Vijf spelregels om facturen correct te protesteren
We hoeven u natuurlijk niet meer te wijzen op het belang van het tijdig protesteren van facturen, maar toch zijn er daarbij een aantal valkuilen waarvoor u beter kunt uitkijken. Waarom protesteert u bv. het best ook de algemene voorwaarden van uw leverancier?
Wat kunt u achteraf nog ondernemen als u eerst de factuur alleen mondeling protesteerde?
Waarom wacht u het best niet op de factuur als een leverancier de overeengekomen prestatie niet correct uitvoerde? Hoe reageert u dan wel meteen?
En hoe pakt u de zaken aan als u slechts een gedeelte van de factuur betwist, bv. omdat de prijs hoger ligt dan wat u overeengekomen was?
Wanneer protesteren?
Factuur
Als bedrijf moet u een factuur waar u het niet mee eens bent, protesteren. Doet u dat niet, dan wordt u geacht het met die factuur eens te zijn. Als u dan later die factuur toch nog wilt betwisten, kan dat veelal niet meer. Komt de zaak voor de rechtbank, dan zal de rechtbank die betwisting meestal eenvoudig oplossen en u gewoon veroordelen tot betaling. De behandeling gebeurt dan vaak zelfs al op de inleidende zitting.
Andere situaties
Het is trouwens aangewezen ook een brief van een klant (bv. een klacht) of leverancier onmiddellijk te protesteren als u het met de inhoud ervan niet eens bent. Ook in zo’n geval kan de tegenpartij anders stellen dat zij mocht aannemen dat u het met de inhoud van die brief eens was, aangezien u niet gereageerd heeft.
Als uw leverancier de afgesproken prestatie niet correct uitvoert, dan wacht u zelf beter ook niet op de factuur om te reageren. Stel uw leverancier dan het best onmiddellijk in gebreke en maan hem aan zijn opdracht alsnog correct uit te voeren. Anders riskeert u de factuur uiteindelijk toch te moeten betalen (kh. Oudenaarde, 03.03.2015) .
Niet-betwiste gedeelte
Als het factuurbedrag volgens u niet correct is, dan doet u er goed aan het niet-betwiste gedeelte te betalen. Hoe kleiner het onbetaalde bedrag, des te kleiner ook de kans dat de tegenpartij uiteindelijk naar de rechtbank stapt.
Hoe aanpakken?
Redelijke termijn
U moet een factuur altijd binnen een redelijke termijn na de ontvangst ervan protesteren. Hoe sneller u dat doet, hoe beter. Probeer alleszins te reageren binnen de week na de ontvangst van de factuur. Die termijn is echter niet ‘absoluut’. De rechter bepaalt zelf, afhankelijk van de concrete omstandigheden, wat een redelijke termijn is.
Of de termijn waarbinnen u reageert redelijk is, hangt immers ook af van wat u precies protesteert. Hoe complexer de factuur en hoe meer nazicht die vraagt, hoe langer u tijd heeft om te reageren. Ook als de factuur door uw leverancier laattijdig bezorgd werd of als u kunt aantonen dat u zo snel mogelijk protesteerde, maar dat u bv. op reis was of eerst bijkomende informatie moest vragen, beschikt u over meer tijd om te protesteren.
Houd er rekening mee dat er in de algemene voorwaarden van uw leverancier of in het contract een concrete termijn kan staan waarbinnen u tot protest moet overgaan. Houd u daar dan ook aan. Als die termijn niet overdreven kort is, is de kans reëel dat de rechter zal vinden dat u daardoor gebonden bent, tenzij u een goede reden had om later te reageren.
Motivering
U stuurt de factuur beter niet gewoon terug. Het volstaat al evenmin ze terug te zenden nadat u ze doorstreept heeft en er ‘geprotesteerd’ of ‘protest’ op geschreven heeft. Uw protest moet ook gemotiveerd zijn. U moet dus de redenen aangeven waarom u het niet eens bent met de factuur. Probeer in uw betwisting van de factuur zo volledig mogelijk te zijn. Geef duidelijk aan wat de redenen zijn waarom u het niet eens bent met de inhoud ervan. Later nog andere, bijkomende redenen van protest aanhalen is niet altijd even eenvoudig. U kunt in uw protestbrief wel het best sowieso een voorbehoud maken om later nog bijkomende redenen aan te halen. Maak duidelijk dat de lijst met opmerkingen nog niet volledig is, zodat u nadien nog bijkomende opmerkingen kunt maken: “Ik protesteer uw factuur nr. … d.d. … Ik wens hierbij alvast de volgende eerste opmerkingen te formuleren. Ik heb hierbij niet de bedoeling volledig te willen zijn en maak voorbehoud om bijkomende opmerkingen te formuleren waar en wanneer het zal behoren” .
