Over feesten, voorschotfacturen, de btw en de black box

Een voorschot doen betalen

Kwestie van zekerheid. Uw klant mag niet het gevoel hebben dat het boeken van zijn feest of zijn inschrijving voor bv. een brunch vrijblijvend is. Heeft hij een voorschot betaald, dan weet hij dat hij niet zonder meer onder die afspraak uit kan.

Bestelling ‘op papier’. Als u een particuliere klant een voorschot laat betalen, dan moet u inderdaad iets op papier zetten (art. 88, Boek VI van het WER) . Laat uw klant dus bv. een bestelbon of offerte tekenen bij de boeking van een feest. Schrijft hij zich online in voor een brunch, stuur dan bv. een mailtje waarin u die reservering afhankelijk maakt van de betaling van een voorschot.

Voorschot factureren?

Wie is uw klant? Dat is inderdaad van belang. Gaat het om een beroepsmatig feest van een zelfstandige of een firma, bv. een personeelsfeest, dan zit u met een facturatieplicht. U moet m.a.w. een voorschotfactuur sturen.

Niet bij een particulier als klant. U bent niet verplicht om aan particulieren te factureren. Boekt een particulier bij u bv. een trouwfeest, dan volstaat het dus dat u hem in de offerte of de bevestigingsmail wijst op de verplichting om een voorschot te betalen. In die zin is het versturen van een voorschotfactuur overbodig papierwerk.

Voorschot ontvangen, dus btw doorstorten. Dat klopt! Dat is immers een uitzondering op de algemene regel dat de btw maar ‘opeisbaar’ wordt op het moment waarop u afrekent. Wordt er daarvoor al een voorschot betaald, dan wordt de btw daardoor vroeger opeisbaar.

Voorbeeld 1: trouwfeest. Betaalt een particulier op 30 september 2014 een voorschot voor een trouwfeest dat ingepland is voor de zomer van 2015, dan moet u die betaling in uw btw-aangifte over het derde kwartaal (of de maand september) van 2014 verwerken en dus dan btw doorstorten.

Voorbeeld 2: brunch. Bent u kwartaalaangever en slaan de betaalde voorschotten op reserveringen in de nabije toekomst, dan stelt er zich enkel een probleem voor de betalingen op het einde van een kwartaal, bv. eind september, voor een brunch in het begin van het volgend kwartaal, bv. begin oktober. De btw op die betaalde voorschotten is dan immers al in het derde kwartaal opeisbaar en niet pas in het vierde.

Hoeveel btw zit er in dat voorschot? Splits dat bedrag gerust op, in functie van het aandeel ‘maaltijden’ respectievelijk ‘drank’ in de verwachte kostprijs van het feest, zoals die bv. uit de ondertekende offerte blijkt. Verreken in diezelfde verhouding een deel tegen 12% btw en de rest tegen 21% btw in de eerstvolgende btw-aangifte.

Hoe pakt u het concreet aan? Bekijk met uw boekhouder of u niet beter altijd een voorschotfactuur opmaakt, ook als dat in feite niet moet. Dat helpt immers om het een en het ander correct in uw btw-aangifte te verwerken en dat achteraf ook aan uw btw-controleur uitgelegd te krijgen.

Wat na invoering van de black box? Wordt er een voorschot betaald, dan moet u dat niet ingeven in uw geregistreerd kassasysteem (GKS). U moet dus geen GKS-ticket afleveren. Wel moet u, net zoals dat nu het geval is, de in dat voorschot vervatte btw doorstorten, eventueel op basis van een voorschotfactuur.