Hoeveel laptops, gsm’s, bureaus, ... zijn er aftrekbaar?

Twee stuks in de kosten

Wat was er gebeurd? Een zelfstandige (een handelaar) had voor zijn zaak o.a. twee vaste pc’s, twee laptops en twee smartphones gekocht. Behalve zijn bureau in het eigenlijke bedrijfspand, had hij ook thuis nog een bureautje ingericht. Ten slotte had hij ook twee auto’s voor zijn zaak: een gewone personenwagen en een bestelwagen.

Wat vond zijn controleur daarvan? Die aanvaardde slechts de aftrek van telkens één exemplaar, dus één pc, één laptop, één smartphone, één bureau en één auto. De andere zouden immers wel door de gezinsleden van die collega gebruikt worden. Volgens de controleur kan er voor iemand die alleen werkt, m.a.w. nooit meer dan één stuk van eenzelfde soort goederen fiscaal aftrekbaar zijn.

Hoeveel stuks zijn er aftrekbaar?

Slechts één stuk aftrekbaar? Neen! Het is m.a.w. niet omdat u alleen werkt, dat u ook maar de kosten van bv. één pc of bureau fiscaal in aftrek zou kunnen nemen. Een dergelijke beperking is immers nergens zwart-op-wit terug te vinden. Het enige criterium voor de aftrekbaarheid van een uitgave is nl. het beroepsmatige gebruik ervan.

Dus twee stuks geen probleem? Dat nu ook weer niet. U moet nl. van alle aankopen die u in aftrek wilt brengen, bewijzen dat u ze effectief voor de uitoefening van uw beroep gebruikt. Dat is uiteraard gemakkelijker voor bv. één laptop dan voor vier laptops. Geen enkele controleur zal m.a.w. de aankoop van één laptop in vraag stellen, maar als u helemaal alleen werkt en toch vier laptops nodig heeft, dan is het niet abnormaal dat hij daar een woordje uitleg over vraagt...

Concrete werksituatie is van belang

‘Feitenkwestie’. Eerder dan de vraag of u alleen werkt of niet, is voor het aantonen van het beroepsmatige karakter de aard van uw werk van belang en hoe u uw werk organiseert. Zo kan bv. een kleinhandelaar perfect het gebruik van een bestelwagen naast een personenauto verantwoorden, terwijl dat voor bv. een advocaat niet echt voor de hand ligt. Het is daarentegen wel normaal dat die advocaat meerdere laptops en smartphones gebruikt.

Wees voorbereid. Houd er m.a.w. rekening mee dat dit voor uw controleur een gevoelig punt is. Zorg er dan ook voor dat u direct een geloofwaardig antwoord heeft op vragen over het beroepsgebruik van het tweede, derde, ... exemplaar van een laptop, smartphone, enz.

Let op!  Normaal gezien bezorgt uw belastingcontroleur de resultaten van zijn controle aan zijn collega van de Btw. Die zal dan in principe ook de btw terugvorderen van de goederen waarvan u het beroepsgebruik niet kunt bewijzen.

‘Overdreven’ kosten. Aanvaardt de controleur dat u alle pc’s, smartphones, ... beroepsmatig gebruikt, dan kan hij eventueel wel nog het stuk van de kosten verwerpen dat ‘onredelijk de beroepsbehoeften overschrijdt’. Hij moet die onredelijke overschrijding van de beroepsbehoeften echter wel zelf bewijzen. U hoeft m.a.w. niet te bewijzen dat die kosten wél redelijk zijn.

Tip. Heeft de fiscus bij een controle de kosten van bv. meerdere pc’s niet verworpen, dan heeft u een zgn. stilzwijgend akkoord dat die kosten aftrekbaar zijn. De fiscus kan de aftrekbaarheid ervan dan enkel nog in vraag stellen voor de toekomst.