FACTUUR - VORMVEREISTEN - 01.02.2023

Verplicht elektronisch factureren aan overheidsdiensten?

In Vlaanderen en Brussel moet het al

Sinds 1 januari 2017 in Vlaanderen. Als u werken doet voor de Vlaamse overheid bent u al een tijdje verplicht om uw facturen elektronisch aan uw opdrachtgever te bezorgen. Dat geldt meer bepaald voor alle nieuwe opdrachten die u kreeg sinds 1 januari 2017 (kleine ondernemingen kregen wel een uitstel tot 1 januari 2018).

Sinds 1 november 2020 in Brussel. Sinds 1 november 2020 worden enkel nog facturen in elektronisch formaat aanvaard voor alle overheidsopdrachten die door de administraties en overheidsinstellingen van het Brussels Hoofdstedelijk gewest toegekend worden.

Wallonië niet verplicht. In Wallonië krijgt elektronisch factureren de voorkeur, maar is het niet verplicht.

Tip. U mag altijd vrijwillig elektronisch factureren. Aanbestedende overheden zijn nu eenmaal al sinds 1 april 2019 verplicht om elektronische facturen van aannemers te ontvangen en te verwerken.

Federaal gefaseerd ingevoerd

De verplichting om uw facturen elektronisch te bezorgen aan de federale overheid wordt gefaseerd ingevoerd.

Afhankelijk van de waarde. Voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de drempel voor Europese bekendmaking (facturen van € 140.000 of meer) die vanaf 1 november 2022 bekendgemaakt worden, is de verplichting ingetreden op 1 november 2022.

Voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger dan € 30.000 en die vanaf 1 mei 2023 bekendgemaakt worden, zal de verplichting intreden op 1 mei 2023.

Voor de overige opdrachten, die bekendgemaakt worden vanaf 1 november 2023 zal de verplichting ingaan op 1 november 2023.

Tip. U bent niet verplicht om op die manier te werk te gaan bij opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan of gelijk is aan € 3.000. Het gaat daarbij om een bedrag exclusief btw.

Let op! De overheid kan wel van deze regels afwijken en de verplichting om elektronisch te factureren al vroeger opleggen of ze bijvoorbeeld ook opleggen voor opdrachten met een waarde onder de € 3.000. Dat moet dan wel expliciet aangegeven worden in de opdrachtdocumenten.

Hoe elektronisch factureren?

Pdf volstaat niet. Als u uw facturen elektronisch moet bezorgen aan de overheid, volstaat het niet om uw factuur bijvoorbeeld in te scannen en als pdf-bestand te hechten aan een e-mail.

U kunt bijvoorbeeld ook niet werken met een factuur die opgehaald moet worden op een of ander portaal.

Peppol-normen. U moet daarentegen werken met een zogenaamde XML-factuur die voldoet aan de Europese norm (Peppol) en die aangeleverd wordt volgens de Peppol-afspraken.

Tip. Mogelijk biedt het softwarepakket waarmee u factureert al de mogelijkheid om de facturen op die manier te verzenden. Is dat niet het geval, dan kunt u zich een pakket aanschaffen dat dit toelaat. Uw accountant kan u hierover meer informatie geven.