Uw beroepskosten forfaitair bepalen?

Uw kosten forfaitair bepalen?

Forfaitaire kostenvergoeding. Wie een vennootschap heeft, kan daaruit forfaitaire kostenvergoedingen opnemen, zoals een kilometervergoeding of een algemene forfaitaire vergoeding voor allerlei kleine kosten zoals bureau- of representatiekosten. Uw eenmanszaak is echter geen aparte ‘rechtspersoon’ zoals bv. een bvba. U kunt m.a.w. geen vergoeding betalen aan uzelf.

Kosten bewijzen niet altijd haalbaar. In principe moet u voor elke aparte kost een bewijsstuk hebben, tenzij u als vrije beroeper met ‘baten’ voor het algemeen kostenforfait kiest. Praktisch gezien is het inderdaad niet altijd haalbaar om voor al uw kosten bewijsstukken te hebben. U brengt bv. van de supermarkt vijf balpennen mee voor in uw bureau, u betaalt in een parkeergarage, maar vergeet een betalingsbewijs te nemen, u geeft op café of in de kantine van de voetbalclub een rondje, wat tenslotte ook verwacht wordt van u als vrije beroeper , maar u heeft daar geen ticketje van…

Bepaal het bedrag forfaitair! Dat kan nl. wél in een eenmanszaak. De wet zegt nl. uitdrukkelijk dat beroepskosten waarvan u het bedrag niet kunt bewijzen, in overleg met de fiscus op een vast bedrag bepaald mogen worden (art. 50, §1 WIB 92) .

Let op! Voor advocaten (en gerechtsdeurwaarders) bestaat er een akkoord met de fiscus voor o.a. representatiekosten, diverse kosten (kleine kantoorkosten e.d.), reis- en congreskosten in het buitenland en autokosten (Ci.RH. 842/596.566, AAFisc nr. 37/2011, 13.07.2011) .

Tip. Over de beroepskosten die niet in het forfait voorkomen, kunnen zij met hun controleur wel nog een individueel akkoord afsluiten.

Hoe pakt u dat concreet aan?

U moet nog altijd iets bewijzen... U moet nl. kunnen aantonen dat de kosten die u forfaitair wilt bepalen, beroepsmatig zijn én u moet uw controleur ervan overtuigen dat het voor deze kosten ongebruikelijk en/of onpraktisch is om bewijsstukken te vragen of bij te houden.

Welke bedragen? Dat is geval per geval te bekijken. Vraag u af welke bedragen u geloofwaardig aan een controleur kunt ‘verkopen’.

Tip 1. Houd gedurende bv. drie maanden in de mate van het mogelijke bewijsstukken bij, zodat u uw raming toch enigszins kunt onderbouwen.

Tip 2. U kunt de kosten eventueel ook als een percentage van uw omzet ramen, als het gaat om kosten die in functie van de omzet evolueren.

Tip 3. Hoewel u in een eenmanszaak geen kostenvergoeding kunt opnemen, kunt u zich wel door de bedragen van die vergoedingen in vennootschappen laten inspireren voor uw kostenforfaits.

Controleur gaat akkoord. In dat geval heeft u een zgn. individueel akkoord. De fiscus kan daar achteraf niet retroactief op terugkomen, ook niet wanneer uw huidige controleur opgevolgd wordt door een minder toeschietelijke collega…

Tip. Krijgt u een controle en aanvaardt uw controleur het geraamde bedrag zonder meer, dan is dat een ‘stilzwijgend’ akkoord, dat evenveel waarde heeft als een geschreven akkoord.

Controleur gaat niet akkoord. In dat geval moet hij zélf de kosten ramen op een ‘redelijk bedrag’. U hoeft uiteraard niet zomaar in te stemmen met zijn voorstel. Probeer desgevallend een hoger bedrag te onderhandelen op basis van uw eigen onderbouwde voorstel.