Uw papieren gratis in een digitale kluis

Waarom? Het gebeurt vaker dan u denkt. Wanneer ze belangrijke documenten nodig hebben, weten veel mensen niet meer waar ze die precies opgeborgen hebben. Als het document bij de bank in een kluis ligt, dan moet u zich tijdens de openingsuren naar het kantoor begeven. In een digitale kluis daarentegen, bewaart u alle belangrijke documenten op één plaats. U bent niet gebonden aan de openingsuren van uw bankkantoor. U loopt ook minder risico dat een document verloren gaat of door diefstal of een brand verdwijnt of tenietgaat. Ook voor uw erfgenamen heeft zo’n kluis voordelen. Als u alle relevante documenten in een digitale kluis opslaat, dan vermijdt u dat uw erfgenamen onwetend zijn over bepaalde contracten, verzekeringspolissen of vermogensbestanddelen. Ze kunnen dat alles eenvoudig terugvinden in uw digitale kluis.

Voor wie? Elke meerderjarige Belgisch burger kan in principe een digitale kluis openen. Een vennootschap kan dat op dit moment (nog) niet. Om uw digitale kluis aan te maken volstaat het om te surfen naar https://www.izimi.be . Om via deze website een persoonlijke kluis te kunnen aanmaken, is wel een eID of toegang tot itsme vereist. Uw kluis beschikt over een capaciteit van 1 gigabyte. De gegevens die u erin opslaat, worden bewaard in de cloud. Ze worden dus niet opgeslagen in uw eigen computer, maar wel in de datacentra van Izimi.

Welke documenten? U kunt zelf kiezen welke documenten u in de digitale kluis uploadt. Het hoeft daarbij niet noodzakelijk te gaan om notariële aktes. Zo zou u er bv. aan kunnen denken om uw diploma’s er in onder te brengen, net als belangrijke contracten of polissen en dergelijke meer. De keuze is daarbij volledig aan u. Houd er wel rekening mee dat het systeem niet alle bestandstypen kan verwerken. Ook het opnemen van bestanden die beveiligd zijn met een wachtwoord kan problematisch zijn. Heeft u uw documenten nog niet in digitale vorm, dan kunt u ze inscannen of er met uw smartphone een digitale foto van nemen. U kunt de verschillende documenten binnen uw digitale kluis ook rangschikken en onderbrengen in bepaalde categorieën. U kunt ook persoonlijke labels toevoegen. Op die manier is het mogelijk om bepaalde documenten later sneller terug te vinden.

Notariële aktes? Via de digitale kluis heeft u automatisch ook toegang tot al uw notariële akten die sinds 2015 verleden werden. Onderhandse verkoopovereenkomsten en andere onderhandse akten zal u indien gewenst, net als notariële aktes die dateren van voor 2015, zelf moeten onderbrengen in de digitale kluis.

Wie kan raadplegen? Eens u een kluis heeft aangemaakt, kunt u de inhoud daarvan te allen tijde raadplegen. Telkens u wilt inloggen op Izimi, moet u zich identificeren met behulp van uw identiteitskaart of met de app itsme. U bent de enige die toegang heeft tot uw kluis. U kunt wel bepaalde documenten delen met de contacten die u zelf toevoegt. U kiest vrij wie die contacten zijn en wat u precies met elk van die contacten deelt. U kunt dus per document bepalen of dit wel of niet gedeeld kan worden en met wie. U kunt het delen van documenten ook altijd stopzetten. U kunt wel enkel documenten delen met personen die zelf ook een digitale kluis hebben aangemaakt. Ook de notaris heeft geen automatische toegang tot uw gegevens. Als Izimi u de mogelijk biedt om met uw notaris gegevens uit te wisselen, dan krijgt u ook de mogelijkheid om dit vertrouwelijk te doen, zodat enkel de notaris inzage krijgt in de door u gedeelde documenten en de medewerkers van de notaris niet. U kunt in Izimi ook een voorkeursnotaris aanstellen. Die keuze kunt u te allen tijde wijzigen.

Overlijden. U kiest zelf wat er bij uw overlijden met uw digitale kluis gebeurt. U kunt de inhoud overdragen aan uw erfgenamen, via de notaris van hun keuze. U kunt er ook voor opteren dat de inhoud van de kluis vernietigd wordt op het moment dat u overlijdt. Als u daarvoor kiest, dan gebeurt de vernietiging ook als u in uw testament een andere keuze maakt. U kunt ook aanduiden welke documenten u wenst te delen en met wie, en welke daarentegen vernietigd moeten worden.

Kosten. Het aanmaken en gebruiken van de digitale kluis is gratis, zelfs als u nog nooit een notariële akte liet opmaken en u de kluis alleen wilt gebruiken om er bepaalde andere documenten in onder te brengen. Het raadplegen van de documenten die zich in de kluis bevinden is eveneens gratis. Weet wel dat er in de toekomst allicht betalende diensten zullen bijkomen. Zo zal het tegen betaling bijvoorbeeld mogelijk worden om zekerheid te verschaffen over de echtheid (authenticiteit) van digitale documenten, en dit zowel aan Izimi-gebruikers als aan externe partijen.