BELASTINGEN - BEROEPSKOSTEN - 20.10.2020

Wat bewijzen voor aftrek van restaurant- en autokosten?

Restaurant- en autokosten die uw vennootschap ten laste neemt en voor haar (beperkt) aftrekbaar zijn, krijgen bij een belastingcontrole meestal bijzondere aandacht. Wat moet u/uw boekhouder dan kunnen bewijzen voor de aftrek en hoe zit dat voor forfaitaire dag- en kilometervergoedingen?

Restaurantkosten

Werkelijkheid bewijzen. De werkelijkheid van restaurantkosten toont u in principe aan met het GKS-ticket en/of het bewijs van de betaling. Het bewijs van de betaling kunt u het gemakkelijkst leveren als u elektronisch betaalt.

Tip 1. Wanneer het restaurant u geen GKS-ticket kan geven, bv. omdat het GKS defect is, dan moet u een btw-bonnetje krijgen zoals vroeger.

Tip 2. De controleur kan de aftrek niet weigeren enkel en alleen omdat u geen GKS-ticket kunt voorleggen. De werkelijkheid van de kosten wordt immers ook bewezen met enkel het bankrekeninguittreksel of de afrekening van uw kredietkaart.

Beroepsmatig karakter bewijzen. Noteer ergens, bv. op de achterzijde van het ticket, en/of houdt in uw agenda of elders bij met wie u aan tafel gezeten heeft. Zo kunt u gemakkelijk de nodige uitleg geven als de controleur vragen stelt bij een controle die bv. pas over twee jaar plaatsvindt.

Autokosten

De meeste kosten. Het bewijs van de meeste autokosten is doorgaans geen enkel probleem omdat ze gefactureerd worden en met een overschrijving betaald worden. Over de omvang van het beroepsgebruik van de auto is er normaal gezien geen discussie met de Belastingen, omdat die toch niet van belang is om de aftrekbaarheid van de kosten of de grootte van het voordeel alle aard (VAA) te bepalen.

Let op! Voor de btw-recuperatie moet u de omvang van het professionele gebruik wel aantonen met een rittenadministratie, tenminste als u niet kiest voor een forfaitaire bepaling van het privégebruik op 65% of op 6.000 km plus woon-werkkilometers.

Brandstofkosten. De brandstofkosten kunt u bewijzen met facturen, maar ook met tickets en/of het bewijs van betaling met een bank- of kredietkaart. Een factuur is dus niet noodzakelijk.

Let op! Voor de recuperatie van de btw (tot max. 50%) zijn wel facturen vereist.

Fiche voor het VAA. Rijdt u gratis privé met de auto van uw vennootschap, dan geniet u een belastbaar VAA. Vermits VAA loon is, moet het bedrag ervan vermeld worden op de fiche 281.20.

Dag- en kilometervergoedingen

Geen bewijsstukken nodig. U moet geen bewijsstukken zoals facturen of kastickets bijhouden of voorleggen als uw vennootschap de kosten van verplaatsingen die u privé betaald heeft, forfaitair terugbetaalt. Dit wil echter niet zeggen dat u voor de aftrek van dagvergoedingen (€ 17,41/dag sinds 01.04.2020) en kilometervergoedingen (€ 0,3653/km t.e.m. 30.06.2020 en € 0,3542/km sinds 01.07.2020) helemaal niets hoeft te bewijzen.

Wat dan wel? U moet voor een dagvergoeding een verplaatsing van minstens zes uur en voor een kilometervergoeding het aantal afgelegde kilometers met uw eigen auto bewijzen. Bovendien moet u aantonen dat het ging om werkverplaatsingen voor uw vennootschap. Het best houdt u deze gegevens gestructureerd bij, bv. in een spreadsheet, zodat u ze bij een controle ter beschikking heeft.

Let op! Hoewel u op de vergoedingen niet belast wordt, moet er melding van gemaakt worden op de fiche 281.20 (‘JA’ in rubriek 20, Vergoedingen voor de terugbetaling van eigen kosten van de vennootschap).

De werkelijkheid van restaurant- en autokosten kunt u aantonen met een factuur, maar ook met tickets en/of enkel een bankuittreksel. Om bij een belastingcontrole het beroepskarakter van die kosten en van dag- en kilometervergoedingen te bewijzen, houdt u het best een gestructureerd overzicht bij van uw professionele verplaatsingen.

Contactgegevens

Indicator - Larcier | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

Customer.Services@indicator-larcier.be | www.indicator-larcier.be

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878