Beperkte aftrek voor uw forfaitaire onkostenvergoeding?

Forfaitaire onkostenvergoeding

Forfaitair, gaat dat? Uiteraard. Daar kan de fiscus niets op tegen hebben. Hij heeft dat immers uitdrukkelijk aanvaard voor zaakvoerders/bestuurders van vennootschappen (Comm. IB 32/3) . Op de maandelijkse onkostenvergoeding die u van uw vennootschap ontvangt, kunt u m.a.w. een vast bedrag kleven dat u dus zelf forfaitair bepaalt.

Let op! Zit u in een eenmanszaak, dan kunt u zo’n forfaitaire onkostenvergoeding alleen toekennen aan uw personeel, maar niet aan uzelf.

Geen ticketjes, enz. bijhouden? Het grote voordeel is inderdaad dat u niet hoeft te bewijzen dat het forfaitaire bedrag van uw onkostenvergoeding overeenstemt met de werkelijk gedane kosten. Neemt u m.a.w. maandelijks € 200 op als forfaitaire onkostenvergoeding, dan hoeft u dus niet elke maand aan te tonen dat u privé ook effectief € 200 beroepsmatige uitgaven gedaan heeft.

Hoeveel mag het forfait bedragen? Dat is een heikel punt. Er bestaan immers geen vaste bedragen die voor iedereen gelden. Doorgaans aanvaardt de fiscus bedragen van € 200 tot € 300. Gaat u daarboven, dan kan de fiscus al weleens moeilijk beginnen te doen. Uiteraard hangt dat ook af van de activiteit van uw vennootschap en/of van welke functie u vervult binnen uw vennootschap.

Zorg voor onderbouwing! U gaat m.a.w. het best niet willekeurig te werk. Ken u dus niet zomaar een vast maandelijks bedrag toe, maar zorg ervoor dat u dat forfaitair bedrag op de een of andere manier kunt onderbouwen.

Tip 1. U houdt het best gedurende een aantal maanden alle relevante bewijsstukken bij zoals o.m. restauranttickets, parkeerbonnetjes en kosten voor klein bureaumateriaal. Die ‘steekproef’ is dan een goed bewijs, niet enkel naar de fiscus toe.

Tip 2. U kunt met uw controleur ook een akkoord sluiten omtrent het bedrag van dat forfait.

Ook restaurant- en representatiekosten? Jawel! Ook die kosten kunnen perfect in het forfait inbegrepen zijn! Het is immers niet omdat uw vennootschap een eigen Visa-kaart heeft, dat het niet meer kan voorvallen dat u om welke reden ook, met uw eigen privékaart betaalt.

Forfait volledig aftrekbaar?

Volledig aftrekbaar? Dat is inderdaad het algemene principe. Zo’n forfaitaire onkostenvergoeding is bij u niet belastbaar en bij uw vennootschap volledig aftrekbaar. Het gaat immers om een forfaitair bedrag waarvan niet gedetailleerd gezegd kan worden welke onkosten er die maand precies vergoed werden.

Ook de restaurantkosten daarin? Absoluut! Een controleur die stelt dat het deel van de onkostenvergoeding dat betrekking heeft op restokosten slechts voor 69% aftrekbaar is, slaat de bal dus volledig mis. Hij wéét immers niet hoeveel restokosten er in uw forfait die maand begrepen zijn.

Tip. Dat is ook zo als u bij het onderbouwen van uw bedrag restokosten opgenomen heeft. Dat impliceert dan immers niet dat u elke maand restokosten zou hebben, laat staan elke maand voor datzelfde bedrag.

Let op! Sluit u een akkoord met uw controleur over het bedrag van de onkostenvergoeding én over het feit dat een deel ervan slechts beperkt aftrekbaar is, dan geldt dat uiteraard wel.