BEDRIJFSWAGENS - 17.11.2021

Privégebruik van bedrijfswagens door uw werknemers: wat kan en wat kan niet?

Car policy

Afspraken zijn mogelijk

U kunt met werknemers die over een bedrijfswagen beschikken wel degelijk afspraken maken over het privégebruik van de bedrijfswagen. Dergelijke afspraken worden veelal in een zogenaamde car policy opgenomen. De afspraken die daarin gemaakt worden, zijn in principe ook geldig.

Zorg er wel voor dat de werknemers die over een bedrijfswagen beschikken, kennis hebben van de car policy. Laat hen deze bv. voor akkoord ondertekenen op het moment van het sluiten van de arbeidsovereenkomst of op het moment waarop ze voor het eerst voor een bedrijfswagen in aanmerking komen. Zorg er zeker voor dat ze minstens bevestigen een kopie van de car policy ontvangen te hebben.

Buitenland

In de car policy kunt u bijvoorbeeld vermelden of de werknemer met de bedrijfswagen privéreizen naar het buitenland mag maken. De meeste car policy’s laten wel degelijk toe om dat te doen, maar dat is niet verplicht. Ook een verbod op reizen naar het buitenland is geldig, net als een beperking van de landen waar de werknemer met de wagen naar toe mag gaan. De car policy zou ook een bepaling kunnen bevatten dat tankbeurten in het buitenland voor rekening van de werknemer zijn.

Andere afspraken

Daarnaast kunnen er in de car policy bijvoorbeeld grenzen gesteld worden aan wie de wagen mag besturen. Zo kan bijvoorbeeld een minimumleeftijd van de bestuurder opgenomen worden, een verbod voor andere dan inwonende gezinsleden om met de wagen te rijden en dergelijke meer.

U kunt verder bijvoorbeeld verbieden dat er in de wagen gerookt wordt, zelfs tijdens privéverplaatsingen. De policy kan bijvoorbeeld ook verbieden om stickers op de wagen aan te brengen, met uitzondering van publiciteit voor uw eigen bedrijf.

Het gebruik van de bedrijfswagen in het kader van een bijberoep of om bv. tegen betaling aan personenvervoer te doen, kunt u eveneens verbieden.

Sanctie

U kunt in de car policy meteen ook bepaalde sancties opnemen, voor het geval dat een medewerker de grenzen niet naleeft die aan het privégebruik van de bedrijfswagen gesteld zijn.

Volgens sommige rechtspraak kunt u zelfs bepalen dat de werknemer het voordeel van het privégebruik van de bedrijfswagen (tijdelijk) kan verliezen, als hij een wanprestatie begaat en de afspraken niet naleeft (arbh. Brussel, 16.11.2012) . Andere rechters zien dit echter mogelijk als een verboden eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst.

U zou verder bv. in het arbeidsreglement kunnen vastleggen dat het niet naleven van de car policy aanleiding kan geven tot tuchtsancties of dat dit een van de omstandigheden is die tot een ontslag om een dringende reden aanleiding zou kunnen geven.

Bij overtreding van het reglement zou u eventueel ook een schadevergoeding aan de werknemer kunnen vragen. Voor schade veroorzaakt tijdens de uitoefening van de arbeidsovereenkomst kunt u de werknemer wel enkel aanspreken bij bedrog, een zware fout of een gewoonlijk voorkomende lichte fout.

Geen car policy

Goede huisvader

Is er geen car policy in uw onderneming, dan is het minder duidelijk wat de rechten van uw werknemers precies zijn en hoever die medewerkers precies mogen gaan in het privégebruik van de bedrijfswagen. Dat betekent echter niet dat elk gebruik zomaar zonder meer toegelaten is.

De regel is dan dat de werknemer de bedrijfswagen als ‘een goede huisvader’ moet gebruiken. De vraag zal dan ook telkenmale zijn of het gebruik dat een werknemer van de bedrijfswagen wil maken, past in dat gebruik als een goede huisvader. De ene rechter zal dit bij een discussie al strenger invullen dan de andere.

Op vakantie naar het buitenland?

Maakte het bedrijf geen andere afspraken over het privégebruik van de wagen, dan is het o.i. toegelaten om met de bedrijfswagen naar het buitenland te gaan voor vakantiedoeleinden. Uw medewerkers mogen dan naar onze mening zelfs met de tankkaart van het bedrijf tanken in het buitenland, als er tenminste geen andere afspraken gemaakt zijn. U vraagt wel het best bij de verzekeraar van de wagen na of er beperkingen zijn waar u rekening mee moet houden.

Wie mag ermee rijden?

Als de car policy geen grenzen vermeldt over wie er met de bedrijfswagen mag rijden, of als er geen car policy is, kunnen allicht zowel uw werknemers als (minstens occasioneel) hun inwonende gezinsleden met de wagen rijden. De bestuurder moet natuurlijk wel een rijbewijs hebben. Rijles geven aan de kinderen met de wagen lijkt ons dan weer te ver te gaan, net als vrienden en verre familieleden toelaten om met de wagen te rijden. Dat past niet in het gebruik als een goede huisvader van een wagen die door het bedrijf betaald wordt.

Bijberoep

Zonder specifieke afspraken lijkt het ons niet zomaar toegelaten de wagen te gebruiken voor verplaatsingen in het kader van een bijberoep, zeker als dat bijberoep het bedrijf concurrentie aandoet. Ook publiciteit op de wagen aanbrengen voor het bijberoep is niet toegelaten. Uw werknemers mogen evenmin de wagen gebruiken voor bezoldigd personen- of goederenvervoer (bv. als taxi of om pakketjes te gaan bezorgen tegen betaling).

Roken?

Als uw werknemer zich met de bedrijfswagen verplaatst tijdens de werkuren, om bv. naar een klant te gaan, dan mag die werknemer in zijn bedrijfswagen in geen geval roken. De wetgeving inzake het rookverbod zegt nu eenmaal dat een werkgever roken moet verbieden in elke ruimte in zijn onderneming maar ook in de voertuigen die hij ter beschikking stelt van zijn werknemers.

Gebruikt de werknemer de bedrijfswagen privé, dan geldt dat wettelijke rookverbod in principe niet. Als u geen afspraken maakte met de werknemer, dan mag hij bij zo’n privéverplaatsing in beginsel wel roken. Uw medewerkers zullen wel rekening moeten houden met het voor iedereen geldende verbod om te roken in een wagen waarin er minderjarige kinderen meerijden.

Sanctie?

Ook hier kunt u bij een misbruik door de werknemer van de bedrijfswagen denken aan de sancties die eerder aangegeven werden. Een tuchtsanctie zal ook hier enkel mogelijk zijn als die mogelijkheid in het arbeidsreglement vermeld is. Het intrekken van het privégebruik van de bedrijfswagen ligt hier ook moeilijker omdat dit allicht aanzien zou worden als een verboden eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst.