E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 24.01.2013

Al uw contacten als één geheel beheren

Het is niet zo handig dat uw contactinformatie verspreid zit. U moet mogelijk alle lijsten afgaan om het mailadres van een bepaalde persoon te vinden. Eén lijst maken loont dus de moeite.

Handmatig samenbrengen

Een eerste mogelijkheid is om al uw contacten handmatig in één adresboek samen te brengen. Bij wijze van voorbeeld gebruiken we hiervoor het adresboek van Gmail, maar in principe kunt u dit evengoed doen met een andere mailapplicatie.

Om te beginnen exporteert u het adresboek in elk van uw e-mailapplicaties naar een bestand. U kiest daarbij het best voor het ‘kommagescheiden formaat’ (csv-bestand). Een dergelijke export­functie vindt u zeker bij de klassieke e-mail­pakketten en bij de meeste webmaildiensten. Maar hoe zit het met LinkedIn en Facebook? LinkedIn heeft een exportfunctie waarmee u de gegevens van al uw connecties in een csv-bestand kunt opslaan: kies Export connections, rechtsonder in het tabblad Contacts. Facebook laat een export niet toe, maar via een omweg kan het toch. Maak daarvoor een webmailaccount bij GMX (http://www.gmx.com). In het adresboek van GMX vindt u een optie om uw Facebook-contacten te impor­teren. Na de import moet u de groep Facebook uit uw GMX-adresboek verwijderen (alleen de groep verdwijnt, de contacten zelf blijven staan bij Alle contacten; deze kunstgreep is nodig om de laatste stap te laten slagen). Ten slotte gebruikt u de export­functie om alle contacten, inclusief de geïmporteerde Facebook-contacten, naar een csv-bestand te schrijven. Tip. Ook Outlook.com en Yahoo! Mail kunnen uw Facebook-contacten impor­teren, maar laten niet toe ze later te exporteren.

De verzamelde bestanden met contacten kunt u daarna importeren in uw contacten bij Gmail. Vaak zit er overlap tussen de verschillende lijsten, zodat er wellicht dubbele verschijnen in uw globale lijst. Met de functie Dubbele vermeldingen zoeken en samenvoegen kunt u dit gemakkelijk oplossen. Zodra de globale lijst klaar is, kunt u die weer exporteren uit Gmail en importeren in uw favoriete mailapplicatie(s) of synchroniseren naar uw smartphone of tablet.

Externe tools

De handmatige methode vergt wat inspanning en vooral: er is geen automatische synchronisatie, wat betekent dat u de procedure regelmatig moet herhalen om uw lijst up-to-date te houden. Er bestaan echter ook tools die dit allemaal auto­matisch voor u doen, zoals Soocial (http://www.soocial.com). Nadat u daar een account aan­gemaakt heeft, kunt u aangeven uit welke bronnen u adressen wilt ophalen en synchroniseren. Soocial werkt samen met de bekendste webmaildiensten, Mac-, iOS- en Androidtoestellen en Outlook. In dat laatste geval moet u een kleine applicatie in­stalleren voor de automatische synchronisatie. Soocial haalt alle contacten op uit al uw bronnen, voegt ze samen in één lijst en synchroniseert deze lijst terug naar al uw bronnen. Via de site kunt u uw masterlijst zelf beheren, bv. groepen aanmaken of de lijst opschonen. Jammer is het dat Facebook en LinkedIn niet ondersteund worden. Tip. Gebruik eventueel de handmatige methode om deze contacten op te halen naar bv. Gmail en van daar naar Soocial over te zetten. Soocial is gratis tot 250 contacten en 3 bronnen, anders betaalt u $ 50 per jaar. Een alternatief voor Soocial is Plaxo (http://www.plaxo.com).