Mag uw werknemer de fiscus helpen?
Een nv krijgt onaangekondigd bezoek van de BBI, op een moment dat de gedelegeerd bestuurder niet aanwezig is, noch telefonisch bereikbaar. De controleurs vragen aan een bediende, mevrouw H., om datamappen te kopiëren naar een externe schijf die ze meegebracht hebben. Aan het einde van het bezoek stellen ze een proces-verbaal op dat ze door H. mee laten ondertekenen. Volgens de vennootschap zijn de gekopieerde bestanden onrechtmatig verkregen bewijs, omdat mevrouw H. niet bevoegd was om de kopieën te maken.
Standpunt Administratie
Volgens de fiscus zijn de kopieën wel rechtmatig verkregen. Nergens in de wet staat dat een vennootschap maar rechtsgeldig aan haar verplichting om gegevens voor te leggen en te kopiëren kan voldoen, als er een schriftelijke volmacht gegeven is aan een individueel bepaald natuurlijk persoon.
Standpunt rechter
De zaak komt tot voor het Hof van Cassatie en dat geeft de fiscus gelijk. Mevrouw H. heeft niet aangegeven dat ze niet gemandateerd geweest zou zijn om t.b.v. de vennootschap te voldoen aan de verplichting tot voorlegging van boeken, stukken en gegevens. Integendeel, zij heeft zonder protest meegewerkt en de noodzakelijke hulp geboden bij het kopiëren van de digitale gegevens. Ook het proces-verbaal dat ze mee ondertekend heeft, vermeldt geen weigering van mevrouw H. De vennootschap toont ook niet aan dat het arbeidsreglement de bediende verboden zou hebben om medewerking aan de fiscus te verlenen.
Download het arrest van het Hof van Cassatie van 25.01.2019 van http://tipsenadvies-belastingen.be/download – code BT 25.13.06.
Commentaar
Kopie voor de fiscus. Wie een fiscale controle krijgt, is verplicht om op verzoek van de controleurs alle facturen, boeken en andere stukken voor te leggen die fiscaal van belang zijn. Worden deze gegevens in een elektronisch formaat bewaard, dan heeft de fiscus het recht om te vragen dat van deze gegevens in het bijzijn van de belastingplichtige en op zijn uitrusting kopieën gemaakt worden (art. 61, §1, lid 4 W.Btw, artikel 315bis, lid 3 WIB 92) .
Wie moet dat doen? De fiscus kan de voorlegging van stukken en het maken van kopieën slechts eisen van de belastingplichtige zelf of zijn lasthebber. In het geval van een vennootschap wordt de belastingplichtige vertegenwoordigd door de bestuurders of zaakvoerders, die zowel aan een intern persoon, bv. de financieel directeur van de vennootschap, als een extern persoon, bv. een accountant, een volmacht kunnen geven om in hun plaats aan deze fiscale verplichting te voldoen.
Volmacht kan stilzwijgend zijn! Dat is de belangrijkste les uit dit cassatiearrest. Wanneer een werknemer feitelijk meewerkt bij een fiscale controle en nergens uit blijkt dat u dit verboden heeft, mag de fiscus ‘redelijkerwijze’ veronderstellen dat die werknemer bevoegd is om zijn medewerking te verlenen, ook al heeft u daartoe geen schriftelijke volmacht gegeven.
Let op! Niet enkel de BBI komt meestal onaangekondigd op bezoek, zgn. opsporingsambtenaren doen dat ook.
Tip. Werk een procedure uit voor wat er moet gebeuren als er een fiscale controle plaatsvindt, zeker wanneer u op dat moment niet op het bedrijf aanwezig bent en niet bereikt kunt worden. Verbied eventueel elke medewerking zolang u er niet bent. Zet die afspraken ook op papier.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.