Kennis en info delen met al uw medewerkers via Confluence?
Ook voor kmo’s
In grote organisaties is Confluence ( https://www.atlassian.com/software/confluence ) al een vertrouwde oplossing voor het delen van content, maar ontwikkelaar Atlassian, die ook projectmanagementtools als Jira en Trello onder zijn vleugels heeft, richt zich evengoed tot kmo’s. Het feit dat Confluence gratis bruikbaar is tot tien gebruikers, illustreert dit (zie https://www.atlassian.com/software/confluence/pricing ).
Wat is het? Confluence is een online platform dat toelaat om kennis en informatie te bewaren, te doorzoeken en te delen met collega’s, en ook samen te werken aan de creatie daarvan. Het wordt vaak gebruikt om o.a. handleidingen, FAQ’s en projectplannen te maken en actueel te houden.
Tip. Uw virtuele ruimte krijgt een webadres in de vorm van https://uwbedrijf.atlassian.net . Naast een webmodule heeft Confluence ook mobiele apps ( https://www.atlassian.com/software/confluence/mobile-app ).
Hoe werkt het precies?
Confluence laat u grosso modo verschillende elementen creëren: spaces, pages en whiteboards. De interface is daar echter niet helemaal duidelijk in. De blauwe Create -knop bovenaan laat bv. niet toe om spaces te maken, maar dat kan dan weer wel via het Spaces -menu ernaast.
Spaces. Spaces zijn verzamelplekken voor allerlei content, zoals pages (zie verder) , documenten, afbeeldingen en video’s. Per project kunt u een afzonderlijke space creëren waarin u alle relevante kennis en informatie bundelt. Ofwel start u ‘from scratch’, ofwel vertrekt u van een van de templates in de linkerkolom (bv. product management, research, human resources, marketing, legal, customer support, ...).
Pages. Een space vult u op met o.a. individuele pages. Ook hier start u ofwel van een blanco pagina, ofwel start u een template (product roadmap, project plan, competitive analysis, brainstorming, meeting notes, to-do list, troubleshooting article, writing guidelines, ...).
Tip. De menubalk bovenaan elke pagina laat u teksten formatteren, maar ook afvinkbare lijstjes, illustraties, tabellen, weblinks, documenten en andere bestanden integreren. Via het plustekenicoon kunnen nog allerlei andere items toegevoegd worden. Het is ook mogelijk om de paginalay-out aan te passen.
Whiteboards. Whiteboards zijn visuele en interactieve ruimtes om samen met anderen te brainstormen, ideeën te genereren en aan concepten te werken. U vindt er allerlei tools om o.a. te tekenen, te schetsen en notities te maken.
Extra mogelijkheden
Collega’s. Via Teams geeft u uw collega’s toegang tot uw virtuele ruimte. U kunt daarbij hun rechten bepalen, maar om die per space of page in te stellen heeft u wel een Premiumaccount nodig ($ 8,97/maand per gebruiker).
Apps. U kunt uw platform desgewenst aanvullen met honderden apps ( https://marketplace.atlassian.com/addons/app/confluence ).
Automation. Confluence breidde zijn platform onlangs uit met een op AI gebaseerde automation-functie. Meer daarover leest u op https://tinyurl.com/confluence-auto .
Alternatieven? Die vindt u o.a. op https://www.techrepublic.com/article/confluence-alternatives/ .
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.