Ik ga op reis en ik neem mee... mijn controleur?

Controle op reiskosten

Reiskosten in de ruime zin. Dat blijkt uit het driemaandelijks overleg tussen de fiscus en de zgn. economische beroepen (mededeling op 25.09.2014 op de IAB-website) . Er zal immers niet alleen gecontroleerd worden of uw vennootschap geen privéreizen betaald heeft, maar ook hoe het zit met de kosten die verband houden met ‘toeristische en gastronomische gebeurtenissen’ tijdens opleidingen en/of seminaries alsook of uw reis- en verblijfkosten en de daarmee gepaard gaande hotel- en/of restaurantkosten niet overdreven zijn.

In welke jaren geboekt? Momenteel worden de aanslagjaren 2013 en 2014 gecontroleerd. Voor boekjaren gelijklopend met het kalenderjaar zullen dus de reiskosten betaald door uw vennootschap tijdens de boekjaren 2012 en 2013 nader bekeken worden.

Wanneer is er mogelijk een risico?

Zuivere privéreiskosten. Heeft uw vennootschap uw zomervakantie betaald of is uw partner, die niets met uw zaak te maken heeft, meegeweest op buitenlandse zakenreis en zijn die kosten ook betaald door uw vennootschap, dan zijn dat zuivere privékosten. Is er daarvoor geen privé belastbaar voordeel aangegeven, dan loopt u een risico.

Combinatie seminarie en uitstap. Ook dat gaat van naderbij bekeken worden. Stel dat u drie dagen een congres in Parijs bijwoont en nadien nog twee dagen de stad verkent. Op zich is dat geen probleem, voor zover uw vennootschap dan een pro-ratakostenverdeling maakt. U kunt dan bv. 60% van de hotelfactuur aftrekken als beroepskosten en 40% beschouwen als een privévoordeel.

Overdreven kosten. Wil uw controleur uw reiskosten deels verwerpen omdat ze ‘op onredelijke wijze de beroepsbehoeften overtreffen’ (art. 53, 10° WIB 92) , dan is het aan hém om dat overdreven karakter te bewijzen (Cass., 21.06.2013) . Uw controleur moet dan ook bepalen welk bedrag van uw kosten wél ‘redelijk’ zou zijn voor uw concrete beroepsbehoeften. Dat moet op objectieve wijze gebeuren, bv. op basis van wat voor vergelijkbare vennootschappen als de uwe met vergelijkbare inkomsten gebruikelijk is. Niet echt simpel dus!

Wat kunt u zelf nu nog doen?

Uw reiskosten nakijken. Overloop het best, samen met uw boekhouder, welke reiskosten uw vennootschap in de boekjaren 2012 en 2013 ten laste genomen heeft. Verzamel ook alle nodige bewijsstukken om het beroepsmatige karakter van uw reizen te onderbouwen. De bewijslast daarvan ligt immers bij u (art. 49 WIB 92) .

Desgevallend zelf een voordeel aangeven. Mocht er bv. voor een privéreis in 2013 en/of 2012 geen belastbaar voordeel aangegeven zijn, dan kan uw boekhouder daarvoor nu nog een bijkomende loonfiche (281.20) indienen en een brief naar uw lokaal controlekantoor sturen met een spontane aanvulling op uw privéaangifte.

Waarom niet de kat uit de boom kijken? Wacht u tot uw controleur over bepaalde kosten valt, dan zal u niet enkel akkoord moeten gaan met de belasting van een privévoordeel, maar kunnen de kosten ook nog eens verworpen worden bij uw vennootschap (art. 198, §1, 15° WIB 92) . Dat laatste vermijdt u door zelf het voordeel nog aan te geven (art. 197, lid 2 WIB 92 en Ci.RH. 421/628.803, 22.07.13) .