VAKANTIE - 08.11.2023

Niet-opgenomen vakantiedagen overdragen?

Welk vakantierecht?

Wie tijdens kalenderjaar 2022 (vakantiedienstjaar) voltijds heeft gewerkt, heeft in de loop van 2023 (vakantiejaar) recht op 20 wettelijke vakantiedagen. Bij een deeltijdse tewerkstelling of geen volledig jaar van prestaties is er een pro-ratarecht op deze wettelijke vakantiedagen.

Daarnaast zijn er in bepaalde ondernemingen ook arbeidsduurverminderingsdagen (ADV-dagen). Dat zijn verlofdagen die worden toegekend met het oog op het naleven van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur, ofwel bepaald binnen het paritair comité (hierna PC) ofwel binnen de onderneming. Zo kan er binnen de onderneming meer uren per week gewerkt worden dan wat bepaald is in het PC. In heel wat ondernemingen wordt er nog 40 uren per week gewerkt, terwijl de wettelijke gemiddelde arbeidsduur per week 38 uren is. Werknemers die 40 uren per week werken, hebben dan op jaarbasis recht op 12 ADV-dagen, zodat er binnen één kalenderjaar toch gemiddeld slechts 38 uren gewerkt wordt.

In veel ondernemingen worden er ook extralegale vakantiedagen toegekend, zoals bijvoorbeeld anciënniteitsdagen. Verder moeten er in heel wat PC’s ook bepaalde extra vakantiedagen toegekend worden. Ook hier ontstaat het recht op deze vakantiedagen alsook het recht om ze op te nemen in hetzelfde kalenderjaar.

Overdragen naar volgend kalenderjaar?

De wettelijke vakantiedagen moeten opgenomen worden in de loop van het kalenderjaar en mogen niet overgedragen worden naar het volgende kalenderjaar. Als u die regel niet naleeft, riskeert u administratieve en zelfs strafrechtelijke sancties. Wijs dus uw werknemers op de verplichting om al hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Werknemers die bewust niet alle wettelijke vakantiedagen tegen het einde van het jaar hebben opgenomen, krijgen geen vakantiegeld voor de overgebleven dagen.

ADV-dagen moeten, net zoals de wettelijke verlofdagen, opgenomen worden binnen het kalenderjaar (of binnen de referentieperiode die geldt in de onderneming; die referentieperiode bedraagt maximaal één jaar, maar hoeft niet noodzakelijk samen te vallen met een kalenderjaar). Als dat niet zou gebeuren, gaat u als werkgever in tegen de bepalingen omtrent de wekelijkse arbeidsduur waarvoor u ook gesanctioneerd kunt worden. De ADV-dagen worden opgebouwd en opgebruikt tijdens hetzelfde kalenderjaar of dezelfde referteperiode. Hier geldt de complexere regeling met vakantiedienstjaar en vakantiejaar, zoals bij de wettelijke verlofdagen, niet.

Voor de extralegale vakantiedagen die op bedrijfsniveau worden toegekend, gelden er geen wettelijke bepalingen over het niet mogen overdragen naar een volgend kalenderjaar. Als u dat wilt toelaten, legt u wel het best ook regels omtrent die overdracht vast. Zo kunt u toelaten dat deze dagen nog tot eind maart van het volgend jaar opgenomen kunnen worden. Sommige werkgevers laten dat zelfs toe tot 30 juni van het volgende jaar.

Wijziging van arbeidsrooster

Bij een vermindering van de prestaties door een wijziging van de wekelijkse arbeidsduur, moet u de wettelijke vakantiedagen herberekenen in functie van dit nieuwe uurrooster. Stel dat uw werknemer in 2022 het hele jaar voltijds heeft gewerkt. Vanaf april 2023 vraagt hij echter om slechts 50% te werken, dus 19 uren per week. Hij werkt vanaf april dan gedurende vijf halve dagen per week. Hij blijft nog steeds recht hebben op vier weken vakantie. Wanneer hij die opneemt, zullen die vakantiedagen slechts uitbetaald worden tegen 19 uur per week of tegen 50%. Hij heeft zijn vakantierecht echter opgebouwd tegen 38 uren per week of 100% tewerkstelling. Wat hij dus niet heeft kunnen opnemen, zal hem op het einde van het jaar, bij de decemberafrekening worden uitbetaald samen met het loon van december.

