E-MAIL - E-MAILADRES - 16.04.2024

Beter organiseren met meer e-mailadressen

Eén e-mailadres is in theorie voldoende en houdt de zaken simpel, maar vaak zorgt het voor een warboel in uw mailbox, omdat verschillende informatiestromen door elkaar lopen. Met afzonderlijke adressen kunt u het beheer van uw e-mail overzichtelijker maken en productiever werken. Er zijn echter nog meer voordelen.

Privé en werk

Door aparte e-mailadressen voor privé en werk te gebruiken, houdt u persoonlijke en professionele berichten netjes gescheiden. Het laat u ook toe om gemakkelijker prioriteiten te stellen, zo kunt u volledig focussen op uw professionele berichten tijdens uw werktijd en de persoonlijke berichten aan de kant laten totdat u vrije tijd heeft.

Privacy en veiligheid

Verschillende adressen inschakelen helpt om uw privacy beter te beschermen. Hoe werkt dat? Stel dat u overal hetzelfde e-mailadres gebruikt voor uw online accounts, van sociale media tot shoppingsites. Daardoor kunnen al uw activiteiten gemakkelijker aan elkaar gekoppeld worden om een volledig profiel van u te maken. Door verschillende adressen in te zetten maakt u dat moeilijker.

Tip.  U hoeft hier niet extreem in te gaan, twee of drie adressen kan voldoende zijn om de ‘ketting’ te breken.

Ook met het oog op veiligheid zijn aparte adressen handig. Als een website waar u een account had gekraakt wordt, hebben hackers met uw gegevens niet zomaar toegang tot uw andere accounts.

Nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven zijn handig om op de hoogte te blijven of leuk voor de aanbiedingen, maar na een tijd krijgt u zoveel updates, dat nieuwsbrieven een prominente plaats in uw inbox innemen. Als u een apart adres gebruikt om voor nieuwsbrieven aan te melden en ze in een aparte mailbox laat binnenlopen, blijft uw hoofdmailbox meer gefocust op belangrijke berichten.

Andere activiteiten

Voor uw vereniging, bijbaan of andere belangrijke activiteiten naast uw job gebruikt u beter niet uw privé- of werkadres. Met een apart adres per activiteit houdt u de communicatie gescheiden. Zo legt u ook geen hypotheek op het imago van uw werkgever of bedrijf door uw werkadres aan totaal andere activiteiten te koppelen.

Praktisch stappenplan

1. Bepaal eerst waarvoor u aparte e-mailadressen wilt inzetten. U hoeft niet direct all-in te gaan. Met een privéadres, een nieuwsbriefadres en een aanmeldadres voor online accounts komt u al een heel eind.
2. Maak uw nieuwe adressen aan, bv. als nieuwe accounts bij gratis maildiensten. Tip.  In een Outlook.com-account kunt u extra adressen aanmaken als aliassen, zodat u maar één account nodig heeft.
3. U configureert het best de verschillende accounts in één e-mailapplicatie, omdat u dan snel tussen de accounts kunt wisselen binnen dezelfde app. Dit werkt in zowat alle e-mailapps op computer of smartphone, maar ook in bv. de Gmail-webmailapp.
4. Bepaal ten slotte hoe u uw adressen wilt beheren. U kunt berichten voor bepaalde adressen laten samenkomen in één mailbox en ze voor andere adressen in aparte mailboxen houden. De meeste e-mailapps zijn daarvoor flexibel genoeg. Bij Outlook heeft elke account echter een eigen inbox, met filters kunt u wel berichten samenbrengen in één map.