden. Het toegelaten aantal deelnemers is niet beperkt. Tijdens het vergaderen hoort u steeds alle deelnemers, maar u kunt slechts één van hen tegelijk bekijken in het webcamvenster. Veel méér hoeft u van deze sobere dienst niet te verwachten.
Of eerder bloggen?
Misschien is een zakelijke blog binnen uw team of uw bedrijf wel zinvol? De nieuwe microblog Present.ly (http://present.ly) speelt hierop in. Het verschil met bv. Twitter is dat het om een afgeschermde omgeving gaat, echt voor zakelijk gebruik dus. Voor het basisgebruik van Present.ly (en dat is volgens ons voldoende) betaalt u niets.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.