E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 04.05.2012

Lenteschoonmaak in uw mailbox

Oudere e-mails heeft u quasi nooit nodig. Door deze mail toch mee actief te houden, gaat het overzicht verloren en wordt uw e-mailapplicatie vertraagd. Toch wilt u oude mail niet zomaar weggooien. U weet maar nooit dat u toch nog eens een bericht uit het verleden moet opdiepen. De beste oplossing is uw oude mail apart archiveren.

E-mailpakket

Bij een klassiek e-mailpakket is archiveren des te belangrijker, omdat erg grote mailbestanden vaker ‘kapot’ gaan en in elk geval uw e-mailpakket aanzienlijk kunnen vertragen.

Bij Outlook werkt u het best met de functie AutoArchiveren. Deze scant regelmatig automa­tisch uw mappen en verplaatst de gevonden oude berichten naar een ander mailbestand. Voor u AutoArchiveren gaat gebruiken, maakt u het best eerst een nieuw .pst-mailbestand (Start; Nieuwe Items; Meer Items; Outlook gegevensbestand) aan voor uw archief. Daarna kunt u AutoArchiveren configureren via Bestand; Opties; Geavanceerd. U kunt instellen hoe vaak er gearchiveerd wordt (om de maand is zeker voldoende), hoe oud berichten moeten zijn voordat ze gearchiveerd mogen worden (bv. 6 of 12 maanden) en in welk mail­bestand uw oude berichten worden opgeslagen. Let wel op dat u de Verwijder-opties niet aanvinkt, anders worden oude berichten meteen verwijderd in plaats van gearchiveerd. Verder kunt u ook specifieke instellingen per map maken door rechts te klikken op een map en via Eigenschappen de optie AutoArchiveren te kiezen. Dit is bv. handig als u berichten in bepaalde mappen langer wilt laten staan of sommige mappen nooit wilt laten archiveren. De archiefbestanden (maak er bv. voor elk jaar een nieuw aan) kunt u trouwens makkelijk back-uppen naar een extern opslagapparaat.

Thunderbird kan niet automatisch archiveren. Per e-mailaccount kunt u bij de accountinstellingen onder Kopiën & mappen de optie Berichtenarchieven aan- of uitzetten. U kunt kiezen of u een archief­map per maand of per jaar wilt en of de originele mappenstructuur al of niet behouden moet blijven. Om te archiveren moet u zelf de ge­­wenste berichten selecteren en op de knop Archiveren drukken.

Tip. Gebruik de zoekfunctie om alle berichten van vóór een bepaalde datum te zoeken en sla de resultaten op in een zoekmap. Daar­na kunt u in één keer de hele zoekmap archiveren.

Webmail

Wilt u ook in uw webmail archiveren? Bij Gmail is er standaard een Archiveer-knop die de geselecteerde berichten meteen naar één groot archief verplaatst. Nadeel is dat dit archief geen overzicht biedt. Als u graag een archief per jaar maakt, kunt u als volgt werken: maak een label per jaar, gebruik de zoekfunctie om alle berichten van een bepaald jaar te zoeken, selecteer deze allemaal ineens en plak er het juiste jaarlabel op. Tip. Als u nu vanuit een e-mailpakket via imap naar uw Gmail-account gaat, ziet u deze jaar­archieven als afzonderlijke mappen staan. Zo kunt u een jaararchief gemakkelijk naar uw eigen computer kopiëren of verplaatsen.

Windows Live Hotmail werkt met gewone mappen. Hier kunt u zelf archiefmappen per jaar maken, het archiveren van berichten moet u manueel doen. Gebruik de zoekfunctie om de berichten (ouder dan een bepaalde datum) snel te zoeken.