PERSONEEL - ONKOSTENVERGOEDING - 29.06.2022

Weer hogere thuiswerkvergoeding sinds 1 juni 2022!

Thuiswerkvergoedingen

Wat is thuiswerk? Thuiswerk is werk dat ook op de werkvloer van de werkgever uitgevoerd zou kunnen worden, maar dat tijdens de normale werkuren op regelmatige basis verricht wordt in de privélokalen van de werknemer. Het werk dat verricht wordt in een satellietkantoor van de werkgever, is dus geen thuiswerk, noch het werk dat werknemers buiten de normale werkuren, bv. ‘s avonds of in het weekend, thuis verrichten.

Voor wie? U kunt een forfaitaire ‘thuiswerkvergoeding’ toekennen aan werknemers die ‘op structurele en regelmatige basis’ thuiswerken , wat inhoudt dat ze minstens het equivalent van één werkdag per week moeten thuiswerken (circ. 2021/C/20, 26.02.2021) . Het gaat dan om een forfaitaire vergoeding voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal, enz. Deze vergoeding is niet belastbaar in hoofde van uw werknemer en voor 100% aftrekbaar in hoofde van de werkgever.

Ook voor u? Neen, de circulaire (2021/C/20, 26.02.2021) sluit bedrijfsleiders uitdrukkelijk uit. Dat betekent echter niet dat u geen kosten van een bureau thuis zou kunnen laten terugbetalen, maar dat moet dan gebeuren op basis van bewijsstukken, of forfaitair volgensernstige en met elkaar overeenstemmende normen die geval per geval beoordeeld moeten worden en dus niet automatisch aanvaard worden. Als u zeker wilt zijn dat uw controleur het zal aanvaarden, kunt u een ruling aanvragen (circ. punt II, B) .

Voor welke kosten? De forfaitaire thuiswerkvergoeding dekt de kosten van het gebruik van de kantoorruimte bij de werknemer thuis (afschrijvingen of huur, onderhoudskosten, verzekering, onroerende voorheffing, nutsvoorzieningen, enz.), van het computer- en printermateriaal (papier, cartridges, USB-sticks, enz., maar niet de computer of printer zelf), van kantoorbenodigdheden (papier, schrijfgerei, enz.) en van koffie, water, frisdranken, versnaperingen, enz.

Hoeveel mag u toekennen?

Fiscaal regime. Is aan alle voorwaarden voldaan, dan is deze vergoeding niet belastbaar in hoofde van de werknemer en aftrekbaar in hoofde van de werkgever. Het gaat immers om zgn. kosten eigen aan de werkgever. De RSZ liet weten dat hij dezelfde interpretatie als de fiscus volgt als het gaat over welke vergoedingen aanvaard worden als ‘kosten eigen aan de werkgever’ bij telewerk.

Hoeveel? Via circulaire 2022/C/58 laat de fiscus weten dat u dit forfait mag verhogen vanaf april en juni.

Tip 1.  Ook werknemers die deeltijds werken, mogen dit bedrag ontvangen. Het maximumbedrag moet dus niet evenredig verminderd worden.

Tip 2.  U bent niet verplicht om alle werknemers hetzelfde bedrag toe te kennen, op voorwaarde dat hiervoor een redelijke verantwoording bestaat (bv. op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk georganiseerd wordt).

Voor meer informatie over de thuiswerkvergoeding, ga naar https://www.tipsenadvies.be , Downloadzone, jaargang 28, nr. 18.