Uw langetermijncontracten aanpassen aan de levensduurte?

Indexatie

Overeenkomst nodig

Als u een managementovereenkomst of een langetermijncontract sluit en u spreekt daarin een bepaalde prijs af voor uw prestaties (bv. een vergoeding per uur, per dag of zelfs een jaarbedrag), dan kunt u dat bedrag niet zomaar eenzijdig aanpassen (lees: verhogen) en dit ook niet in periodes van hoge inflatie. Ook eenzijdig een indexaanpassing doorvoeren is dus niet zomaar mogelijk.

Om tot een aanpassing te kunnen overgaan, heeft u nu eenmaal het akkoord nodig van uw contractpartner. U zet dat akkoord ook maar beter op papier. U kunt de mogelijkheid om uw prijs aan te passen in principe ook meteen voorzien in de overeenkomst die u met uw opdrachtgever of klant sluit.

Indexaanpassing?

De meest evidente manier om de stijgende levensduurte op te vangen, bestaat erin de prijs te koppelen aan de schommelingen van de index. Uw contractpartner zal daar allicht ook niet moeilijk over doen omdat ook huurprijzen, lonen, enz. vaak gekoppeld zijn aan de index.

Weet echter dat u strikt genomen riskeert dat zo’n indexatieclausule door de tegenpartij achteraf in vraag gesteld wordt. De wet zegt nu eenmaal dat u in de overeenkomst met uw klanten of opdrachtgevers niet zomaar een clausule kunt opnemen waarbij u bepaalt dat de prijs jaarlijks aangepast wordt in functie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of van enig ander indexcijfer. Dat geldt trouwens zowel in b2b- als b2c-contracten. Doet u dat toch, dan is die bepaling nietig. U kunt er zich dan niet op beroepen om de prijs toch aan te passen (art. 57 wet van 30.03.1976 betreffende de economische herstelmaatregelen) .

Soms toch geldig?

De nietigheid van zo’n indexatieclausule geldt niet als er in uw sector een afwijkende regeling uitgewerkt zou zijn.

Bovendien is een indexatieclausule ook toegelaten in huurcontracten of overeenkomsten die betrekking hebben op prestaties geleverd door de beoefenaars van vrije beroepen, zoals bv. overeenkomsten met een accountant of advocaat.

Praktisch

In de praktijk zal de opdrachtgever of de klant de indexaanpassing vaak toch gewoon aanvaarden omdat hij niet weet dat zo’n indexatieclausule niet geldig is, of omdat hij ervan uitgaat dat een afspraak een afspraak is en hij op gemaakte afspraken niet wenst terug te komen, of omdat hij de goede relatie met u wil behouden en daarom niet moeilijk doet over de prijsverhoging.

Veel mensen vinden het ook voor beide partijen eenvoudiger om bij het aangaan van een overeenkomst duidelijke afspraken te maken. Het is vaak voor iedereen veel simpeler om vooraf af te spreken hoe de afgesproken prijs herzien kan worden, eerder dan daar elk jaar opnieuw over te onderhandelen.

Welke index?

Er zijn meerdere soorten indexen die u kunt gebruiken om uw prijs aan te koppelen. Zo kunt u vooreerst teruggrijpen naar het indexcijfer van de consumptieprijzen. Een alternatief is de prijs te koppelen aan de schommelingen van de gezondheidsindex. Bij het bepalen van die laatste index wordt geen rekening gehouden met de prijsschommelingen van bepaalde producten zoals tabak, alcohol, benzine, diesel en lpg. Omdat de kosten van brandstoffen voor u vaak wel van belang zijn in uw kostenstructuur, kiest u beter voor de gewone index van de consumptieprijzen.

U zou daarnaast de prijs ook kunnen koppelen aan de zgn. HICP-index. Dat is een index die berekend wordt op basis van een uniforme Europese formule, om de inflatiecijfers van de lidstaten van de Europese Unie eenvoudiger met elkaar te kunnen vergelijken. Tenzij u in zee gaat met een buitenlandse opdrachtgever of klant, heeft het minder zin hiervan gebruik te maken, temeer omdat heel wat bedrijven deze index nauwelijks of niet kennen.

Managementovereenkomst

In een managementovereenkomst doet u er onder meer goed aan geen opzegregeling op te nemen die al te zeer parallel loopt met de regeling die voor bedienden geldt, om de fiscus en de RSZ geen extra argumenten te geven om schijnzelfstandigheid in te roepen. Hoewel het misschien een detail is, zouden wij naar analogie daarvan het contract eerder indexeren aan de hand van de index van de consumptieprijzen en niet op basis van de gezondheidsindex.

Formule aangeven

Kiest u toch voor een indexatieclausule, dan is het meteen belangrijk de formule op te nemen op basis waarvan de indexaanpassing jaarlijks gebeurt.

Zo kunt u aangeven dat de aanpassing aan de index gebeurt op de datum van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Bepaal meteen wat het oude indexcijfer is (bv. dat van de maand voorafgaand aan de datum van inwerkingtreding van de overeenkomst) en wat het nieuwe indexcijfer is (bv. dat van de maand voorafgaand aan de verjaardag van de inwerkingtreding van het contract).

Andere prijsaanpassingen

Vaste bedragen

U kunt in uw contract met uw klant of leverancier perfect overeenkomen dat uw prijs periodiek met een vast percentage of een vast bedrag stijgt. Zo is het bijvoorbeeld geldig om overeen te komen dat de prijs jaarlijks sowieso met 3% stijgt of dat er jaarlijks bij een uurtarief een vast bedrag (bv. € 5) bijkomt.

Het is eveneens toegelaten met uw klant of opdrachtgever een verschillende prijs overeen te komen per jaar dat de overeenkomst duurt, bv. voor het eerste jaar een tarief van € 100 per uur, het jaar nadien € 110 en het derde jaar € 120.

Koppeling aan de reële kosten?

Daarnaast kunt u de prijs die u met uw klant of opdrachtgever afspreekt, wel degelijk koppelen aan parameters die de reële kosten vertegenwoordigen. Hier zijn dan wel voorwaarden aan verbonden. Die worden al eveneens vermeld in art. 57 wet van 30 maart 1976 betreffende de economische herstelmaatregelen.

Zo mag iedere parameter alleen toepasselijk zijn op dat gedeelte van de prijs dat beantwoordt aan de kosten die de parameter vertegenwoordigt en mag de clausule maximaal spelen tot een bedrag van 80% van de eindprijs. Zijn die voorwaarden niet vervuld, dan is zo’n bepaling eveneens nietig.

Neemt u zo’n clausule op, dan is het belangrijk ervoor te zorgen dat de clausule duidelijk is en dat ze zodanig geformuleerd is dat de nieuwe prijs voldoende bepaald of bepaalbaar is.

Geef dan ook bv. een duidelijke formule aan op basis waarvan de nieuwe prijs berekend wordt en vermeld ook op welke momenten zo’n aanpassing aan de orde is.