LOONOPTIMALISATIE - 14.08.2019

Mobiliteitsbudget: toepassing nu verduidelijkt

Spelregels

Principe

Zoals we eerder schreven geeft het mobiliteitsbudget aan de werknemers de mogelijkheid om hun bedrijfswagen in te ruilen voor een budget dat aangewend kan worden binnen drie pijlers, elk met hun eigen sociale en fiscale regels. Binnen de eerste pijler heeft de werknemer de mogelijkheid om voor een milieuvriendelijke(re) bedrijfswagen te kiezen. De tweede pijler biedt een keuze aan ‘duurzame vervoermiddelen’ en ‘huisvestingskosten’ aan. Het saldo dat overblijft, wordt in cash uitbetaald.

Wanneer mogelijk?

Alleen de werkgever kan beslissen tot het invoeren van het mobiliteitsbudget, maar (m.u.v. startende ondernemingen) enkel indien hij gedurende een ononderbroken periode van minstens 36 maanden, onmiddellijk voorafgaand aan de invoering van het mobiliteitsbudget, één of meerdere bedrijfswagens ter beschikking gesteld heeft aan een of meerdere werknemers. Die vereiste wordt enkel en alleen getoetst op het ogenblik van de invoering van het mobiliteitsbudget (vraag 2.2.) . Daarna is de werkgever dus niet langer verplicht om een of meerdere bedrijfswagens ter beschikking te stellen.

Wie komt in aanmerking?

In de praktijk bestond er onduidelijkheid of ‘bedrijfsleiders’ ook in aanmerking kwamen voor het mobiliteitsbudget. De FAQ bevestigt dat enkel werknemers die in het kader van het loonsysteem (van toepassing bij hun werkgever) over een bedrijfswagen beschikken of ervoor in aanmerking komen, het mobiliteitsbudget kunnen genieten (vraag 3.1.) . Personen die arbeid verrichten onder gezag, zonder verbonden te zijn door een arbeidsovereenkomst, worden gelijkgesteld met werknemers (bv. statutaire personeelsleden). Dit betekent dat zelfstandige bedrijfsleiders niet kunnen instappen in het systeem van het mobiliteitsbudget, tenzij zij tevens werknemer zijn binnen dezelfde onderneming en als werknemer over een bedrijfswagen beschikken (of ervoor in aanmerking komen).

Werknemers die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen zijn in het kader van het mobiliteitsbudget de werknemers die ‘deel moeten uitmaken van een functiecategorie waarvoor de werkgever volgens het geldende bedrijfswagenbeleid in een bedrijfswagen voorziet’. De FAQ verduidelijkt dat aan deze voorwaarde niet voldaan is indien het bedrijfswagenbeleid niet voorziet in een bedrijfswagen op basis van een functiecategorie maar op basis van andere criteria (bv. anciënniteit). Wanneer het bedrijfswagenbeleid evenwel voorziet in een bedrijfswagen op basis van een combinatie van beide elementen, gaat het niet langer om een bedrijfswagen die individueel toegekend wordt en komt het recht op een bedrijfswagen wél in aanmerking voor omzetting naar een mobiliteitsbudget (vraag 3.4.) .

Procedure

Een werknemer die op het aanbod van de werkgever wil ingaan, moet daarvoor schriftelijk een aanvraag bij de werkgever indienen. Dit kan per brief of per e-mail gebeuren (vraag 4.2.) . De werkgever beslist om al dan niet op de aanvraag in te gaan. Hij deelt hierbij ook de wijze waarop het mobiliteitsbudget berekend wordt en het bedrag ervan op voorhand mee aan de werknemer (art. 5, §2) . Hoewel in de praktijk aangenomen werd dat deze informatie meegedeeld moest worden vóór de indiening van de aanvraag, stelt de FAQ dat het volstaat dat deze informatie bezorgd wordt ná de aanvraag van de werknemer en vóór een eventuele positieve beslissing van de werkgever (vraag 4.2.) .

