Vanaf 2026 verplichte e-facturatie tussen ondernemingen

Wat is elektronisch factureren?

Uw facturen via e-mail of pdf versturen? Het is perfect mogelijk dat u vandaag reeds afscheid genomen heeft van de papieren facturen en uw klanten een factuur bezorgt in pdf-formaat via e-mail. Dat is echter niet wat er bedoeld wordt met elektronisch factureren, ook wel digitaal factureren of e-invoicing genoemd.

Wat is het dan wel? E-facturatie komt er technisch gesproken op neer dat uw facturen opgemaakt worden in het xml-bestandstype en het gestructureerde ubl-formaat. Dat klinkt ingewikkeld, maar een van de voordelen ervan is wel dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt wordt met minimale manuele inbreng.

Waarom die verplichte invoering? Dat is in feite terug te voeren naar een reeks voorgestelde maatregelen van de Europese Commissie (eind 2022). Die maatregelen hebben als doel om het EU-systeem voor btw beter te laten werken voor bedrijven en beter gewapend te zijn tegen fraude door het een en ander te digitaliseren, waaronder dus ook de facturatie.

Bestaat toch al in België? Ja, dat klopt, voor zover u zakendoet met de ‘overheid’ (lokale, gewestelijke of federale). Zonder in detail te treden, komt het erop neer dat u onder bepaalde voorwaarden als ondernemer vandaag reeds verplicht bent om elektronisch te factureren aan de overheid in kwestie.

Uitbreiding naar ondernemingen onderling. Dat is inderdaad wat er nu op de plank ligt. Alle btw-plichtige ondernemingen (eenmanszaken én vennootschappen) zullen uiterlijk vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen moeten opmaken als het zgn. b2b-transacties betreft.

Voordelen voor u als ondernemer? Hoe dan ook is er eerst en vooral een grote tijdwinst, want e-facturen opstellen en versturen gaat zeer snel. Ook is deze manier van factureren een pak goedkoper dan factureren op papier. Er kunnen minder fouten gemaakt worden met deze vorm van facturatie en uw aan- en verkoopfacturen worden onmiddellijk na ontvangst of verzending ingeboekt, waardoor uw boekhoudkundige cijfers altijd actueel zijn.

Hoe moet u dat gaan doen?

Wat heeft u daarvoor concreet nodig? Eigenlijk drie zaken, nl. (1) een ERP-pakket of facturatietool die het mogelijk maakt om uw facturen in xml- of ubl-formaat op te stellen, (2) toegang tot het zgn. Peppol-netwerk en (3) een documentverwerkingstool om de facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.

Wat is Peppol precies? Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een beveiligd Europees netwerk dat bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) in staat stelt om onderling elektronische facturen uit te wisselen via verschillende formaten en volgens een bepaald protocol.

Tip. Mogelijk biedt het softwarepakket waarmee u factureert al de mogelijkheid om de facturen op die manier te verzenden. Is dat niet het geval, dan kunt u zich een pakket aanschaffen dat dat mogelijk maakt. Uw accountant kan u daarover meer informatie geven.