Twee algemene vergaderingen op één dag?

Twee vergaderingen ingepland

Eerst de gewone jaarvergadering. In 2015 worden de aandeelhouders van Belgacom inderdaad uitgenodigd voor twee vergaderingen. De eerste uitnodiging is er een voor de jaarvergadering. Het gaat m.a.w. om de gewone algemene vergadering (AV) met de gebruikelijke agenda: goedkeuring van de jaarrekening, kwijting aan het bestuur e.d.

Dan de buitengewone rond naamswijziging. Daarnaast worden de aandeelhouders uitgenodigd om deel te nemen aan een buitengewone algemene vergadering (BAV), waarbij enkel de stemming over een naamswijziging op de agenda staat. U vraagt zich wellicht af of zo’n naamswijziging zoiets ‘buitengewoons’ is . Dat hangt ervan af…

Wat is er voor u van belang?

Gewoon op agenda jaarvergadering? Strikt genomen is het niet verboden dat u zo’n naamswijziging op de agenda van uw jaarvergadering plaatst. Er is echter wel degelijk een goede reden om daarover in een aparte vergadering te beslissen.

Twee vergaderingen, twee data? Neen, het is niet omdat u voor de optie ‘twee vergaderingen’ zou kiezen, dat u dan ook twee vergaderdata moet voorzien. Naast uw jaarvergadering hoeft u dus niet noodzakelijk op een andere dag een tweede samenkomst te organiseren, wat van die tweede een bijzondere algemene vergadering zou maken. Die tweede algemene vergadering mag u aansluitend op uw jaarvergadering houden.

Buitengewone AV, mét notaris. Daar draait het inderdaad om. Er is een statutenwijziging nodig om de officiële naam van uw vennootschap te wijzigen. Daar komt dus een notaris aan te pas. Op zo’n buitengewone algemene vergadering gelden bovendien specifieke aanwezigheidsquota en moet er een bijzondere meerderheid gehaald worden om vóór een statutenwijziging te kunnen stemmen.

Tip. Door die buitengewone algemene vergadering formeel af te scheiden van de jaarvergadering, is het dus gemakkelijker om in de verslagen van de twee vergaderingen te ‘notuleren’ dat de respectieve formaliteiten nageleefd werden.

U overweegt naamswijziging

Effectief buitengewone vergadering nodig? Niet noodzakelijk! Zo’n buitengewone vergadering en dus de aanwezigheid van een notaris zijn slechts nodig voor zover u de officiële naam van uw vennootschap wilt wijzigen. Als u overweegt om een nieuwe naam te introduceren, bekijk dan echter of het wel de moeite waard is om uw officiële naam aan te passen. De extra juridische bescherming die dat oplevert voor de naam in kwestie, is uiterst beperkt.

Is er een goedkopere oplossing? Absoluut! U kunt ook gewoon onder een nieuwe ‘handelsnaam’ actief worden. Daar is geen dure statutenwijziging voor nodig, het volstaat dat u die handelsnaam toevoegt aan de gegevens over uw vennootschap in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Vermeld nadien die handelsnaam gerust in het groot op uw facturen e.d.

Let op! Op al uw officiële correspondentie en dus ook op uw facturen moet u wel nog sowieso de officiële naam van uw firma blijven vermelden.

Tip. Doe dat echter gerust ‘in de marge’ en in een klein lettertype.