Vijf spelregels om facturen correct te protesteren

Wanneer protesteren?

Factuur

Als u een factuur niet protesteert, dan mag de leverancier ervan uitgaan dat u het met die factuur eens bent. Als u dan later de factuur toch nog wilt betwisten, kan dat veelal niet meer. Komt de zaak voor de rechtbank, dan zal de rechtbank u meestal gewoon veroordelen tot betaling.

Andere situaties

Het is trouwens aangewezen ook een brief van een klant (bv. een klacht) of leverancier onmiddellijk te protesteren, als u het met de inhoud ervan niet eens bent. Ook in zo’n geval kan de tegenpartij anders stellen dat zij mocht aannemen dat u het met de inhoud van die brief eens was, aangezien u niet gereageerd heeft. Als uw leverancier de afgesproken prestatie niet correct uitvoert, dan wacht u beter niet op de factuur. Stel uw leverancier dan onmiddellijk in gebreke en maan hem aan zijn opdracht alsnog correct uit te voeren. Anders riskeert u de factuur toch te moeten betalen (kh. Oudenaarde, 03.03.2015) .

Niet-betwiste gedeelte

Als het factuurbedrag niet correct is, doet u er goed aan het niet-betwiste gedeelte te betalen. Hoe kleiner het onbetaalde bedrag, des te kleiner ook de kans dat de tegenpartij naar de rechtbank stapt.

Hoe aanpakken?

Redelijke termijn

U moet een factuur altijd binnen een redelijke termijn protesteren. Hoe sneller u dat doet, hoe beter. Probeer alleszins te reageren binnen de week na de ontvangst. Die termijn is echter niet ‘absoluut’. De rechter bepaalt, afhankelijk van de concrete omstandigheden, wat een redelijke termijn is. Of de termijn redelijk is, hangt ook af van wat u precies protesteert. Hoe complexer de factuur en hoe meer nazicht die vraagt, hoe langer u tijd heeft om te reageren. Ook als de factuur door uw leverancier laattijdig bezorgd werd of als u kunt aantonen dat u zo snel mogelijk protesteerde, maar dat u bv. op reis was of eerst een bijkomende vraag moest stellen, beschikt u over meer tijd om te protesteren. In de algemene voorwaarden van uw leverancier of in het contract kan een concrete termijn staan waarbinnen u tot protest moet overgaan. Als die termijn niet overdreven kort is, is de kans reëel dat de rechter vindt dat u daardoor gebonden bent.

Motivering

Het volstaat niet de factuur terug te zenden na ze doorstreept te hebben en er ‘geprotesteerd’ of ‘protest’ op geschreven te hebben. Uw protest moet ook gemotiveerd zijn. Probeer in uw betwisting van de factuur zo volledig mogelijk te zijn. Geef duidelijk aan wat de redenen zijn waarom u het niet eens bent met de inhoud ervan. Later nog andere, bijkomende, redenen van protest aangeven is niet altijd even eenvoudig. U kunt in uw protestbrief wel het best sowieso een voorbehoud maken om later nog bijkomende redenen aan te halen: “Ik protesteer uw factuur nr. … d.d. … Ik wens hierbij de volgende eerste opmerkingen te formuleren. Ik heb hierbij niet de bedoeling volledig te willen zijn en maak voorbehoud om bijkomende opmerkingen te formuleren waar en wanneer het zal behoren.”

Algemene voorwaarden

Op de factuur staan wellicht ook algemene voorwaarden. Als u die niet vooraf gezien heeft, dan is het aangewezen om die algemene voorwaarden ook te protesteren. Laat aan uw leverancier weten dat u nooit akkoord ging met zijn ‘kleine lettertjes’ en dat u de toepasselijkheid ervan betwist. Doet u dat niet en raakt de betwisting tussen u beiden niet opgelost, dan is de kans immers groot dat uw leverancier met succes teruggrijpt naar zijn algemene voorwaarden.

Bewijs van verzending

Zorg er tevens voor dat u kunt bewijzen dat u tot protest overging. Voor een kleine factuur of in reactie op een leverancier met wie u een goede relatie heeft, kunt u in eerste instantie een e-mail sturen. Vraag wel om een leesbevestiging. Krijgt u die bevestiging niet, stuur dan alsnog een aangetekende brief. Bij een belangrijke betwisting stuurt u maar beter dadelijk een aangetekende brief. De algemene voorwaarden kunnen ook bepalen hoe u moet protesteren, bv. via een aangetekende brief. Houd u daar dan aan. Anders loopt u immers het risico dat de rechter uw protest niet geldig vindt.

Alleen mondeling geprotesteerd?

Protesteerde u toch enkel mondeling, dan kunt u toch uw dossier proberen op te bouwen door in latere aangetekende brieven te verwijzen naar uw mondeling protest. Als de tegenpartij daar niet op reageert, dan mag u in principe aannemen dat hij erkent dat u reeds mondeling geprotesteerd had (Brussel, 12.12.2014) .

Toch nog een aanmaning?

Als u na een protest toch nog een aanmaning krijgt, kunt u een aangetekende brief sturen waarin u aangeeft dat u de factuur al eerder geprotesteerd heeft en dat u dat eerdere protest handhaaft. Voeg een kopie van het protest toe. Om te vermijden dat u bij elke aanmaning opnieuw moet reageren, kunt u bij uw reactie ook vermelden dat uw protest ook geldt voor alle volgende aanmaningen die nog zouden komen voor wat betreft de factuur in kwestie. U hoeft dan vervolgens niet telkens opnieuw te reageren.