Fietsvergoeding combineren met fiscale vrijstelling VAA?

Fietsvergoeding én een firmawagen

Fietsvergoeding. Voor werknemers die met de fiets naar het werk komen, bestaat er het systeem van de ‘vrijgestelde’ fietsvergoeding. Vrijgesteld betekent dat er geen RSZ-bijdragen of bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn. Het maximaal vrijgestelde bedrag van de fietsvergoeding bedraagt sinds 01.01.2022 € 0,25 per afgelegde kilometer.

Ook mogelijk voor wie firmawagen heeft. Het is niet omdat een werknemer een firmawagen heeft, dat hij ervan uitgesloten wordt door de RSZ of de fiscus.

Enkel voor wie effectief soms met de fiets komt. Laat de betrokken werknemers een verklaring op eer tekenen waarin ze verklaren in welke periodes/op welke dagen ze met de fiets komen. Vervolgens kunt u in een bijlage bij het contract opnemen dat u zich op deze verklaring baseert om hun een fietsvergoeding toe te kennen. Zo heeft u iets in handen als er een controle zou komen.

Hoe zit het met de fiscale aftrek?

Fiscale aftrek woon-werkverkeer VAA. Als de werknemer de firmawagen niet alleen gebruikt in zijn vrije tijd, maar die firmawagen ook voor het woon-werkverkeer gebruikt dan mag hij een deel van het voordeel van alle aard (VAA) in zijn aangifte voor de personenbelasting aftrekken nl. € 430 (aanslagjaar 2023). Voor aanslagjaar 2022 is dat nog € 420.

Daarnaast een vrijgestelde fietsvergoeding? De fietsvergoeding is immers ook fiscaal vrijgesteld indien de werknemer effectief met de fiets naar het werk komt. Toch is de vrijstelling van € 430 te combineren met de fietsvergoeding op voorwaarde dat hij naast de fiets ook nog regelmatig zijn firmawagen gebruikt voor het woon-werkverkeer.

Enkele voorbeelden

1. Deels met de wagen, deels met de fiets. De fietsvergoeding wordt voor een ander traject betaald dan de wagen. De werknemer rijdt bv. iedere dag met de wagen naar een parking (30 km) en neemt vandaar de (plooi)fiets naar de binnenstad (7 km): vrijstelling firmawagen € 430 per jaar, fietsvergoeding voor die dagen × 7 km × 2.

2. Enkel in de zomer met de fiets. De werknemer rijdt in de zomermaanden met de fiets en in de wintermaanden met de auto. Hij behoudt de vrijstelling firmawagen voor de wintermaanden (€ 430 of eventueel beperkt tot het VAA dat betrekking heeft op de wintermaanden) en een fietsvergoeding voor de zomermaanden. Het vrijgestelde bedrag van € 430 is immers een jaarbedrag ongeacht hoeveel maanden de wagen gebruikt wordt zolang het VAA voor die periode minstens € 430 is.

3. Niet als hij firmawagen niet gebruikt. De werknemer woont op het platteland en werkt in het centrum van Brussel aan het Noordstation. Hij fietst elke dag van thuis naar het station en terug (elke dag 5 × 2 km = belastingvrije fietsvergoeding), dan neemt hij de trein naar het Noordstation waarvoor hij ook een vergoeding krijgt van zijn werkgever. De firmawagen gebruikt hij enkel voor loutere privéverplaatsingen en soms om naar een seminarie te gaan. Deze werknemer krijgt dus geen € 420 vrijstelling op het VAA.