Correct opgezegd of betaald, toch motiveren?

Een collega had een werknemer die iets minder dan 1,5 jaar in dienst was, ontslagen met een opzegtermijn van negen weken. Ondertussen is die man een goede maand uit dienst en nu krijgt uw collega een aangetekende brief waarin die werknemer vraagt om het ontslagmotief mee te delen. “ Ik heb toch de wet nageleefd en een opzegtermijn toegekend van negen weken. Trouwens, hij weet zelf goed genoeg dat hij zijn draai maar niet vond in mijn bedrijf. Waarom moet ik hem dan nog meer uitleg geven?” , zo vroeg uw collega zich af.

Moet u antwoorden?

Ja... Sinds 1 april 2014 bestaat er een motiveringsplicht voor het ontslag van een werknemer. Het komt erop neer dat u moet antwoorden op een werknemer die formeel (lees: verplicht via een aangetekende brief) en tijdig (lees: binnen de twee maanden na de uitdiensttreding of binnen de zes maanden na het betekenen van de opzeg) gevraagd heeft naar het ontslagmotief. Vraagt hij/zij er niet (tijdig) naar, dan moet u dus niks doen; vraagt hij/zij er wel naar, dan moet u antwoorden, ook als u een correcte opzegtermijn toegekend heeft of een opzegvergoeding betaald heeft!

... behalve in uitzonderlijke gevallen. Als de werknemer binnen de zes maanden na de indiensttreding ontslagen wordt, geldt de motiveringsverplichting nog niet. Ook bij ontslag met het oog op de stopzetting van uw bedrijf of met het oog op (brug)pensioen geldt de verplichting niet.

Hoe snel moet u antwoorden en wat?

Twee maanden. Als de werknemer de vraag tijdig stelt en niet onder een van de uitzonderingen valt, moet u binnen de twee maanden antwoorden op het verzoek. Dat antwoord moet ook via een aangetekende brief verstuurd worden.

Let op! Mocht u dit toch niet doen, dan kan hij/zij daarom alleen al een ‘boete’ eisen van twee weken loon. Bovendien zet dat feit hem/haar in een zetel om een bijkomende schadevergoeding te eisen voor zgn. kennelijk onredelijk ontslag, met als gevolg dat u nog eens een vergoeding van 3 tot 17 weken loon riskeert.

Concrete feiten meedelen. Het antwoord op de vraag naar het ontslagmotief hoeft niet lang te zijn, zolang het maar niet te vaag is. De volgende elementen zijn daarbij fundamenteel: de feiten waar u naar verwijst moeten waar zijn; deze feiten moeten effectief aan de basis van uw beslissing liggen; én zij moeten te maken hebben met ofwel de geschiktheid of het gedrag van de werknemer, ofwel de organisatie van de onderneming.

Tip 1. Op het formulier C4 – dat voor de werkloosheid dient – moet u al langer (dan 2014) een ontslagmotief invullen. Als u daar een persoonlijke reden (bv. ‘voldoet niet meer’ ) op gezet heeft, is het af te raden om nu plots een motief te gaan gebruiken dat te maken heeft met de noodwendigheden van de organisatie (zoals bv. ‘schrapping van de functie’ ). Ook het omgekeerde geldt natuurlijk.

Tip 2. In het antwoord moet u het motief van de C4 concretiseren. Zeg er dus bij waarom hij/zij niet meer voldeed en zorg ervoor dat u dit kunt onderbouwen. Stel, u verwijt hem/haar onvoldoende klantvriendelijk geweest te zijn. Dan zijn verklaringen van klanten nuttig, of toch minstens een opmerking in die zin in een (het liefst door hem/haar ‘tegengetekend’) evaluatieverslag.