ONKOSTENVERGOEDING - 27.09.2012

309% op uw onkostenvergoeding... ?

Onkosten zijn geen loon, maar moeten wel op de fiche. Dat is het uitgangspunt. Betaalt uw vennootschap bepaalde kosten terug die u voor haar gemaakt heeft, dan is die terugbetaling voor u in principe geen loon. Dat neemt niet weg dat iedere onkostenvergoeding wel vermeld moet worden op uw loonfiche, ongeacht of het gaat om een terugbetaling op basis van bewijsstukken, dan wel om een forfaitaire vergoeding. Hoe die onkostenvergoeding precies opgenomen moet worden op uw fiche hangt af van de ‘soort’ vergoeding. Onderstaande tabel geeft u een overzicht:

U hanteert zgn. ernstige normen. Gebruikt u voor uw forfaitaire vergoeding bv. dezelfde bedragen als deze die toegekend worden aan ambtenaren (kilometervergoeding, binnen- en buitenlandse dag­vergoeding), dan voldoen die bedragen zonder discussie aan ‘ernstige normen’. Ook voor een forfaitaire onkostenvergoeding die u zelf bepaald heeft (bv. voor een bureau thuis) is dat het geval als het bedrag g­ebaseerd is op herhaalde waarnemingen en steekproeven (Comm. IB 31/38). Het blijft dus aangewezen om een aantal maanden uw effectieve bewijs­stukken bij te houden om dat forfait nadien te s­taven.

Het bedrag staat niet op de fiche, dus 309%? Dat is doorgaans iets te kort door de bocht... Enkel en alleen wanneer er u een forfaitaire onkostenvergoeding toegekend zou zijn die niet gebaseerd is op zgn. ernstige normen, moet het bedrag verplicht op uw fiche staan. Is dat niet het geval, dan kan uw controleur wel degelijk de 309%-regel toepassen! Dit is enige tijd geleden ook zo gesteld door het Grondwettelijk Hof (arrest 132/2010 van 25.11.2010). Staat uw onkostenvergoeding echter op de juiste manier op uw fiche vermeld, dan kan de controleur er geen 309% op loslaten.