Hoe bewijst u uw beroepskosten?

Is een factuur nodig of voldoende?

Wat bewijzen? Het eerste wat u moet bewijzen is dat u de kosten werkelijk gemaakt heeft, m.a.w. dat u een bepaald bedrag uitgegeven heeft. Vervolgens moet u aantonen dat er verband is tussen de gemaakte kosten en uw beroep of m.a.w. dat u de kosten gemaakt heeft ‘om belastbare beroepsinkomsten te verkrijgen of te behouden’.

Factuur nodig? Neen. Voor de recuperatie van de btw op uw kosten moet u wél een factuur hebben, waarop o.a. de factuurdatum, uw btw-nummer, … vermeld moeten zijn, maar voor de belastingen geldt dat niet. U kunt m.a.w. ook kosten in rekening brengen waarvoor u geen factuur heeft, maar bv. enkel een betalingsbewijs.

Tip. Strikt genomen heeft u zelfs geen geschreven document nodig om de kosten te bewijzen, maar uiteraard zorgt u er toch het best voor om van uw kosten iets op papier te hebben, want dat blijft uiteraard nog altijd het beste bewijs.

Factuur voldoende? Neen, dat ook niet. Het is niet omdat u van bepaalde kosten een factuur heeft die volledig in orde is voor de Btw, dat die kosten automatisch aftrekbaar zijn voor de Belastingen.

Hoe omvang kosten bewijzen?

15% zal wel genoeg zijn… Een veel voorkomend probleem bij controles is dat de fiscus wel aanvaardt dat bepaalde kosten voor een deel beroepsmatig zijn, maar met u van mening verschilt over de omvang van dat deel. De controleur aanvaardt bv. wel dat u een stuk van uw woning beroepsmatig gebruikt, maar niet voor 25% zoals u beweert, maar slechts voor 15%.

Wat moet u doen? Het is in de eerste plaats aan u om te bewijzen dat uw verdeling beroep/privé steek houdt. U moet de verdeling die u toepast voor uw woning bv. kunnen verantwoorden op basis van de beroepsmatig gebruikte oppervlakte.

Wat moet uw controleur doen? Wanneer uw controleur aanvaardt dat kosten beroepsmatig zijn, is hij verplicht om met u te onderhandelen over de juiste verdeling en moet hij bij gebrek aan een akkoord die kosten ‘ramen op een redelijk bedrag’ (art. 50, §1 WIB 92) , anders bezondigt hij zich aan ‘willekeur’. Een kwestie van niet te snel toe te geven en goed te onderhandelen dus…

Mag fiscus zeggen wat u nodig heeft?

“U heeft dat niet nodig.” Soms verwerpt een controleur kosten met als argument dat het gaat om dingen die u niet nodig heeft voor uw praktijk. U heeft bv. boeken gekocht waarvan de controleur zegt dat u uw beroep ook had kunnen uitoefenen zonder die boeken of u koopt een motor voor uw beroepsverplaatsingen en de controleur zegt dat u die verplaatsingen ook met de auto kunt doen.

Mag niet! De fiscus mag inderdaad niet in uw plaats beslissen hoe u uw werk doet en welke middelen u voor uw werk gebruikt –  of zoals dat officieel heet – de fiscus mag geen ‘opportuniteitsoordeel’ vellen.

Let op! Overdrijf wel niet. Wanneer uw kosten ‘de beroepsbehoeften op onredelijke wijze overschrijden’, mag de controleur nl. wel het overdreven stuk van de kosten verwerpen.

Tip. Hij moet dan wel zeggen waarom hij de kosten overdreven vindt en hoe hij het overdreven stuk bepaald heeft, wat ook niet gemakkelijk is...