Invoering van de ‘black box’: een stand van zaken

INvoering van de ‘black box’

Waarover gaat het?

Vanaf wanneer? Vanaf 2015 wordt het geregistreerde kassasysteem (GKS) of de zgn. black box verplicht, maar wel ‘gefaseerd’ ingevoerd in alle horecazaken waar daarmee gewerkt moet worden.

Voor wie? Enkel ‘regelmatige maaltijdverstrekkers’ moeten een GKS gebruiken. Het GKS-ticket zal daarbij het klassieke btw-bonnetje vervangen. Er zal m.a.w. niet én een kasticketje én een btw-bonnetje uitgereikt moeten worden. Bent u slechts een ‘occasionele maaltijdverstrekker’, dan heeft u deze verplichting dus niet.

‘Regelmatige maaltijdverstrekker’? U bent een ‘regelmatige maaltijdverstrekker’ wanneer de omzet van uw restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van de bijbehorende dranken, minstens 10% bedraagt van de totale omzet van uw horeca-activiteiten (de zgn. 10%-regel).

‘Occasionele maaltijdverstrekker’. Serveert u wel af en toe iets om te eten, maar komt u niet aan 10%, dan bent u een ‘occasionele maaltijdverstrekker’ en moet u dus géén GKS hebben.

Praktische berekening van de 10%-regel

Formule. De 10%-regel wordt als volgt berekend: (omzet uit restaurant- en cateringdiensten) / (totale omzet horeca-activiteiten) x 100 = … %.

Sommige zaken tellen niet mee. Tellen niet mee als resto- of cateringdiensten en moeten dus enkel opgenomen worden in de noemer:

• het verschaffen van dranken voor verbruik ter plaatse;
• de verkoop van meeneemmaaltijden en meeneemdranken;
• de loutere verkoop van voeding;
• andere inkomsten uit de horeca, bv. de verhuur van een feestzaal.

Over welke periode? Om na te gaan of die 10%-grens overschreden werd of niet, moet u in eerste instantie kijken naar uw omzet van het jaar 2014, dus van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2014.

Meerdere uitbatingen. Baat u onder hetzelfde btw-nummer meerdere horecazaken uit, dan wordt de 10%-regel berekend per inrichting. Elke inrichting volgt dan haar eigen regeling, tenminste op voorwaarde dat ze materieel niet onderling verbonden zijn. Het is dus m.a.w. perfect mogelijk dat u in zaak A een GKS moet gebruiken en in zaak B en zaak C niet.

U zit boven die 10%

Black box installeren

Registratie. Overschrijdt u voor 2014 de 10%-grens, dan heeft u dus zo’n black box nodig en moet u zich in de periode tussen 1 januari 2015 en 28 februari 2015 registreren bij de FOD Financiën.

Hoe registreren? Die registratie gebeurt online via http://financien.belgium.be , klik op ‘E-services’ en vervolgens op ‘Geregistreerd kassasysteem’. Daar moet u zich aanmelden met uw elektronische identiteitskaart of met een zgn. token.

Eigenlijke installatie van de black box. Na die registratie zal de Btw u laten weten tegen wanneer u de black box uiterlijk geïnstalleerd en gebruiksklaar moet hebben. Concreet kan dat dan tegen 30 juni 2015, tegen 30 september 2015 of tegen 31 december 2015 zijn. Tot nader order zal dus m.a.w. tegen eind 2015 elke regelmatige maaltijdverstrekker sowieso de black box in gebruik genomen moeten hebben.

Tip. Aangezien dus niet iedereen op hetzelfde moment verplicht gebruik zal moeten maken van de black box, zullen er in 2015 nog geen boetes opgelegd worden bij eventueel verkeerd gebruik. (bericht FOD Financiën, 09.02.2014) .

