PERSONEEL - ONTSLAG - 12.11.2020

Wat met de e-mails van uw ex-werknemer?

Mag u de professionele mailbox van een voormalige werknemer blijven gebruiken nadat die uw bedrijf verlaten heeft? De ‘Gegevensbeschermingsautoriteit’ nam hierover een duidelijk standpunt in. Hoe zit dat precies?

Waarover ging het?

E-mailadressen nog in gebruik na ontslag

Eind november 2016 zette een voormalig familiebedrijf zijn CEO, tevens de zoon van de oorspronkelijke oprichter, aan de deur. Als reactie dienden enkele andere familieleden spontaan hun ontslag in. In maart 2019 bleken hun e-mailadressen (in de vorm van voornaam@bedrijf.be) nog altijd in gebruik. Het bedrijf haalde als reden aan dat het geen belangrijke e-mails wilde missen.

Werkgever weigert account te blokkeren

Klacht. Toen de ex-CEO dit ontdekte en zijn vroegere werkgever verzocht om deze mailboxen niet langer te gebruiken, ving hij bot. Ook een bemiddelingspoging door de Gegevensbeschermingsautoriteit draaide op niets uit. Daarna belastte de voormalige Privacycommissie haar Geschillenkamer met de zaak.

Wat besliste de Geschillenkamer?

Het mag niet

De Geschillenkamer oordeelde op 29.09.2020 dat het professionele e-mailadres van een voormalige werknemer in geen geval nog gebruikt mag worden.

Stappenplan

Uit de argumentatie kunt u ook dit stappenplan afleiden:

  1. IT-beleid. Voorzie een intern beleid m.b.t. het gebruik van de IT-middelen in uw bedrijf en zorg ervoor dat het alle onderstaande stappen behelst.
  2. Persoonlijke mails. Geef de persoon in kwestie de kans om – vooraleer hij het bedrijf verlaat – zijn persoonlijke mails te verzamelen of te verwijderen. Indien u een deel van de inhoud daarvan wilt behouden om een goede werking van uw bedrijf te verzekeren, dan moet dat eveneens gebeuren vóór zijn vertrek. Bij discussies schakelt u het best een vertrouwenspersoon in.
  3. Informeren. Informeer de persoon over het feit dat zijn mailbox geblokkeerd zal worden.
  4. Automatische reply. Activeer een automatische antwoordfunctie die afzenders laat weten dat de persoon niet meer bij u werkt. Vermeld daarin ook zijn privécontactgegevens. De Geschillenkamer verkiest deze werkwijze boven het simpelweg doorsturen van mails.
  5. Blokkeren. Blokkeer de bewuste mailbox uiterlijk op de dag van het effectieve vertrek, zodat die niet meer gebruikt kan worden.
  6. Eén maand. Behoud de automatische antwoordfunctie gedurende een ‘redelijke periode’. Dat is doorgaans tot één maand na het vertrek. Langer is mogelijk, maar alleen als u de verlenging kunt rechtvaardigen, de ex-werknemer hiervan op de hoogte stelt en (bij voorkeur) de termijn van drie maanden niet overschrijdt.
  7. Verwijderen. Zodra de antwoordfunctie stopgezet wordt, verwijdert u de mailbox definitief.

Wat betekent dit nu?

Leidraad. De Geschillenkamer baseerde zich voor zijn oordeel op aanbevelingen. Het is niet algemeen bindend, maar het vormt wel een goede leidraad voor wie op een correcte manier wil omgaan met de mailboxen van ex-werknemers.

Boete vermijden. Op die manier vermijdt u ook eventuele boetes. Het voormalige familiebedrijf in kwestie – een kmo met een 12-tal werknemers – moest alvast € 15.000 ophoesten!

Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit mag u het professionele e-mailadres van een ex-werknemer niet meer gebruiken na zijn effectieve vertrek. Het oordeel is niet algemeen bindend, maar het vormt wel een goede leidraad om boetes te voorkomen.

Contactgegevens

Indicator - Larcier | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

Customer.Services@indicator-larcier.be | www.indicator-larcier.be

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878