Wanneer diezelfde werknemer in 2023 weer voltijds gaat werken, zal hij slechts recht hebben op ¼ van 20 dagen vakantie voor januari, februari en maart (voltijds gewerkt) plus ¾ van de 50% van 20 dagen voor de maanden vanaf april waarin hij 50% gewerkt heeft. In totaal zal hij dus recht hebben op 12,5 dagen wettelijke vakantie. Zijn dubbel vakantiegeld zal wel berekend worden op basis van 92% van het voltijds bruto maandloon dat hij in mei 2023 verdient, maar hierop zal dezelfde correctie toegepast worden als voor het enkel vakantiegeld, op basis van zijn tewerkstelling in 2022.

Als een arbeidsovereenkomst volledig geschorst wordt vanwege een vorm van tijdskrediet, moet u op het ogenblik van de volledige schorsing vertrekvakantiegeld uitbetalen, alsof de werknemer uit dienst zou gaan. Dat is niet het geval wanneer een werknemer in volledige schorsing gaat vanwege een thematisch verlof zoals ouderschapsverlof.

Ziek tijdens de vakantie?

In de huidige stand van de wetgeving geldt dat, als de ziekte zich voordoet nadat de vakantie al gestart was, de eerste schorsing telt. Dat wil dus zeggen dat de vakantiedagen wel worden opgenomen, ook al was de werknemer ziek.

Vanaf vakantiejaar 2024 zullen de wettelijke vakantiedagen die ingepland waren, omgeboekt worden naar nog op te nemen wettelijke vakantie. Hieraan zijn wel enkele voorwaarden verbonden. De werknemer moet vanaf de eerste dag ziekte zijn leidinggevende op de hoogte brengen en de vermoedelijke duur van de arbeidsongeschiktheid meedelen. Als hij zich niet op zijn normale woonplaats bevindt, moet hij zijn verblijfadres meedelen en het telefoonnummer waarop hij bereikbaar zal zijn. Bovendien moet de werknemer vanaf de eerste dag ziekte een medisch attest bezorgen dat de reden van ongeschiktheid vermeldt alsook de begindatum en de duur van de ongeschiktheid en of hij al dan niet de woonst mag verlaten. Wie aan deze voorwaarden voldoet, zal zijn geplande wettelijke vakantiedagen niet verliezen. Als de werknemer deze wettelijke vakantiedagen onmiddellijk na de ziekte wil opnemen, heeft hij hiervoor wel een akkoord nodig van de leidinggevende.

Het is wel belangrijk om op te merken dat alleen wettelijke verlofdagen worden omgezet naar arbeidsongeschiktheid. Doet de arbeidsongeschiktheid zich voor tijdens vakantie die werd gepland met extralegale verlofdagen of ADV-dagen, dan moeten deze niet omgezet worden naar arbeidsongeschiktheid wegens ziekte en blijven deze verlofdagen wel opgenomen.

Ziek tot het einde van het jaar?

Wie arbeidsongeschikt wordt in de loop van het jaar en dat blijft tot het einde van het kalenderjaar, kan daardoor mogelijk geen volledige vier weken jaarlijkse vakantie genieten. Niet-opgenomen dagen wettelijk verlof worden dan wel uitbetaald in december van het kalenderjaar, maar mogen niet overgedragen worden naar het volgende kalenderjaar op basis van de huidige wettelijke bepalingen.

Vanaf kalenderjaar 2024 is een nieuwe regeling van toepassing. Vanaf vakantiejaar 2024 (dus voor de 20 wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd op basis van de tewerkstelling in 2023) zal de werknemer die vanwege ziekte tijdens kalenderjaar 2024 niet alle wettelijke vakantiedagen heeft kunnen opnemen, deze dagen nog gedurende een periode van maximaal 24 maanden na het einde van 2024 kunnen opnemen. Hoewel deze wettelijke verlofdagen later zullen kunnen worden opgenomen, moet de werkgever ze wel uiterlijk op 31 december 2024 (vakantiejaar) uitbetalen. Als de werknemer de dagen nadien opneemt, gaat het over onbetaalde dagen, aangezien ze al uitbetaald werden samen met het loon van december.

Is de werknemer ondertussen van werkgever veranderd, dan zal de ex-werkgever op het vakantieattest moeten aangeven dat er nog een recht is op wettelijke vakantiedagen die niet opgenomen konden worden.