BEDRIJFSMATERIAAL - LAPTOP - 30.04.2018

Voordeel privégebruik laptop, dus alles toegestaan?

Mogen de werknemers de bedrijfslaptop privé gebruiken, dan zijn ze aan de fiscus en RSZ een voordeel verschuldigd. Wil dit dan zeggen dat u daardoor het privégebruik niet meer mag limiteren en geen applicaties meer kunt verbieden?

Forfaitair voordeel privégebruik

Sinds 1 januari 2018 hanteren de fiscus en de RSZ eenzelfde bedrag voor het voordeel inzake het privégebruik van een laptop of pc die door de werkgever ter beschikking gesteld wordt. Het gaat in principe om € 72 per jaar, plus nog eens € 60 per jaar voor het internet thuis als u dat ook betaalt.

Wanneer geen voordeel aangeven?

Mate van privégebruik? De regel is op het eerste gezicht simpel: zodra er privégebruik door de werknemers mogelijk is, moet er een voordeel aangegeven worden. De mate waarin het toestel dan effectief privé gebruikt wordt, speelt in principe dus geen rol; het spreekt nl. voor zich dat de ene dat al wat meer zal doen dan de andere.

Soort privégebruik? Als uw werknemers alleen Office-toepassingen (bv. Word, Excel, enz.) kunnen gebruiken (voor wat ze willen) en er totaal geen andere zaken op de laptop (mogen/kunnen) staan (bv. Netflix, Spotify, enz.), zijn er wél argumenten voorhanden om geen voordeel aan te geven. Volgens de fiscus moet er nl. geen VAA aangegeven worden onder de volgende drie voorwaarden: de werkgever legt een formeel verbod tot privégebruik op (bv. in een policy), de werknemers engageren zich schriftelijk om dat verbod na te leven (bv. door de policy voor akkoord te ondertekenen) én de werkgever neemt de nodige technische maatregelen om het privégebruik zo veel mogelijk te beperken (Ci.RH. 2017/C/82, 13.12.2017) .

Let op! Een privéfoto als screensaver, een privé-Facebook-account, enz. zou al tot problemen kunnen leiden met een ‘lastige’ RSZ- of belastingcontroleur, en als er geen voordeel aangegeven werd, zijn de consequenties m.b.t. het verleden... allemaal voor u. Voorzichtig zijn is dus de boodschap.

Abovraag: alle privégebruik toelaten?

Bij een abonnee mogen de werknemers de laptop van het werk ook privé gebruiken, bv. voor Facebook e.d. Hij geeft dan ook een voordeel aan van € 72 per jaar (+ € 60 voor het internet). Toch laat de abonnee niet alles toe. Zo mogen de werknemers geen films of muziek downloaden, er geen spelletjes of eigen software op zetten, enz. Daardoor is er een conflict ontstaan met een aantal werknemers. “Wij gaan er niet langer mee akkoord dat u deze beperkingen oplegt, want wij betalen ervoor om het toestel privé te gebruiken” , zo zeggen zij. “Ik kan wettelijk gezien echter niet anders dan dat voordeel aan te geven, en de ICT-afdeling vindt het dan weer te gevaarlijk om zo maar vrij spel te geven, dus wie heeft er nu gelijk?” , zo vroeg de abonnee.

U blijft baas over uw toestellen

De werknemers van de abonnee draaien de zaken dus in zekere zin om: “Wij betalen voor het privégebruik, dus u mag ons geen beperkingen opleggen.” Dat klopt echter niet! Het is immers niet de abonnee die eist dat ze daarvoor betalen, maar de overheid. Bovendien blijven de toestellen in de eerste plaats voor het werk dienen en blijven ze ook zijn eigendom. Beschikt hij over redenen (bv. virussen vermijden, overbelasting voorkomen, enz.) om bepaalde zaken te verbieden, dan mag hij dat dus blijven doen, ook al betalen de werknemers een ‘belastbaar voordeel’ om het toestel ‘voor de rest’ privé te gebruiken. Het spreekt echter voor zich dat u op dit vlak naar een zo breed mogelijke consensus met uw personeel probeert te zoeken...

Geen voordeel voor het privégebruik aangeven, kan in principe alleen als u een schriftelijk verbod voor privégebruik oplegt én de nodige technische maatregelen neemt om privégebruik tegen te gaan. Als er bij u wél een voordeel aangegeven wordt, kunt u echter nog altijd beperkingen opleggen, bv. om veiligheidsredenen.

Contactgegevens

Indicator - Larcier | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

Customer.Services@indicator-larcier.be | www.indicator-larcier.be

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878