Hoog tijd om uw buitenlandse btw terug te vragen!

In het buitenland betaalde btw

Over welke btw gaat dit dan?

Meestal toch zonder btw? Sinds de wijziging van de plaatsbepaling van de diensten en de invoering van de zgn. b2b-hoofdregel, wordt er thans inderdaad veel meer gefactureerd zonder lokale btw. Heel dikwijls moet er m.a.w. gefactureerd worden met ‘btw verlegd’, wat inhoudt dat u als afnemer van een internationale dienst de Belgische btw verschuldigd bent via uw Belgische btw-aangifte (art. 21, §2 W.Btw) .

Meestal is niet altijd. Voor bepaalde goederen en diensten is er uiteraard nog altijd lokale btw verschuldigd (art. 21, §3 W.Btw) . Zo zal u bij het tanken in het buitenland nog altijd de lokale btw betalen, net zoals bij het huren van een auto ter plaatse. Ook op hotelkosten, restaurantkosten, de toegang tot een buitenlandse beurs, enz. is steeds de btw verschuldigd van de EU-lidstaat waar die diensten verstrekt worden.

Wanneer is die buitenlandse btw dan recupereerbaar?

Alleen als die beroepsmatig is! Dat is ergens voor de hand liggend natuurlijk, maar toch... Net zoals de in België betaalde btw is de in het buitenland betaalde btw alleen recupereerbaar als en in zoverre het een beroepsmatige uitgave betrof. Van belang is ook dat er geen lokale btw-aftrekuitsluitingen of -beperkingen gelden.

Alleen als u recht heeft op aftrek van btw. Ook dat is inderdaad van belang. Om buitenlandse btw te kunnen recupereren is er nl. vereist dat u een btw-plichtige bent met recht op aftrek. Heeft u in België m.a.w. geen recht op aftrek van btw, dan kunt u ook de buitenlandse btw niet recupereren.

Let op! Heeft u in België slechts een gedeeltelijk recht op aftrek omdat u naast uw btw-activiteit ook nog van btw vrijgestelde activiteiten verricht, dan geldt dit ook voor wat betreft de buitenlandse btw. Heeft u in België m.a.w. slechts een recht op aftrek voor 70%, dan zal u dus ook maximaal 70% van de buitenlandse btw kunnen recupereren.

Alleen terecht betaalde buitenlandse btw! Wordt er u m.a.w. per vergissing buitenlandse btw aangerekend terwijl de leverancier of dienstverrichter had moeten factureren met ‘btw verlegd’, dan is dit onterecht betaalde btw en die is niet recupereerbaar. Er zit in het voorkomende geval niets anders op dan een creditnota te vragen om de situatie recht te trekken.

U bent niet gevestigd in die andere lidstaat. De teruggaafprocedure voor buitenlandse btw kan inderdaad alleen toegepast worden door een btw-plichtige die niet gevestigd is in de EU-lidstaat waaraan hij een btw-terugbetaling vraagt.

Heeft u m.a.w. naast uw Belgische btw-nummer bv. ook een btw-nummer in Frankrijk, dan kunt u de Franse btw die u betaalt dus niet recupereren via de zgn. teruggaafprocedure. U moet deze dan immers recupereren via uw Franse btw-aangiftes die u dan normaliter verplicht bent in te dienen.

Let op! Dit geldt ook in de gevallen waarin u bv. geen Frans btw-nummer heeft, maar het in feite wel zou moeten hebben. Ook dan zal u uw Franse btw dus niet kunnen recupereren, tenzij u zich eerst bij de Franse Btw registreert.

Hoe die buitenlandse btw dan terugbetaald krijgen?

Elektronisch aanvragen via Intervat

Wel aparte aanvraag. De Intervat-toepassing kent u al van uw periodieke btw-aangiftes in België, maar daarin kunt u uiteraard alleen de in België betaalde btw recupereren. Uw buitenlandse btw terugvragen moet gebeuren via een afzonderlijke Intervat-toepassing, nl. via de zgn. VAT-refund-module.

Centraal voor alle andere lidstaten. Jawel, alle buitenlandse btw in de diverse EU-lidstaten moet u langs deze weg terugvragen. U moet dus maar één keer uw eigen identificatiegegevens invullen.

Tip. Bijkomend voordeel is ook dat alles in het Nederlands kan gebeuren en u niet meer verplicht bent om, zoals vroeger, aanvragen in een vreemde taal in te dienen.

