Restaurantkosten zonder btw-bonnetje: aftrekbaar of niet?

Aftrekbaarheid restaurantkosten

Gaan eten op uw kosten. De voorbije maanden heeft u een paar goede klanten getrakteerd op een etentje en/of bent u door een leverancier uitgenodigd maar heeft u toch de rekening betaald. Die goede relaties met klanten en leveranciers moeten toch onderhouden worden, niet?

Aftrekbaar met bewijsstukken. Om uw restaurantkosten te kunnen inbrengen als beroepskosten, die fiscaal gezien voor 69% aftrekbaar zijn, moet u wel bewijzen dat u wel degelijk bent gaan eten. Daarom vraagt uw boekhouder u altijd om de bonnetjes goed bij te houden. En het btw-bonnetje als dusdanig is dan wel vervangen door het zgn. btw-kasticket, maar het principe blijft hetzelfde.

Geen ‘bonnetje’, geen aftrek?

Controleur gaat moeilijk doen. Het zal u wellicht ook al zeker eens overkomen zijn dat u een of meerdere bonnetjes niet meer terugvindt. Kennelijk zou dat voor een belastingcontroleur volstaan om de aftrek van die kosten te weigeren, maar is dat wel terecht?

Bonnetje is enig geldig bewijs? Strikt genomen bewijst zo’n btw-kasticket eigenlijk niet dat u effectief zelf op restaurant geweest bent of dat u de rekening zelf betaald heeft. Bovendien bewijst dat bonnetje ook niet echt dat u op restaurant geweest bent voor de zaak. Er kan nl. misschien een bonnetje van een privé-etentje tussen de papieren geraakt zijn... Uw controleur maakt zich dus eigenlijk druk om niets.

Ander bewijs ook mogelijk. Als u bv. met uw kredietkaart betaalt, dan kan het betalingsbewijs dat u gekregen heeft ook dienen als bewijsstuk en ook het maandelijkse overzicht van uw uitgaven met uw kredietkaart kan als bewijs gebruikt worden.

Tip 1.  Volgens sommige rechtspraak is het dan niet eens nodig dat u er ook nog het btw-kasticket aan toevoegt.

Tip 2.  Beschikt u niet meer over het btw-bonnetje, maar wel over het betalingsbewijs, dan zullen de kosten gemakkelijker aanvaard worden dan andersom, zijnde wel een bonnetje in bezit, maar geen betalingsbewijs.

Let op!  Betaalt u contant, dan heeft u uw bonnetje wel nodig als bewijs.

Wel nog het beroepsmatige karakter bewijzen. U moet wel nog altijd kunnen bewijzen dat de restaurantkosten gemaakt zijn voor uw beroep. Een betalingsbewijs van bv. uw Visa-kaart alleen bewijst m.a.w. niet dat uw restaurantbezoek beroepsmatig was. Veel belastingcontroleurs doen daar dan ook moeilijk over en weigeren de aftrek van restaurantkosten als u dat bewijs niet kunt leveren.

Hoe kunt u dat doen? Noteer om te beginnen de naam van uw klant of leverancier met wie u bent gaan eten op de achterkant van het kasticket en/of de Visa-afrekening of het bankuittreksel. Heeft u via mail afgesproken, dan helpt het ook om die e-mail als bewijs bij te houden of de agenda waarin u de afspraak genoteerd heeft voor te leggen aan de controleur. Zet ook in uw e-mail of agenda waarover het onderhoud zal gaan. Al die elementen samen zijn dan nog wel geen waterdicht bewijs, maar maken uw verhaal wel voldoende geloofwaardig.

Geen gedoe meer met bonnetjes dus? Het is uiteraard nog altijd beter dat u naast het betalingsbewijs (rekeninguittreksels, Visa-afrekening) ook een kasticket kunt voorleggen, maar een absolute noodzaak is het dus niet.