Werken met stagiairs: aandachtspunten

Soorten stages

Belang

Er bestaan heel wat types van stages. Afhankelijk van het specifieke type, zijn er regionale regels uitgevaardigd waaraan u zich moet houden. Bezin dus voor u begint, want u kunt niet zomaar iemand een onbezoldigde stage in uw onderneming laten afleggen indien daar geen kader voor bestaat. In vele gevallen van gereglementeerde stages, zal u een Dimona-aangifte (zonder DmfA) moeten doen en een stagevergoeding moeten betalen.

Schoolstage

De schoolstage is de meest gangbare stage. Die gebeurt in het kader van een opleiding aan een onderwijsinstelling en is een verplicht onderdeel van het leerplan voor die specifieke opleiding. Indien u een student in dat kader een stage wilt laten verrichten, moet u een driepartijenovereenkomst sluiten tussen de onderneming, de stagiair en de onderwijsinstelling. Meestal hebben de onderwijsinstellingen een model waarin de modaliteiten van de stage bepaald worden, zoals de duur, het werkrooster, de taken van de stagiair, de voorwaarden voor (vervroegde) beëindiging van de stage, enz.

Een dergelijke schoolstage is onbezoldigd. U moet geen Dimona-aangifte indienen en ook geen loonfiche voorzien voor de stagiair. De onderwijsinstelling zal wel een Dimona ‘STG’ uitvoeren die aanvullende informatie bevat over de arbeidsongevallenverzekering die de onderwijsinstelling moet afsluiten. Mocht de stagiair dus een arbeidsongeval hebben tijdens de stage in uw onderneming, dan is het de arbeidsongevallenverzekering van de onderwijsinstelling die zal moeten tussenkomen.

Alternerende opleiding

Een alternerende opleiding is een opleiding die deels uitgevoerd wordt op de werkvloer en deels binnen een onderwijsinstelling. Beide onderdelen maken deel uit van een specifiek opleidingsplan, zijn op mekaar afgestemd en wisselen mekaar af. Het deel dat zich op de werkvloer afspeelt, voorziet in een gemiddelde van ten minste 20 uur per week en het deel in de onderwijsinstelling bestaat minstens uit 240 lesuren voor jongeren die nog onderworpen zijn aan de deeltijdse leerplicht, en minstens 150 lesuren voor zij die niet meer leerplichtig zijn. Na het succesvol beëindigen van de opleiding, krijgt de leerling een beroepskwalificatie.

Voor een alternerende opleiding moet er eveneens een driepartijenovereenkomst ondertekend worden. Bovendien moet de leerling een financiële vergoeding krijgen die als loon beschouwd wordt. Die vergoeding moet minstens gelijk zijn aan een bepaald percentage van het gewaarborgd gemiddeld minimummaandinkomen voor werknemers van 18 jaar en ouder (GGMMI, € 1.750,22 bruto per maand voor 2021), afhankelijk van het opleidingsjaar van de alternerende opleiding. Daarnaast is er ook een recht op de terugbetaling van de woon-werkverplaatsingen, op dezelfde manier als een gewone werknemer in de onderneming. U moet ook een gewone Dimona-aangifte indienen.

Er bestaan heel wat verschillende alternerende opleidingen en die verschillen ook regionaal. Die alternerende opleidingen zijn opleidingsovereenkomsten die aan een jongere die nog aan de deeltijdse leerplicht onderworpen is, de mogelijkheid bieden om een beroep te leren door een theoretische opleiding, gevolgd in een onderwijs- of opleidingsinstelling, te koppelen aan een praktische opleiding in een onderneming, en dat onder toezicht van een ervaren werknemer.

Vrijwillige stage

Iemand zomaar, buiten enig gereglementeerd kader een stage laten verrichten, kan niet. Dat zou immers beschouwd kunnen worden als een illegale tewerkstelling. Wenst u toch iemand buiten het kader van een opleiding een stage in uw onderneming te laten doen, dan is er in Vlaanderen en in Brussel voor de Nederlandstalige opleidingen de mogelijkheid om een beroepsinlevingsstage (BIS) aan te gaan (in Wallonië en in Brussel voor de Franstalige opleidingen een ‘convention d’immersion professionnelle’).