Timing en vereiste minimumbedragen

Uiterlijk 30 september! Buitenlandse btw moet effectief ten laatste op 30 september van het jaar dat volgt, teruggevraagd zijn. Al de buitenlandse btw die u in 2013 betaald heeft, moet u dus nu uiterlijk 30 september 2014 teruggevraagd hebben, zo niet vervalt uw recht op teruggave.

Vereist minimumbedrag. Dat is kortweg € 50 voor een aanvraag tot teruggaaf die betrekking heeft op een volledig jaar. Uw aanvraag tot terugbetaling die u nu uiterlijk 30 september 2014 indient met betrekking tot het jaar 2013, moet dus betrekking hebben op minstens € 50 buitenlandse btw.

Let op! Die € 50 geldt wel per EU-lidstaat.

Per kwartaal ook mogelijk! U bent inderdaad niet verplicht om een heel jaar te wachten. U kunt m.a.w. ook tijdens het jaar zelf al een aanvraag tot teruggave indienen, zolang de aanvraag maar betrekking heeft op minstens drie maanden (art. 11, KB/Btw nr 56 voor de Belgische regeling) .

Tip. U kunt nu dus al een aanvraag indienen voor teruggave van de buitenlandse btw die u betaald heeft tussen 1 januari 2014 en bv. 30 juni 2014.

Let op! Een verzoek tot teruggave dat slaat op een periode van minder dan een jaar, moet wel betrekking hebben op minstens € 400 btw.

Soms sneller dan u denkt! Inderdaad! Het zijn immers de buitenlandse lokale btw-regels die van toepassing zijn. De btw op brandstofkosten is in België bv. slechts voor maximaal 50% recupereerbaar, maar dat is daarom niet het geval in de andere EU-lidstaten. U zit dus mogelijk sneller met een terug te vorderen buitenlands bedrag aan btw dan u op het eerste gezicht zou denken.

Let op! Het omgekeerde kan ook. Zo is de btw op taxikosten in België in principe wel aftrekbaar, maar in heel wat andere EU-lidstaten niet.

De aanvraag in de praktijk

Welke gegevens ‘ingeven’? Kortweg, de facturen waarvoor u de buitenlandse btw wenst terug te vragen. Eerst geeft u aan voor welke lidstaat de aanvraag bedoeld is en vervolgens moet u per factuur en per leverancier de nodige informatie opgeven (art. 5, §2 KB/Btw nr. 56) .

Kopieën facturen bijvoegen? Neen, in principe niet. Dat is alleen vereist voor de grotere facturen, met name als het factuurbedrag of m.a.w. de maatstaf van heffing € 1.000 of meer bedraagt. Gaat het om brandstof, dan ligt die grens echter op € 250.

De facturen ook coderen. Per type uitgave zijn er tussen alle EU-lidstaten nl. codes afgesproken en die moet u gebruiken om de btw die u terugvraagt te typeren. Zo heeft brandstof bv. de code 1, verhuur van vervoermiddelen de code 2, enz. (art. 5, §2, 7° KB/Btw nr. 56) .

Eerste verwerking door Belgische Btw. Zij zorgt nl. voor een eerste summiere controle. Zo zal er direct nagegaan worden of u wel degelijk recht op aftrek heeft in België. U ontvangt per e-mail overigens een ontvangstbevestiging van uw aanvraag. De Belgische Btw zorgt er vervolgens voor dat uw aanvraag doorgestuurd wordt naar de diverse EU-lidstaten waaraan u een terugbetaling vraagt.

Hoelang duurt zo’n teruggave? De EU-lidstaten hebben in principe vier maanden de tijd om uw aanvraag goed te keuren of af te wijzen. Worden er bijkomende inlichtingen gevraagd, dan kan het uiteraard wel meer tijd in beslag nemen. In dat laatste geval moet er hoe dan ook binnen de acht maanden een beslissing genomen worden.

Aanvraag goedgekeurd en toch niet gekregen? Dat kan nu inderdaad ook door de nieuwe zgn. invorderingsprocedure. Die komt erop neer dat de Belgische fiscus een teruggave van buitenlandse btw kan gebruiken om een Belgische openstaande, fiscale schuld aan te zuiveren. In principe wordt u hiervan echter wel vooraf verwittigd.