RSZ - KOSTENFORFAITS - 04.02.2016

Volstaan enkele bewijsdossiers?

Bewijslast bij de werkgever. Kosten die “ten laste vallen van de werkgever” zijn vrijgesteld van bijdragen (art. 19, §2, 4° Uitvoeringsbesluit RSZ-wet) . Als u een vergoeding betaalt voor dergelijke kosten en die niet aan bijdragen onderwerpt, rust de bewijslast op u (art. 14, §4 RSZ-wet) : d.w.z., u moet aantonen dat er een realiteit tegenover staat. Het is dus in eerste instantie niet aan de RSZ om aan te tonen dat dit niet zo is.

Forfaits worden toegestaan. Toch aanvaardt de RSZ ook forfaitaire vergoedingen. U wordt dus niet verplicht om nota per nota terug te betalen, u mag ook een round-up maken van de kosten die gemaakt worden en daar een realistisch bedrag opplakken. Welke bedragen realistisch zijn voor welk type kosten, wordt zelfs aangegeven in de RSZ-onderrichtingen. Om hard te kunnen maken dat er wel degelijk kosten gemaakt worden door de betrokken werknemers, is het dan echter wel aangewezen om gedurende een bepaalde periode – bv. minstens een half jaar – een bewijsdossier samen te stellen met facturen, nota’s, bonnetjes, enz.

Enkele bewijsdossiers volstaan! We hoorden af en toe van abonnees dat de RSZ-inspectie al eens aanvoerde: “ Uw bewijsdossiers tonen wel aan dat X of Y die kosten maken, maar daarom doen al die andere werknemers waarvoor u dat forfait toepast, dat nog niet.” En dus oordeelde men dat het voor hen om onderworpen loon ging. Deze redenering werd onlangs door het Hof van Cassatie echter verworpen in een zaak waarin het over forfaitaire transportvergoedingen ging (Cass., 07.09.2015) . Het Hof oordeelde nl. dat het niet uit de wet volgt dat “de forfaitaire sommen die de werkgever uitkeert alleen aan de kwalificatie van loon kunnen ontsnappen als de kosten die iedere werknemer maakt, bewezen zijn ”.

Let op! Zonder een goed gestoffeerd dossier begint u er beter niet aan. Zorg er dus voor dat u voor bv. 10% van de mensen waaraan u het forfait toekent, een dossier opbouwt, én dat u voor de anderen minstens kunt aantonen dat ze zich in dezelfde situatie bevinden (dezelfde kosten maken omwille van dezelfde functie en arbeidsomstandigheden).