U moet dan een schriftelijke overeenkomst sluiten met de stagiair die een aantal verplichte gegevens moet bevatten: gegevens van de stagiair en van de werkgever, de plaats van uitvoering van de overeenkomst, de dagelijkse en wekelijkse aanwezigheidsduur van de stagiair in het bedrijf, de overeengekomen vergoeding, de wijze waarop de overeenkomst beëindigd kan worden, het opleidingsplan dat overeengekomen is tussen de partijen en dat goedgekeurd is door de bevoegde autoriteiten (VDAB, Forem, Bruxelles Formation).

De minimumvergoeding voor die BIS bedraagt de helft van het GGMMI, in verhouding tot de tewerkstellingsbreuk. U moet bedrijfsvoorheffing inhouden, maar er is geen RSZ-plicht. U moet wel een Dimona ‘STG’ doen en de stagiair aansluiten bij de arbeidsongevallenverzekering. Tijdens de stage mag de stagiair geen overuren doen. Een dergelijke stage mag maximaal 6 maanden duren. Na die 6 maanden kunt u de stagiair indien gewenst aanwerven als werknemer, maar dat is geen verplichting.

Arbeidswet

Arbeidsduur

De wet die de arbeidsduur, enz. regelt (Arbeidswet van 16.03.1971) en de Wet op het welzijn op het werk zijn van toepassing op stageovereenkomsten, of het nu om schoolstages gaat of om vrijwillige stages. Dat wil dan ook zeggen dat er met de leeftijd van de stagiair rekening gehouden moet worden, aangezien de regels met betrekking tot arbeidsduur anders zijn bij jeugdige werknemers. Onder jeugdige werknemers wordt mensen ouder dan 15 jaar, maar jonger dan 18 jaar verstaan die niet meer voltijds leerplichtig zijn.

Jeugdige werknemers mogen niet meer dan 8 uur per dag en 38 uur per week werken. Als ze nog deeltijds leerplichtig zijn (onderwijs met beperkt leerplan of een voor de vervulling van de leerplicht erkende opleiding), worden de lesuren ook in aanmerking genomen als werkuren.

Jeugdige werknemers mogen ook niet langer dan 4,5 uur zonder onderbreking werken. Als ze meer dan 4,5 uur onafgebroken werken, hebben ze recht op ten minste een half uur rust. Als jeugdige werknemers meer dan 6 uur werken, hebben ze recht op een rusttijd van ten minste een uur, waarvan een half uur in één keer opgenomen moet worden. Bovendien moet de rusttijd tussen 2 opeenvolgende arbeidsprestaties ten minste 12 aaneengesloten uren bedragen.

De wetgever legt ook een extra rustdag op voor jeugdige werknemers. Naast de verplichte zondagsrust hebben die jongeren recht op een extra rustdag per week. Die moet onmiddellijk volgen op of voorafgaan aan de zondag. Ze hebben dus op zaterdag en zondag of op zondag en maandag vrij.

Het is ook ten zeerste afgeraden om jeugdige werknemers overuren te laten presteren. Het hoofddoel van uw overeenkomst met stagiairs is immers hen op te leiden, niet om hen te doen ‘werken’. Ook nachtarbeid is in principe verboden voor jeugdige werknemers. Ter herinnering, nachtarbeid is werk dat tussen 20 uur en 6 uur verricht wordt. Voor jeugdige werknemers van 16 jaar en ouder gelden wel andere grenzen. Ze mogen niet werken in de nachtploeg in het kader van ploegenarbeid, van 22 uur tot 6 uur of van 23 uur tot 7 uur.

Overige aandachtspunten

Vergeet ook niet om ervoor te zorgen dat de stagiair een werkplek en het nodige materiaal ter beschikking krijgt om zijn taken te kunnen uitvoeren en de toegang tot uw kantoor/bedrijfsgebouw heeft. Verder moet er ook iemand aangeduid worden die de stagiair begeleidt en als aanspreekpunt fungeert.

U kunt altijd zelf rechtstreeks contact opnemen met hogescholen en universiteiten, als u een stageplaats wilt aanbieden. Eventueel kunt u ook op uw eigen website de vacature plaatsen en verder bestaan er ook platformen die veel bezocht worden door studenten, zoals https://student.be en https://mijn-stage.com .