Belangrijke aandachtspunten

Traiteurs. De plicht om een GKS te gebruiken geldt dus ook als u traiteur bent. U kunt die kassa uiteraard niet meenemen op verplaatsing, maar u zal dan, kort voordat u naar het feest of evenement vertrekt waarvoor u de catering verzorgt, het bedrag van de offerte moeten opnemen in de black box. Als blijkt dat u daarna meer aanrekent dan oorspronkelijk voorzien was, dan moet u ook dat bijkomende bedrag zo snel mogelijk opnemen in uw black box.

‘Overgangsperiode’? Zolang de GKS niet effectief geïnstalleerd is in uw zaak, bent u in principe nog verplicht om btw-bonnetjes uit te reiken.

Eens black box, altijd black box? Eenmaal u de 10%-grens overschreden heeft en u de black box dus verplicht moet gebruiken, zal dat ook in de toekomst zo blijven, ook als u bv. het volgende jaar onder de 10% valt.

Let op! Alleen wanneer u definitief stopt met restaurant- en cateringactiviteiten, is de black box niet langer verplicht.

Nog voorraad btw-bonnetjes nodig! Die moet u inderdaad achter de hand houden ingeval er een technisch defect zou optreden met de black box. In dat geval moet u immers een btw-bonnetje uitreiken totdat het technische probleem opgelost is.

U blijft onder die 10%-GRENS

Niet registreren

Wel btw-bonnetje. Overschrijdt u de 10%-grens niet, dan moet u zich uiteraard ook nu niet registreren. U bent echter wel verplicht om vanaf 1 januari 2015 voor de geserveerde maaltijden en de bijbehorende dranken een klassiek btw-bonnetje uit te reiken.

Wel elk jaar te controleren! Voor uw omzet van het jaar 2015 zal u dan opnieuw de berekening van de 10%-regel moeten doen en zo elk jaar opnieuw tot u eventueel de 10%-grens bereikt en dus een GKS nodig heeft.

‘Facultatief’ gebruik van de black box?

Voor de liefhebbers... Als ‘occasionele maaltijdverstrekker’ kunt u er –  indien u zich echt niet kunt inhouden  – wel voor opteren om u toch te registreren en van in het begin al een GKS te gebruiken.

Let op! U moet dan wel alle verplichtingen naleven die daaraan verbonden zijn en nadien raakt u ook niet meer van die GKS verlost tenzij u volledig stopt met restaurant- en cateringactiviteiten.

TOLERANTIES VOOR ‘LICHTE MAALTIJDEN’ EN FRITUREN VERDWIJNEN

Geen btw-bonnetje verplicht. Horecazaken die alleen zgn. lichte maaltijden serveren en frituren, moeten momenteel geen btw-bonnetjes uitreiken.

Voortaan black box! Vanaf 1 januari 2015 wordt echter ook voor die horecazaken de 10%-regel van toepassing. Wie boven de 10%-grens gaat, wordt m.a.w. verplicht om zich te registreren en de black box te gebruiken.

Of btw-bonnetje! Wie evenwel onder de 10%-grens blijft, zal vanaf 1 januari 2015 toch verplicht worden om een btw-bonnetje uit te reiken voor de ter plaatse geserveerde maaltijden en de bijbehorende dranken.

Tip. Voor bv. frieten of andere maaltijden die mee naar huis genomen worden, moet er dus geen btw-bonnetje uitgereikt worden.

‘Overgangsmaatregel’. Voor de periode tussen 1 januari 2015 en de effectieve installatie van een GKS in uw zaak, kunt u bij wijze van overgangsmaatregel nog verder gebruik maken van de toleranties inzake de lichte maaltijden en frituren, en moet u m.a.w. geen btw-bonnetjes uitreiken.

WAT ALS U DE FORFAITAIRE REGELING voor de btw TOEPAST?

Dan kan dat nog voor het jaar 2015, maar niet meer voor 2016. Vanaf 2016 zal u dus moeten overschakelen naar het normale btw-regime, met alle gevolgen van dien.