De formele aanvraag van de werknemer en de positieve beslissing van de werkgever vormen samen een overeenkomst die deel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomst. Deze overeenkomst moet vóór de eerste toekenning van het mobiliteitsbudget gesloten worden. De Administratie aanvaardt dat de toekenning van het mobiliteitsbudget rechtstreeks geregeld wordt in een addendum bij de individuele arbeidsovereenkomst (vraag 4.3.) . Op die manier kan de aanvraagprocedure vereenvoudigd worden en kunnen de aanvraag, de wijze waarop het mobiliteitsbudget berekend wordt en de mededeling van het bedrag en de kennisgeving van de beslissing van de werkgever in één document geïntegreerd worden.

Sancties

Als de formele aanvraag van de werknemer en de positieve beslissing van de werkgever om op deze aanvraag in te gaan, niet neergelegd worden in een overeenkomst die inhoudelijk deel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomst, dan moet de werkgever het mobiliteitsbudget van de werknemer aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen (vraag 4.3.) . De werkgever riskeert daarenboven ook strafrechtelijke sancties van niveau 2.

Omvang mobiliteitsbudget

Principe

Het mobiliteitsbudget is gelijk aan de ‘total cost of ownership’ van de bedrijfswagen. Het is een jaarbedrag, dat toegekend wordt in functie van het aantal kalendermaanden dat de werknemer in het betrokken kalenderjaar deelneemt aan het systeem (vraag 6.4.) . Dit laatste is relevant wanneer een werknemer in de loop van een kalenderjaar instapt. Ook het deeltijds werken op het ogenblik van instap kan leiden tot een lager mobiliteitsbudget dan bij een voltijdse tewerkstelling. Het verschil zal voornamelijk veroorzaakt worden door het aantal afgelegde kilometers woon-werkverkeer (brandstofkost) (vraag 6.5.) . Door de verplichte afrekening op het einde van elk kalenderjaar, is er geen ruimte om budget op te sparen en over te dragen naar een volgende periode (vraag 6.15.) .

Veelal zullen niet alle kosten op het ogenblik van de toekenning van het mobiliteitsbudget gekend zijn. De werkgever mag dan het te besteden bedrag in pijlers 2 en/of 3 vaststellen op basis van een inschatting naar best vermogen. Zodra de reële kosten wel gekend zijn, moeten die verrekend worden in het mobiliteitsbudget. Als op het einde van een kalenderjaar blijkt dat het mobiliteitsbudget ontoereikend is om bepaalde kosten te verrekenen en als de werknemer die kosten niet terugbetaalt, dan moeten die kosten aangemerkt worden als loonvoordeel en onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Zij verliezen dus hun specifieke sociale en fiscale behandeling (vraag 5.3.) .

Referentiewagen

In principe moet het mobiliteitsbudget per individuele werknemer bepaald worden in functie van de wagenkeuze en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk. De Administratie aanvaardt evenwel dat de werkgever het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, op voorwaarde dat hij deze alternatieve methode toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers (vraag 6.2.) . De kost van de referentiewagen mag ook gebruikt worden voor werknemers die nog geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen (vraag 6.3.) .

Woon-werkverkeer

Vanaf de eerste dag van de maand waarin de werknemer het mobiliteitsbudget krijgt, vervalt elke verplichting voor de werkgever om tussen te komen in de kosten voor de woon-werkverplaatsingen van de werknemer, ongeacht het gebruikte vervoermiddel (vraag 8.1.) . Werknemers die al gedurende minstens drie maanden voorafgaand aan de aanvraag de combinatie van een bedrijfswagen en een tussenkomst voor woon-werkverkeer genoten, kunnen de combinatie van het mobiliteitsbudget en de tussenkomst woon-werkverkeer blijven genieten. Het wordt aanbevolen om deze uitzondering dan te vermelden in de overeenkomst voor het mobiliteitsbudget en te specifiëren over welke vergoedingen en/of voordelen het precies gaat (vraag 8.1.) .