Een ex-werknemer vraagt een kopie van personeelsregister...

Welke gegevens moet u bezorgen?

Een personeelsdossier is op zich niet verplicht. U bent als werkgever niet verplicht om een personeelsdossier bij te houden. Toch hebben veel werkgevers wél een personeelsdossier waarin ze de arbeidsovereenkomst, evaluatiedocumenten, ... bewaren.

Werknemer kan persoonsgegevens opvragen. Een ex-werknemer heeft geen recht op een kopie van het personeelsdossier. Op basis van de GDPR kan hij echter wel zijn recht op inzage uitoefenen in alle persoonsgegevens die verwerkt worden door de werkgever. Die zijn ruimer dan het adres, het bankrekeningnummer, de contactgegevens, enz.). Ook subjectieve gegevens zoals evaluatiegegevens moet u bezorgen. Het zijn vaak die gegevens die de werknemer graag krijgt om eventueel zijn ontslag aan te vechten. Het feit dat een ex-werknemer zo bewijsmiddelen probeert te verkrijgen die kunnen dienen in een procedure, is niet relevant en is geen reden om dat recht te weigeren.

Gratis, tijdig en begrijpelijk. U moet uw werknemer gratis (tenzij het verzoek kennelijk onredelijk is, bv. elke maand een nieuw verzoek), tijdig (dat is in principe binnen de maand na het verzoek) en in een begrijpelijke vorm een antwoord bezorgen.Het is voldoende als u een overzicht of lijst bezorgt van alle persoonsgegevens die u over de werknemer heeft. Voor evaluatieverslagen of rapporten is een kopie vaak de meest aangewezen oplossing.

Let op! Vaak bevatten die evaluatiedocumenten ook persoonsgegevens van andere personen, zoals de mening van de directe leidinggevende of een opmerking van de hr-manager. Dat is geen reden om geen inzage te geven, maar de persoonsgegevens van anderen moeten voorafgaandelijk wel verwijderd of geanonimiseerd worden. Doet u dat niet, dan creëert u een datalek. U kunt m.a.w. het best wel vermelden in de evaluatie dat blijkt dat collega’s klagen over zijn gedrag, maar vermijd dan het best te vermelden wie dat precies gezegd heeft en schrap concrete anekdotes.

Soms kunt u wél een kopie weigeren. Als argument kunt u bedrijfsgeheimen of – wellicht met meer succes – het proportionaliteitsbeginsel inroepen om het recht op inzage (deels) te weigeren. Als een werknemer inzage vraagt in het volledige personeelsdossier, kunt u bv. vragen om zijn vraag te verduidelijken (of te beperken in de tijd).

Tot wanneer kan hij dat vragen?

Bewaringstermijn: zo lang als wettelijk nodig is. U kunt de persoonsgegevens enkel langer bewaren als u een wettelijke rechtsgrond heeft, bv. om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, zoals pensioenregelgeving of belastingregelgeving. Daarnaast is het aan te raden om in elk geval de relevante documenten te bewaren zolang de werknemer een gerechtelijke procedure kan instellen.

Vijf jaar of één jaar na de exit. Sommige werkgevers hanteren voor alle hr-persoonsgegevens een termijn van vijf jaar, anderen wachten de termijn van één jaar na de exit af: als er geen rechtszaak gestart is, wordt het personeelsdossier verwijderd. Beide keuzes zijn legitiem, voor zover die ook consequent gevolgd worden en de persoonsgegevens na de termijn gewist worden. Vraagt een werknemer nadien nog inzage in het dossier, dan kunt u meedelen dat het dossier verwijderd is.