Hoe u concreet inschrijven als syndicus in de KBO?

Inschrijving als syndicus in de KBO

Meteen te gebeuren? Niet altijd. Verenigingen van mede-eigenaars (VME), die op 1 april 2017 reeds ingeschreven zijn in de KBO, hebben één jaar de tijd om dit te doen, dus tot en met 31 maart 2018.

Wel voor een nieuwe benoeming. Krijgt u als syndicus een nieuwe benoeming vanaf 1 april 2017, dan moet die inschrijving wel direct gebeuren. U moet de aanvraag indienen ten laatste op de werkdag vóór de start van het mandaat als syndicus.

Tip. Indien er tussen de start van uw mandaat en de beslissing tot aanstelling minder dan acht werkdagen zijn, wordt er een uitzondering gemaakt. In dat geval heeft u acht werkdagen de tijd om een aanvraag te doen.

Hoe gaat dat concreet?

Welke gegevens/documenten heeft u nodig? Bij elke inschrijving of schrapping heeft u een aantal gegevens en bewijsstukken nodig. U heeft niet alleen uw eigen ondernemingsnummer of rijksregisternummer nodig, maar ook het ondernemingsnummer van de VME.

Heeft de VME geen ondernemingsnummer? In dat geval moet u vooraf bij het hypotheekkantoor eerst een aanvraag indienen waarbij u een kopie van de statuten en de notulen voorlegt, waaruit uw aanstelling als syndicus blijkt.

Ook ondertekende notulen! Het ondernemingsloket vraagt ook de ondertekende notulen van de algemene vergadering met daarin de beslissing tot aanstelling/ontslag van de syndicus.

Let op! Een syndicuscontract met de VME is op zich niet voldoende.

Waar kunt u terecht? De aanvraag tot inschrijving/stopzetting verloopt via een erkend ondernemingsloket. U kunt ter plaatse langsgaan, maar bij de meeste ondernemingsloketten is ook een online-aanvraag mogelijk via de webpagina.

Ook voor wijziging of schrapping. Ook een schrapping van een bestaande syndicus moet aan het ondernemingsloket meegedeeld worden.

Tip. Laat u de schrapping van de oude syndicus en de inschrijving van de nieuwe in één keer doorvoeren, dan is er maar één keer de kostprijs van € 85 te betalen.

Iets in uw contract aanpassen?

In de taakomschrijving? Het syndicuscontract moet een duidelijke taakomschrijving bevatten en ook de eventuele vergoeding die daarvoor aangerekend wordt. Voeg de inschrijving in de KBO dus hieraan toe indien u dit op zich neemt.

Een extra vergoeding aanrekenen? Dat kan. De wet voorziet immers niet dat die inschrijving door u als syndicus moet gebeuren. Het is de VME die daarvoor moet zorgen én de kostprijs moet betalen. In de praktijk zal u als syndicus dit uiteraard dikwijls zelf doen. U kunt hiervoor in uw contract dan een extra vergoeding afspreken met de VME.

Tip. Maak een duidelijk onderscheid tussen de kosten van de inschrijving in de KBO, die altijd voor rekening van de VME zijn (€ 85 voor iedere nieuwe inschrijving) en de eventuele extra kosten die u als syndicus voor de inschrijvingsformaliteiten aanrekent.