Algemene voorwaarden
Op de factuur staan wellicht ook algemene voorwaarden. Als u die niet eerder gezien heeft, dan is het aangewezen die algemene voorwaarden eveneens te protesteren. Laat uw leverancier dan weten dat u nooit akkoord ging met zijn ‘kleine lettertjes’ en dat u de toepasselijkheid ervan betwist. Doet u dat niet en raakt de betwisting tussen u beiden niet opgelost, dan is de kans immers groot dat uw leverancier met succes teruggrijpt naar deze algemene voorwaarden die wellicht eenzijdig in zijn voordeel zijn.
Bewijs van verzending
Zorg er tevens voor dat u kunt bewijzen dat u tot protest overging. Beperk u dus niet tot mondeling protesteren. Ook met een gewone brief loopt u een risico. Voor een kleine factuur of een reactie naar een leverancier met wie u een goede relatie heeft, kunt u in eerste instantie een e-mail sturen. Vraag dan wel om een ontvangst- en leesbevestiging. Print deze en houd ze bij. Krijgt u die bevestiging niet, stuur dan alsnog een aangetekende brief waarin u het protest herhaalt.
Bij een belangrijke betwisting stuurt u maar beter dadelijk een aangetekende brief. Zo kan er immers geen discussie bestaan over de vraag of u de factuur al dan niet geprotesteerd heeft. De algemene voorwaarden kunnen ook bepalen hoe u moet protesteren, bv. via een aangetekende brief. Houd u daar dan aan. Indien u dat niet doet, loopt u immers het risico dat de rechter uw protest niet geldig acht.
Alleen mondeling geprotesteerd?
Protesteerde u toch enkel mondeling, dan kunt u dat nadien proberen recht te zetten. U kunt meer bepaald toch uw dossier proberen op te bouwen door in latere aangetekende briefwisseling of e-mails te verwijzen naar uw mondeling protest. Als de tegenpartij daar niet op reageert, dan mag u in principe aannemen dat hij erkent dat u reeds mondeling geprotesteerd had (Brussel, 12.12.2014) .
Toch nog een aanmaning?
Het gebeurt soms dat u na uw protest toch nog een aanmaning krijgt. Reageer ook op die aanmaning. U kunt dan een aangetekende brief sturen waarin u aangeeft dat u de factuur al eerder geprotesteerd heeft en dat u dat eerdere protest handhaaft. U kunt daarbij een kopie van het protest voegen. Doet u dat niet, dan zou de tegenpartij uit dat gebrek aan reactie immers mogelijk kunnen afleiden dat u uw eerdere protest niet meer handhaaft.
Om te vermijden dat u bij elke aanmaning opnieuw moet reageren, kunt u bij uw reactie ook vermelden dat uw protest ook geldt voor alle volgende aanmaningen die u nog zou ontvangen voor wat betreft de factuur in kwestie. U hoeft dan vervolgens niet telkenmale opnieuw te reageren.
Adviezen
- Protesteer facturen altijd onmiddellijk aangetekend. Motiveer uw beweegredenen en maak voorbehoud voor het geval dat u later nog bijkomende argumenten wilt kunnen aanvoeren. Protesteer ook altijd opnieuw als u daarna toch nog een aanmaning krijgt. Als u de algemene voorwaarden van uw leverancier voor het eerst samen met de factuur te zien krijgt, dan protesteert u die voorwaarden ook het best uitdrukkelijk.
- Als u initieel alleen mondeling geprotesteerd heeft, dan verwijst u in latere brieven het best altijd uitdrukkelijk naar uw mondeling protest. Als de tegenpartij daarop niet reageert, dan mag u in principe aannemen dat hij uw mondeling protest erkent.
- Betaal het niet-betwiste gedeelte zodat uw leverancier achteraf geen schadevergoeding wegens rechtsmisbruik kan vragen.
- Wacht niet op de factuur om te reageren als uw leverancier de overeengekomen prestatie niet correct uitvoert. Stel hem dan aangetekend in gebreke en maan hem aan de werken alsnog naar behoren uit te voeren.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.