ONKOSTENVERGOEDING - 07.10.2013

Vermijd de ‘fictieve onkosten’-aanval!

Een reisvergoeding voor fictieve reizen? Recentelijk bleek inderdaad dat dit een gangbare praktijk was bij de fiscus zelf. Concreet ging het nl. om verplaatsingsvergoedingen die in feite bedoeld zijn voor ambtenaren die op controle gaan, maar die langzamerhand gewoon forfaitair, dus als surplus op het loon, uitbetaald werden.

Belastingvrij? Ja, in zoverre zo’n verplaatsingsvergoeding ook effectief betaald wordt ‘om de kosten van de verplaatsing te dekken’. Wordt het daarentegen maandelijks uitbetaald, ook al is men niet één keer buiten geweest, dan is dat uiteraard gewoon loon en dus in principe ook als dusdanig belastbaar. Dat laatste was evenwel niet gebeurd...

Gevaar voor de ‘ik niet, niemand niet’-reactie? Dat zou weleens kunnen natuurlijk. Is uw controleur een van de ‘slachtoffers’, dan is het inderdaad niet denkbeeldig dat hij de forfaitaire onkostenvergoeding die u zelf maandelijks – eveneens belastingvrij – opneemt uit uw vennootschap, ook eens van dichterbij gaat bekijken. U bent in het voorkomende geval m.a.w. het best goed voorbereid.

Hoe verantwoordt u dat forfaitaire bedrag, meneer? Dat is dan m.a.w. de vraag die u mogelijk zal krijgen. Op zich is er nl. niets mis met een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding, maar het is wel van belang dat u het bedrag ervan op de een of andere manier kunt ‘staven’.

Moet u toch bewijsjes, ticketjes, enz. bijhouden? Ja, zij het niet elke maand voor datzelfde bedrag. Maak gedurende een periode van drie maanden bv. een overzichtje van al die kleine beroepskosten die u privé betaald heeft en verzamel daarvan zo veel mogelijk bewijsjes. Maak er vervolgens een gemiddelde per maand van en neem dat als basis voor uw maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding.

Tip 1. Rond uw gemiddelde per maand naar boven af. Er zijn immers altijd onkosten waarvoor u geen ticketje of ander bewijs kunt bekomen.

Tip 2. Maak regelmatig, bv. om de twee jaar, een nieuw overzichtje zodat de bedragen sowieso actueel zijn.

Een handige invultabel om tot zo’n forfaitaire onkostenvergoeding te komen, vindt u op http://tipsenadvies.be/download – code TA 21.05.01.